Tanto nos escritórios de advocacia, quanto nos departamentos legais das empresas, é imprescindível manter as obrigações sempre em dia e garantir um bom nível de organização para os serviços jurídicos.
O mercado está cada dia mais complexo, e isso também é refletido na prática do Direito dentro das organizações. A boa notícia é que a tecnologia acompanha esses avanços, e excelentes softwares já dão apoio para as rotinas dos advogados.
Com bons sistemas na área, é possível simplificar e desburocratizar as tarefas dos profissionais, receber alertas personalizados de compromissos, cuidar da gestão financeira, entre muitas outras funcionalidades relacionadas.
Justamente pela ampla gama de ferramentas e de serviços jurídicos, que esses recursos são cada vez mais atrelados ao crescimento dos setores legais e dos próprios negócios. Para elucidar melhor a questão, preparamos este conteúdo com informações completas sobre o tema, confira!
O que é um software jurídico?
Como o próprio nome indica, um software jurídico consiste em um programa informatizado que serve para dar apoio e simplificar as atividades feitas pelos advogados e demais profissionais do Direito. Por meio desse tipo de sistema, é possível:
- Tornar automáticas praticamente todas as atividades burocráticas e repetitivas do setor;
- Conferir um maior grau de organização;
- Tornar prática a gestão de documentos e os processos como um todo;
- Não perder prazos de audiências, pagamentos e obrigações de fazer;
- Fazer a gestão de escritórios terceiros, bem como gerenciar pagamentos;
- Possibilitar através de tecnologia a melhor experiência gerencial aos seus gestores para tomada de decisões.
Para esclarecer melhor como essas ferramentas beneficiam os serviços jurídicos, confira abaixo algumas de suas principais funcionalidades.
Quais são as funções de um software jurídico?
De acordo com o que mencionamos anteriormente, os softwares jurídicos são dotados de diversas ferramentas e funcionalidades para favorecer as rotinas próprias dessa área tão minuciosa e complexa. Em geral, os melhores sistemas são aqueles que:
- Permitem um acompanhamento integral e simplificado dos processos administrativos e judiciais;
- Tornam mais fácil a conferência e gestão dos prazos processuais;
- Possibilitam um gerenciamento simples e eficiente de contratos;
- Emitem alertas sobre prazos, vencimentos, compromissos e agendas de todos os profissionais do escritório ou do setor;
- Armazenam informações, documentos e dados relevantes em nuvem, com total segurança;
- Viabilizam a elaboração prática de relatórios para análises preditivas de indicadores jurídicos.
Quais são os benefícios de contar com um software jurídico?
Muitos são os benefícios que um bom software pode gerar para os serviços jurídicos. Em geral, os mais significativos deles incluem:
Gerencie os processos de forma mais completa
Para os atos processuais, os melhores sistemas possibilitam pré-cadastrar o processo no ambiente digital. Basta que o advogado cadastre os dados no sistema junto de suas informações profissionais, como o número da OAB.
A partir disso, é possível ter uma atuação muito mais estratégica. Uma vez que, o arquivo pode ter certas demandas automatizadas e ser acessado de qualquer lugar, a partir de um dispositivo automatizado.
Controle os andamentos processuais
Uma vez digitalizados, os processos podem ser acompanhados todos via sistema, junto de suas publicações e andamentos.
Assim, sempre que ocorrer uma nova decisão, sentença, juntada de peças, intimações ou outros casos parecidos, o advogado recebe uma notificação e pode acompanhar tudo com mais facilidade.
Automatize tarefas
Por meio do software, também é possível que os serviços jurídicos sejam automatizados, simplificando muito a rotina dos profissionais. Isso inclui desde a busca de informações para os processos, até:
- Agendamento de consultas;
- Pesquisas nos sites de tribunais sobre andamentos processuais;
- Criação de planilhas de orçamento;
- E assim por diante.
Controle melhor os seus prazos
Em relação aos prazos dos processos, é possível criar lembretes e organizar um calendário integrado, que permite ao advogado organizar de forma mais prática e precisa suas rotinas.
Vale lembrar que o respeito aos prazos de audiências e a atualização sobre os andamentos processuais estão diretamente ligados à qualidade dos serviços jurídicos, e sua não observação pode gerar perdas de processos e sérios prejuízos.
Sendo assim, essa é uma das funcionalidades mais importantes desse tipo de sistema, e que também está relacionada ao ganho de tempo para que o profissional possa desempenhar uma atuação mais estratégica.
Tenha total segurança para suas informações
Quando falamos sobre softwares automatizados e conectados à internet, uma das grandes preocupações das empresas é a segurança dos dados processuais, que são considerados sensíveis e sujeitos a ataques de pessoas mal intencionadas.
Para evitar problemas relacionados a vazamentos, furtos e invasões, os sistemas jurídicos são protegidos por criptografia e só podem ser acessados por usuários autorizados.
Essa tecnologia consiste na transformação de todos os dados em códigos desordenados, que só podem ser devidamente organizados via chave de acesso e que se tornam indecifráveis caso sejam acessados por terceiros.
Cuide da gestão financeira
Com softwares voltados aos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia, também é possível otimizar a gestão financeira e o fluxo de caixa. Isso porque, o sistema evita o uso de cadernos de anotações, agendas e planilhas de preenchimento manual, fazendo com que o gerenciamento de valores, provisões e de honorários sejam feitos de maneira automatizada.
Dessa maneira, todas as demandas financeiras se tornam mais seguras, eficientes, integradas e simplificadas, dando mais tranquilidade a todos os envolvidos.
Integre seus dados
Os melhores softwares são aqueles que integram os serviços jurídicos às demais demandas da empresa, como os setores de RH, contabilidade e o supracitado financeiro.
Com isso, todas as rotinas internas se tornam mais coerentes e podem atuar de forma harmoniosa, sem a necessidade de migrar informações manualmente entre sistemas diferentes. Por meio da comunicação das diversas áreas da organização, as tarefas se tornam mais céleres e fluidas, com ganhos para todos os profissionais.
Monitore os seus resultados
Para dar maior efetividade na tomada de decisões, o software coleta e processa sozinho todos os dados ligados aos processos e ao gerenciamento da empresa.
A partir dessas informações, ele elabora gráficos e relatórios que permitem uma visão ampla sobre a performance das atividades realizadas, bem como de seus eventuais gargalos e pontos passíveis de melhorias. Entre os insights obtidos, estão:
- Média de honorários;
- Atos processuais mais bem-sucedidos;
- Aqueles que ainda tramitam na justiça;
- Entre outros que dão uma melhor noção sobre as rotinas e seus resultados.
Aumente sua produtividade
Com total controle dos processos, atividades automatizadas, avisos sobre prazos, questões financeiras controladas, procedimentos integrados e resultados monitorados, a consequência lógica é um ganho imenso de produtividade entre os profissionais.
Se antes os advogados gastavam horas e esforços desnecessários para consultar processos, fazer cópias, realizar sua carga, entre outras demandas, com o sistema é possível fazer tudo rapidamente por meio do software.
A otimização do tempo aumenta o rendimento dos serviços e ainda permite que os advogados se dediquem a funções mais relevantes, que exigem uma maior atenção e capacidade de raciocínio (que antes eram comprometidas com tantas necessidades burocráticas).
Como escolher o melhor software jurídico?
Na hora de aderir a um bom software para os seus serviços jurídicos, é preciso observar se as funcionalidades oferecidas são realmente capazes de ampliar a governança do departamento.
Ou seja, em primeiro lugar, é preciso ter atenção às rotinas do setor e de seus profissionais, bem como às demandas que precisam ser atendidas por meio do sistema. A partir dessa visão sobre a sua realidade organizacional, é mais fácil ter certeza de que as ferramentas contratadas serão capazes de gerar todos os benefícios que mencionamos no item anterior.
Entre os recursos mais comuns oferecidos pelos desenvolvedores, estão:
- Alertas de compromissos;
- Controle de documentos e prazos;
- Monitoramento processual;
- Agenda eletrônica.
Mais que ter atenção a essas funcionalidades, também é imprescindível verificar se o software é:
- De uso simplificado;
- Capaz de interagir com os demais sistemas utilizados pela empresa;
- Se há um bom suporte para eventuais falhas ou atualizações.
Outro ponto importante é dar prioridade para os sistemas em nuvem. Afinal, eles conferem maior segurança para os dados, garantem mais versatilidade para toda a equipe e ainda reduzem drasticamente os custos com infraestrutura.
Por falar em custos, preste atenção na relação de custo-benefício oferecida pela solução contratada. A adesão precisa ser viável para a sua empresa, mas também é importante evitar softwares gratuitos (que têm recursos muito simples) e excessivamente baratos (que geralmente também são limitados).
Nesse sentido, uma boa alternativa é consultar outras organizações que já possuem o sistema que você pretende implementar e verificar as avaliações de outros clientes na internet, a fim de certificar-se de que a realidade dos serviços jurídicos será realmente impactada pelas ferramentas ofertadas.
Quais são os benefícios de contar com o Sistema para Departamento Jurídico da Benner?
O Sistema para Departamento Jurídico da Benner é uma solução integrada que automatiza e facilita o gerenciamento completo do ciclo de vida dos processos judiciais e administrativos das empresas.
Seu foco é na transformação de departamentos jurídicos que ainda perdem tempo e empregam esforços com controles manuais, elaboração de planilhas, gerenciamentos externos e tarefas burocráticas e pouco produtivas.
Com ele, é possível tornar boa parte das rotinas automáticas, além de gerenciar indicadores em tempo real para prever e mitigar riscos e tornar todos os serviços jurídicos cada vez mais estratégicos.
Tudo isso graças ao uso de painéis e dashboards gráficos, de um fluxo de trabalho mais dinâmico e total segurança para lidar com documentos e dados valiosos. Seus módulos incluem:
- Gestão de audiências;
- Controle de honorários;
- Conciliação de depósitos;
- Acordos extrajudiciais;
- Gestão financeira, de circularização e judicial.
Para um departamento jurídico mais consultivo, suas frentes integram a gestão imobiliária, regulatória, societária, de marcas e patentes, de pareceres, procurações, contratos, além de solicitações consultivas Smart.
Entre seus principais benefícios, destacam-se:
- Plataforma totalmente integrada;
- Plataforma Mobile, para IOS e Android;
- Assistente virtual acionado por comando de voz;
- Sistema preparado para atuação internacional, através de dicionários em inglês e espanhol, além de multimoedas e provisões de valores baseado no CPC-25 e com regras de automação;
- Modalidade On Promises ou SaaS, através de Data Center de classe mundial;
- Solidez empresarial e forte investimento nas soluções;
- Cálculos trabalhistas entregues em linha com o PJe-Calc;
- Assinatura digital;
- Mapa contábil;
- E muito mais!
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