A automação de processos de Recursos Humanos é cada vez mais valiosa para as empresas. Afinal, é ela que reforça o papel estratégico do setor.
Enquanto a tecnologia agiliza rotinas e agrega inteligência à administração, o RH ganha mais disponibilidade e melhores condições para desenvolver o capital intelectual do negócio.
Como resultado, há mais rapidez e assertividade na tomada de decisão, menos gargalos nos fluxos de trabalho, além de uma melhor retenção e potencialização de talentos.
Mas como a automação de processos de Recursos Humanos viabiliza esses benefícios? Quais atribuições do RH ela otimiza? Entenda os principais detalhes a seguir.
Por que automatizar a rotina operacional do RH?
A transformação digital está revolucionando a forma de atuação do setor, já que a automação pode poupar a área de toda a rotina operacional.
Por isso, é fundamental acompanhar as inovações tecnológicas e descobrir como elas podem otimizar seus processos.
Com o uso da tecnologia, a equipe de administração de pessoal tem mais disponibilidade para elaborar estratégias de gestão de pessoas focadas nos objetivos da empresa.
Por isso, confira no próximo item nove processos que podem (e devem!) ser automatizados no setor de RH.
Quais processos podem ser automatizados no setor de RH?
A automação de processos de Recursos Humanos pode ser aplicada em praticamente todas as demandas administrativas e operacionais do setor.
Afinal, quanto mais atribuições são otimizadas, mais tempo e assertividade o departamento ganha para potencializar o capital humano e os resultados da empresa.
Para que o RH digital potencialize a produtividade do seu time, diversas operações da área podem ser automatizadas. As principais incluem:
- Recrutamento, seleção e contratação:
A contratação de funcionários, um dos mais importantes e complexos processos de RH, pode se beneficiar muito com a automação. Trata-se de um procedimento que envolve uma série de agentes, como solicitante da vaga, o departamento de RH e o gestor da área.
Além disso, automatizar e integrar todo o processo, desde a solicitação de contratação, seleção, entrevistas e testes até a chegada do funcionário, é um ganho de produtividade e efetividade.
- Legislação trabalhista
Além de ter o conhecimento necessário sobre as leis voltadas para o trabalhador, com destaque para a CLT, o departamento pessoal tem a função de acompanhar todas as alterações da legislação.
A automatização de processos já considera essas questões legais, para que sejam mantidas sempre atualizadas e devidamente implementadas na empresa. Uma solução automatizada, de um fornecedor especializado, já reflete as exigências da lei.
- Pedido de férias
Solicitações de férias levam tempo quando feitas manualmente. Um pedido de licença automatizado significa que o funcionário conta com um formulário que mostra automaticamente o número de dias disponíveis para uso em diferentes categorias.
Os gerentes também podem ver rapidamente um calendário compartilhado para garantir que não haja dependências. Uma vez aprovado, o processamento do RH e do financeiro é apenas uma formalidade, pois todos os outros detalhes foram verificados pelo sistema.
- Folha de Pagamento
Os processos de pagamento também podem ser agilizados e contar com mais segurança com recursos automatizados. Enquanto o sistema de RH lida com todos os cálculos e evita que eles tenham erros, você e sua equipe podem se dedicar mais à administração de pessoal.
Entre os pontos mais importantes da automação está a integração dos dados das fontes de lançamento à folha, memória de cálculo, extrato analítico, controle por eventos, histórico de alterações, auditoria por perfil de usuário, entre outros.
- Controle de ponto
Se o funcionário tem o dever de bater o ponto todos os dias no início e no fim do expediente, cabe ao departamento pessoal controlar os dados de frequência, que são compilados em um relatório mensal.
A partir desses registros, é possível verificar e calcular horas extras ou faltantes para as devidas compensações. O controle de ponto integrado à folha traz produtividade e mais seriedade quando o assunto são horas extras ou faltas dos colaboradores.
- Gestão dos dados dos colaboradores
Ao utilizar um software de RH, o gestor consegue poupar tempo com registros cotidianos dos colaboradores. Assim, é possível que o líder se ocupe apenas com as anomalias identificadas no sistema e possa conferir dados com rapidez.
Isso se aplica a diversos procedimentos-padrão. Os principais são a criação de autorizações, contratos e cadastros. Os dados ficam sempre à disposição, economizando tempo de consulta e preenchimento. Inclusive, com o eSocial, a gestão dessas informações é fundamental.
- Processo de Desligamento
Assim como a automação de processos de Recursos Humanos simplifica as rotinas de contratação, a tecnologia no RH também é capaz de otimizar as demandas relacionadas aos afastamentos e desligamentos de colaboradores.
A tecnologia pode otimizar procedimentos como a coleta e o processamento de documentos e o recebimento de cartões de acesso e equipamentos. Além disso, a atualização de dados após a demissão também é realizada pelo sistema.
- Gestão de benefícios
Os benefícios oferecidos por uma empresa variam conforme o caso. Alguns são disponibilizados pelo tipo de cargo que o profissional ocupa. Outros variam por nível hierárquico e possuem diferentes valores.
Gerir cada particularidade manualmente é uma tarefa exaustiva e passível de erros. Já com um RH tech, os controles tornam-se mais ágeis e confiáveis. Somado a isso, você ainda consegue gerar relatórios para analisar a situação de cada colaborador em tempo real.
Quais são os benefícios da automação de processos de administração de pessoal?
As possibilidades oferecidas pela automação de processos de Recursos Humanos são diversas. Basta observá-las para entender os benefícios gerados às organizações.
Com o apoio da digitalização, há mais eficiência para superar os desafios do RH e ganho de tempo para uma gestão efetiva de pessoas e uma atuação mais estratégica do setor.
As vantagens que a automação pessoal proporciona à sua equipe podem ser resumidas em quatro pontos principais. São eles:
Otimização de tempo
O RH agrega diversas atribuições, desde os processos de recrutamento até a gestão de folha, controle de ponto, benefícios, desenvolvimento de talentos, e assim por diante. Muitas vezes, esses procedimentos são burocráticos, repetitivos e demorados.
Com a automação de processos de Recursos Humanos, essas tarefas se tornam mais ágeis e assertivas. Além do ganho de produtividade, também há mais disponibilidade e insumos para que o setor consiga contribuir de maneira estratégica aos objetivos da organização.
Redução de erros
Mais que tomar tempo da sua equipe, as tarefas do RH também são passíveis de erros quando feitas manualmente. Afinal, são diversas variáveis envolvidas na gestão dos colaboradores. Muitas vezes, elas impactam diretamente a performance de toda a empresa.
Nesse sentido, a automação de processos de Recursos Humanos agrega plena segurança, porque ela integra todos os cálculos e informações. Além da eliminação de falhas humanas, a tecnologia permite que o setor se dedique mais ao monitoramento das ações.
Otimização da equipe
Com o tempo da sua equipe otimizado e as chances de erros minimizadas, o resultado é um aumento significativo na performance das tarefas e também há mais inteligência estratégica nas ações promovidas pelo RH.
Graças à integração promovida pela automação de processos de Recursos Humanos, você poderá acessar informações em tempo real sobre suas operações. Como resultado, é mais fácil obter indicadores de desempenho e redirecionar os esforços da sua equipe.
Análise de dados
Por falar em indicadores de RH, a automação dos dados de people analytics permite diagnosticar falhas e identificar oportunidades de melhorias constantemente. Assim, é mais rápido e simples erradicar gargalos e otimizar os resultados do negócio como um todo.
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