Você perde muito tempo fazendo o cruzamento de planilhas e relatórios para avaliar os indicadores de desempenho de processos da empresa?
Esse tipo de situação acontece com muitas companhias que crescem rapidamente, mas não têm as ferramentas adequadas de gestão.
Com o apoio dos sistemas certos, você tem acesso a todos os dados que precisa para garantir uma gestão mais eficaz, segura e assertiva. Isso é decisivo para identificar possíveis gargalos e oportunidades de melhorias em tempo real, elevando a competitividade do seu negócio.
Afinal, como já diziam Robert Kaplan e David Norton (autores da metodologia BSC Balanced Scorecard), “o que não é medido não é gerenciado”. Diante disso, você deve estar se perguntando: “Como ter visão estratégica da minha empresa? Quais metodologias utilizar para avaliar os resultados?.” Veja a seguir!
O que são os indicadores de desempenho de processos?
Os indicadores de desempenho de processos são métricas utilizadas para aprimorar a visão estratégica da empresa. Basicamente, eles servem para avaliar a gestão e acompanhar resultados.
Ao fazer uma análise completa desses indicadores, é possível verificar todos os dados pertinentes sobre a performance do negócio, desde a porcentagem de lucro até a produtividade dos colaboradores, a qualidade dos processos, e assim por diante.
Por exemplo: se uma empresa possui um faturamento alto, mas não sobra muito dinheiro disponível em caixa, isso pode indicar que os custos estão elevados e precisam ser reduzidos.
Além disso, a avaliação dos indicadores de processos possibilita que o gestor tenha decisões mais estratégicas, seja para corrigir gargalos e a fim de mudar o caminho percorrido ou ampliar os resultados.
Sendo assim, os indicadores de desempenho de processos possibilitam que você tenha mais controle sobre os rumos do negócio e um melhor embasamento para a sua gestão. Veja no próximo item quais são esses indicadores.
Exemplos de indicadores de processos
Uma gestão baseada em dados é essencial, seja no varejo, no setor de serviços ou até na indústria contemporânea. Para entender melhor como eles apoiam a tomada de decisão, confira abaixo os principais exemplos de indicadores de desempenho de processos:
Indicador de Produtividade
Esse indicador possibilita acompanhar a produtividade dos colaboradores com base nas atividades desenvolvidas por hora, por exemplo. Também se pode avaliar se as entregas são realizadas dentro do prazo.
Indicadores de Qualidade
Esse indicador de desempenho faz um comparativo entre a produtividade da equipe e a qualidade do produto final. Com ele, pode-se verificar o número de perdas por causa de falhas no processo de produção, na prestação de um serviço ou entrega de um produto.
Muitas vezes, uma maneira de verificar esse índice é por meio da pesquisa de satisfação do cliente. Essa é uma excelente alternativa para melhorar os processos e a qualidade do serviço disponibilizado.
Indicadores de Finanças e lucratividade
Uma empresa precisa ter qualidade na gestão e retorno financeiro. Por isso, um dos indicadores de desempenho de processos que deve ser avaliado é o de finanças e lucratividade. Sendo assim, é preciso considerar os números referentes a:
- Faturamento mensal;
- Receita;
- Despesas;
- Lucro;
- Capital de giro disponível;
- Capacidade de endividamento, etc.
Portanto, é fundamental avaliar se os resultados foram positivos e se há sobra de recursos para investimentos na empresa. Se os custos estiverem muito altos e não houver sobra de dinheiro, é necessário verificar o que pode ser reduzido no orçamento empresarial.
Indicadores de eficiência
Tão importante quanto a produtividade, a qualidade e a lucratividade dos processos, é a sua eficiência. Afinal, ela diz respeito à capacidade que a sua empresa tem de produzir mais usando o mínimo de recursos. Esses indicadores englobam números ligados a:
- Horas trabalhadas em determinado processo;
- Acúmulo de perdas;
- Capacidade dos equipamentos;
- Níveis de desperdícios, etc.
Por exemplo, se o seu negócio possui altos índices de retrabalho ou muitos desperdícios, quer dizer que sua eficiência é baixa. Em contrapartida, se a performance estiver elevada e não demandar recursos em excesso, quer dizer que os processos são eficientes.
Indicadores de rentabilidade
Por fim, os indicadores de desempenho de processos relacionados à rentabilidade são aqueles que determinam quais foram os ganhos obtidos a partir de determinado investimento no negócio.
Com eles, você e sua equipe conseguem concluir se determinada melhoria ou ferramenta foi eficaz, se gerou os resultados pretendidos ou se possui gargalos a serem corrigidos em prol de um melhor retorno sobre o investimento.
Por exemplo, imagine que sua empresa implementou um software de gestão empresarial para agregar mais eficiência aos seus processos e minimizar desperdícios. Para avaliar sua rentabilidade, divida os lucros que o investimento gerou pelo seu preço inicial.
Ainda nesse caso hipotético, vamos supor que o sistema custou R$ 15 mil e que os lucros aumentaram em R$ 50 mil no período analisado. Dessa maneira, sua rentabilidade seria de 30% (15 mil / 50 mil = 0,3 x 100 = 30%).
Nessa situação, o investimento foi rentável. Contudo, se o resultado fosse muito baixo ou negativo, seria necessário analisar outros indicadores de desempenho de processos para determinar onde ele falhou e quais seriam os possíveis ajustes.
Qual a importância dos indicadores de desempenho de processos?
Basta observar os principais indicadores de desempenho de processos para perceber como eles são relevantes em termos gerenciais. Afinal, ao acompanhar essas métricas, o gestor tem um conhecimento amplo sobre a companhia.
Basicamente, esses dados servem para embasar uma tomada de decisão mais estratégica. Assim, você consegue determinar o quão produtivas são suas operações, se a qualidade está dentro dos níveis esperados, como maximizar sua eficiência, e assim por diante.
Da mesma forma, o administrador terá um controle maior sobre o orçamento e a rentabilidade da organização. Isso permite definir estratégias para o futuro do negócio, alterar o rumo de determinados processos que não geram resultados e alavancar a lucratividade da empresa.
Como ter visão estratégica da minha empresa?
Como você pôde ver, os indicadores de desempenho de processos servem para ampliar a visão estratégica da empresa. Contudo, gerenciá-los de forma manual é um processo trabalhoso e passível de erros.
Sendo assim, para que eles viabilizem resultados concretos no seu negócio, é fundamental utilizar a tecnologia para otimizar sua gestão. Ela centraliza as métricas e automatiza seus cálculos, disponibilizando relatórios intuitivos e fáceis de interpretar.
Basicamente, a grande vantagem desses sistemas é que eles facilitam o gerenciamento dos indicadores de desempenho de processos. Afinal, eles dão mais agilidade e precisão ao registro de informações e comparação de resultados.
Sendo assim, você consegue diminuir os erros ao dar mais organização para as atividades. Além disso, esses softwares possibilitam a automatização de todas as etapas de trabalho, desde o registro da nota fiscal, o controle de estoque, a realização de pedidos e a própria geração de relatórios.
Portanto, ao investir nas melhores tecnologias de gestão, você garante pleno controle sobre seus indicadores. Com isso, obtém uma visão mais estratégica, completa e em tempo real do seu negócio. Entre as possibilidades que você pode explorar a partir disso, destacam-se:
Elabore um planejamento estratégico
Os indicadores de desempenho de processos são a melhor base para um planejamento estratégico. Ao utilizá-los, você tem pleno entendimento sobre a realidade do seu negócio. Assim, garante mais assertividade para traçar aonde quer chegar.
Esse planejamento deve responder qual é a situação atual da empresa, quais suas metas, as ações necessárias para atingir cada objetivo, além dos seus respectivos desafios e métodos para solucioná-los. Ao reunir o máximo de dados, há mais clareza sobre cada etapa.
Estude e analise o mercado de atuação
Conhecer o mercado em que você está inserido é imprescindível para tirar o seu planejamento estratégico do papel. Afinal, isso permite antever crises, aproveitar melhores oportunidades competitivas e sobressair-se perante a concorrência.
Com o apoio da tecnologia, você pode aliar seus indicadores de desempenho de processos a dados sobre seu público-alvo, principais concorrentes, contexto econômico, benchmarking, entre outros relevantes sobre o contexto externo.
Tome decisões baseadas em dados
O papel dos indicadores de desempenho de processos é justamente embasar uma gestão mais eficaz e estratégica. Contudo, para que isso seja possível, é fundamental garantir a relevância e a confiabilidade dos dados utilizados.
Por isso, vale ressaltar a importância da tecnologia no uso dessas métricas. Afinal, é por meio da integração das informações, do tratamento automatizado e da geração de relatórios que as decisões podem ser tomadas de maneira mais ágil, precisa e livre de inconformidades.
Implemente melhorias contínuas
No fim das contas, quando tratamos sobre decisões baseadas em dados, estamos nos referindo a um olhar constante sobre eventuais gargalos e oportunidades de melhorias. Ou seja, trata-se da principal ferramenta para viabilizar melhorias contínuas na gestão.
Se você quer ter pleno domínio sobre seus indicadores de desempenho de processos, conheça os diferenciais do ERP da Benner. Com ele você otimiza suas decisões gerenciais e ainda tem acesso às ferramentas mais completas de automação empresarial.
