Por mais que a entrada em vigor do software eSocial tenha facilitado o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias ao governo, seu uso ainda representa um processo burocrático, que acaba tomando boa parte do tempo do RH.
Claro que, por meio dessa ferramenta, as empresas garantem o cumprimento das suas obrigações, evitando penalidades e mantendo os direitos dos profissionais sempre em dia.
Portanto, o preenchimento do software eSocial gratuito impacta diretamente na conformidade e na própria satisfação dos colaboradores, mas também pode ser um processo demorado, repetitivo e que compromete o foco estratégico do setor de Recursos Humanos.
Felizmente, existe uma alternativa capaz de tornar o eSocial ainda mais prático e assertivo. Basta integrá-lo ao sistema que você já utiliza para automatizar as demandas do seu RH.
Para que você entenda as possibilidades desse tipo de ferramenta e os ganhos que ela agrega ao RH estratégico, criamos este artigo esclarecendo como funciona a integração do software eSocial aos módulos de RH da Benner, além do seu conceito e principais benefícios. Confira.
O que é eSocial?
O software eSocial foi criado para simplificar a prestação de informações referentes às obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias das empresas. Ele substitui o preenchimento e entrega de 15 formulários e declarações, que antes eram feitos separadamente.
Seu objetivo é desburocratizar, unificar e facilitar as comunicações feitas ao governo referentes aos trabalhadores.
Isso inclui informações sobre folha de pagamento, contribuições previdenciárias, comunicações de acidente de trabalho, vínculos de prestação de serviço, escriturações fiscais, informações sobre o FGTS, aviso prévio, entre outras.
Também chamado de Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, esse novo modelo foi instituído por meio do Decreto n.º 8373, de 2014. Durante a execução das suas 15 obrigações, o sistema pode ter as informações classificadas em quatro tipos:
Eventos iniciais
Como o próprio nome sugere, são os primeiros eventos que devem ser transmitidos ao eSocial. Eles identificam o empregador ou contribuinte, com informações básicas sobre sua estrutura administrativa e classificação fiscal, além do cadastramento inicial dos vínculos.
Eventos de tabelas
Já os eventos de tabelas são compostos por uma série de informações referentes ao empregador. A finalidade dos dados inseridos nas tabelas é validar os preenchimentos dos eventos periódicos e não periódicos.
Eventos não periódicos
Os eventos não periódicos englobam fatos jurídicos e trabalhistas sem data exata. São ocorrências inerentes à rotina das empresas e trabalhadores, como contratações, demissões, afastamentos, etc. Quando confirmadas, elas têm um prazo específico de envio ao eSocial.
Esses fatos condicionam a concessão de direitos e o cumprimento de deveres trabalhistas, fiscais e previdenciários. Esse é o caso, por exemplo, da admissão de um talento, desligamento, alteração salarial, exposição do colaborador a riscos ocupacionais, etc.
Eventos periódicos
Por sua vez, os eventos periódicos são aqueles com datas previamente definidas para ocorrer. Seu prazo de transmissão é até o dia 7 do mês seguinte. O vencimento é antecipado para o dia útil anterior em caso de não haver expediente bancário (exceto para eventos desportivos).
Eles incluem informações periódicas, como aquelas referentes à folha de pagamento, benefícios previdenciários, fatores geradores de retenção de Imposto sobre a Renda, contribuições sociais incidentes sobre pagamentos a pessoas jurídicas, entre outras.
Quais são as vantagens do eSocial Empresas?
Graças à padronização, o software eSocial ajuda a poupar tempo e custos nas empresas. porque 15 obrigações que antes eram cumpridas e registradas em papel ou em plataformas separadas agora são comunicadas de forma prática e unificada ao governo. Elas incluem:
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
- Relação Anual de Informações Sociais (Rais);
- Livro de Registro de Empregados (LRE);
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);
- Folha de pagamento;
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
- Guia da Previdência Social (GPS).
Mais que simplificar os processos internos, favorecendo a produtividade contábil da empresa e a própria gestão de RH, o software eSocial gera as guias de recolhimento do FGTS e demais tributos. Ou seja, ele evita erros de cálculos e garante a máxima conformidade.
Além disso, o sistema diminui o tempo e os gastos dedicados à execução de obrigações, garantindo a integração de processos, o registro imediato de novas informações e sua pronta disponibilização aos órgãos competentes.
Como se não bastasse, os trabalhadores também são beneficiados. Afinal, o cumprimento dos seus direitos previdenciários e trabalhistas fica assegurado com o uso da plataforma.
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Módulo eSocial Benner
Se você já aproveita as vantagens do sistema de RH Benner, saiba que é possível potencializá-las e somá-las aos benefícios oferecidos pelo eSocial.
Com a implementação do eSocial no Brasil, o software de gestão da Benner passou a integrar serviços e facilidades que permitem cumprir as obrigações trabalhistas e fiscais da sua empresa em um único canal.
Todos os dados internos e externos referentes à operação dessas obrigações ficam centralizadas no módulo eSocial da Benner. Elas são estruturadas a partir das seguintes funcionalidades:
RH – sincronização
Sempre que houver a inclusão, alteração ou exclusão das informações operacionais dos módulos que geram leiautes para o software eSocial, elas serão conciliadas com as tabelas de sincronização.
Elas servem para identificar as diferenças entre a origem na plataforma de RH e o destino no módulo eSocial. Se alguma inconsistência for encontrada na sincronização dos registros, uma movimentação é gerada no Tanque de Movimentações do módulo.
Tanque de Movimentações
Como você pôde ver, o Tanque de Movimentações serve para armazenar as informações que tiveram algum tipo de inconsistência durante a sincronização entre os módulos de RH do sistema Benner e o módulo eSocial.
Para que essas inconsistências sejam sanadas, elas são geradas com informações pertinentes à sua resolução. Por exemplo, em algumas situações, são demonstrados o módulo e a carga onde se encontram os dados, o nome do colaborador, etc.
Sistemas Benner
Sempre que houver a necessidade de troca de informações entre os sistemas Benner (seja de RH, ERP, Logística, Saúde, Jurídico ou Turismo) para gerar dados ao eSocial, uma comunicação assíncrona é realizada.
Essa integração leva em consideração a periodicidade exigida para cada grupo de eventos do software eSocial. Assim, não há necessidade de intervenções manuais, geração de arquivos ou outro meio semiautomatizado.
Persistência de dados
Em relação à persistência de dados, ela corresponde à etapa de recepção das informações de origem. Essas entradas são submetidas a consistências de regras do software eSocial do governo e aos parâmetros de negócio do módulo Benner.
Se houver inconformidades ou advertências, essas informações são enviadas novamente para sua origem, com apontamentos sobre suas possíveis causas e orientações. Se não existirem problemas, os dados são mantidos no módulo eSocial Benner.
Benner eSocial
Já o Benner eSocial corresponde ao módulo que mantém todos os dados e informações das suas origens, sejam eles dos sistemas Benner ou externos. Ele inclui facilidades e processos que automatizam a prestação das informações.
Nesse sentido, são incluídos todos os dados trabalhistas, previdenciários, fiscais e tributários relativos à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, além de outras informações previdenciárias previstas para o eSocial.
Transmissão de dados
Por fim, há a transmissão dos dados armazenados no módulo eSocial Benner para a plataforma do governo. Isso é feito por meio de autenticação, que garante a validade jurídica do processo. Também há assinatura digital por uma Autoridade Certificadora (AC).
Padronize o envio de obrigações com os sistemas da Benner
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