Lidar diariamente com pilhas e pilhas de papéis faz parte da rotina dos profissionais que atuam na área jurídica. Porém, a partir da transformação digital e do reconhecimento da necessidade de inovação, investir em um software jurídico promove assertividade e potencializa os resultados.
O gerenciamento de contenciosos e demais processos judiciais dentro de uma empresa pode ser desafiador. Ter um bom controle sobre essas ações implica minimizar riscos e prejuízos, além de manter a organização dos documentos.
Pensando nos desafios e na falta de informações sobre o potencial de uma solução jurídica desenvolvemos esse artigo. Aqui, você vai entender:
- Quais as principais funcionalidades de um software jurídico;
- Como se dá o planejamento estratégico e operacional dos processos;
- Como gerenciar de forma inteligente as informações.
Boa leitura!
Como funciona um software jurídico?
A gestão jurídica por meio de uma plataforma digital permite que processos judiciais e administrativos sejam acompanhados remotamente. Também é possível gerenciar a agenda dos profissionais e monitorar as atividades do setor.
O software jurídico oferece um gerenciamento completo, como o cadastro eletrônico dos processos. Alguns sistemas também notificam o advogado quando surgem intimações ou ocorre alguma movimentação com seu nome e da empresa.
Com a automação das atividades do departamento, o tempo gasto com o operacional reduz e a integração com outros programas facilita o controle de prazos.
Em resumo, a tecnologia possibilita a execução de um direito menos burocrático, mais ágil e eficiente.
Na sequência, entenda como a otimização dos processos auxilia na atuação estratégica do gestor.
Planejamento estratégico e operacional
As melhorias envolvendo o planejamento estratégico e o operacional ficam evidentes em dois recursos: visão sistêmica e atuação preventiva.
A gestão estratégica envolve os argumentos aprofundados, a construção de uma defesa e o desenvolvimento da retórica argumentativa. Enquanto o planejamento operacional se vale das manutenções processuais.
Visão sistêmica
A partir da otimização das atividades e da integração do software jurídico com outros, como ERP, você consegue ter uma visão sistêmica da empresa. Ou seja, todos os aspectos organizacionais ficam acessíveis para visualização e monitoramento.
Essa visão facilita o trabalho não apenas dos casos em que se está atuando no momento, mas em outros também. Por exemplo, você está estudando um processo, mas os dados te ajudam a solucionar outra ação.
Atuação preventiva
Quando se trabalha com a gestão de contenciosos, por exemplo, é preciso desenvolver métodos de prevenção de erros. Para isso, o acesso a alguns dados se faz necessário, como em relação às ações que mais são ajuizadas pela empresa e contra ela.
Com essas informações você consegue ter um parâmetro do que teve sucesso ou não. A partir do uso de tecnologias, como Big Data e Inteligência Artificial, é possível coletar e analisar todos os dados disponíveis na rede.
Assim, esses relatórios vão auxiliar o advogado na preparação para negociações ou audiências.
Gestão inteligente de informações
O tempo gasto com processos manuais não cabe mais ao cenário de transformação digital; por isso, é importante que o departamento conte com um software jurídico.
Uma gestão inteligente traz bons resultados que costumam ser convertidos em fidelização do cliente. A empresa adquire reconhecimento e ainda promove um ambiente de trabalho com mais qualidade.
Processos físicos, eletrônicos e casos
Geralmente, a mesa de trabalho em um departamento jurídico é cheia de documentos, contratos e processos. A ideia de tornar as atividades eletrônicas é, simplesmente, ter o espaço de trabalho de forma virtual.
Assim, as horas gastas para organizar e analisar os processos judiciais, por exemplo, diminuem, porque tudo que o advogado precisa é inserir o número do caso e o sistema vai baixar e completar todas as informações necessárias.
Documentos e assinaturas
A assinatura digital em documentos apresenta muitas vantagens para o setor jurídico, principalmente em relação à produtividade. Isso acontece porque não há a necessidade de assinar pilhas de papéis; com apenas alguns cliques, você finaliza a tarefa.
Em relação à segurança, a validação da assinatura pode ser feita por diferentes autenticações, entre elas:
- A utilização de uma senha forte que contemple letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos;
- Um token que gera senhas aleatórias;
- Confirmação da identidade através de e-mail, SMS, comando de voz ou biometria.
Dados confiáveis
Como em qualquer outra área empresarial, a formação de um banco de dados confiáveis é indispensável para a tomada de decisões. O software jurídico oferece acesso rápido às informações do departamento ou escritório.
A segurança das informações acontece por meio de protocolos e certificações digitais, ou seja, os dados coletados utilizam criptografia.
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