A transformação digital já se consolidou no mercado, impondo níveis cada vez maiores de precisão, agilidade e inteligência gerencial às organizações. Nesse contexto, é indispensável prezar por um RH digital.
Afinal, mais que simplificar demandas e automatizar processos, um setor de Recursos Humanos moderno é aquele que atua de maneira estratégica, potencializando talentos e alinhando seus objetivos aos da empresa.
Contudo, para que o RH consiga dedicar-se àquilo que realmente importa para as metas da empresa, seus profissionais precisam de mais velocidade em suas rotinas operacionais e de indicadores em tempo real para apoiar sua gestão.
O papel da tecnologia é justamente agregar automação às tarefas burocráticas, rapidez na tomada de decisão, informações rápidas com métricas orientadas a resultados, além de inteligência na identificação de gargalos e minimização de riscos.
Mas o que é RH digital exatamente? Quais vantagens ele proporciona aos negócios e seus colaboradores? Como integra a tecnologia às rotinas do setor? Quais as melhores práticas para implementá-lo? Confira os detalhes mais importantes sobre o tema a seguir.
O que é o RH digital?
Conforme o próprio nome sugere, um setor de Recursos Humanos digital é aquele que torna a tecnologia algo inerente aos seus processos, para aprimorar suas rotinas e os resultados entregues à empresa.
O setor de RH lida com toda a jornada dos colaboradores na organização. Além de ser uma atribuição decisiva para o desempenho interno, ela também é complexa, pois engloba desde demandas burocráticas até as gerenciais e estratégicas.
O papel da digitalização é simplificar e integrar essas frentes de atuação, para que elas se tornem mais práticas e eficientes. Além do aprimoramento técnico, essas melhorias também empoderam os colaboradores e lhes permitem gerar mais valor em suas atribuições.
Diferentes processos de RH podem ser beneficiados pela tecnologia. Em todos eles, a automatização de tarefas repetitivas e operacionais gera benefícios enormes aos envolvidos, como, por exemplo:
- Uso de ponto eletrônico para um controle mais eficaz e assertivo de jornadas;
- Gestão de benefícios integrada ao sistema de RH;
- Dados de People Analytics para melhorar a tomada de decisões;
- Recrutamento e seleção inteligentes, garantindo talentos mais alinhados à empresa;
- Softwares e aplicações voltados ao cumprimento das demandas específicas do RH;
- Sistemas que integram a comunicação interna e melhoram seus feedbacks;
- Entre muitos outros.
A transformação digital no RH está atrelada ao RH 4.0, que acompanha a 4.ª Revolução Industrial. Trata-se da fase de mercado em que vivemos atualmente, marcada justamente pelas mudanças de paradigmas nas empresas em razão do rápido avanço tecnológico.
Quais as vantagens do RH digital?
A importância do RH digital é algo evidente. Basta observar o mercado atual para perceber como a tecnologia se tornou inerente às rotinas dos profissionais e ao desempenho dos negócios, que se tornaram cada vez mais dinâmicos e passíveis de transformações.
Não é novidade que a digitalização se tornou requisito para todas as áreas. Entretanto, quando falamos do setor de Recursos Humanos especificamente, alguns benefícios são notórios. São eles:
Redução da emissão de carbono, facilitando a implementação do ESG
A sigla ESG surgiu inicialmente em 2004, em um relatório do Pacto Global da ONU. Sua intenção foi conscientizar o mercado sobre o quão imprescindível é o investimento em ações ambientais, sociais e de governança, daí o nome: Environmental, Social and Governance, que originou a sigla ESG.
Uma das vantagens mais conhecidas da digitalização é a redução significativa, ou até a eliminação, dos arquivos e documentos impressos. Considerando que o ESG se tornou um forte diferencial competitivo, a diminuição da emissão de carbono é importantíssima.
Além disso, o RH digital foca em melhorias no ambiente de trabalho, agrega transparência à comunicação interna e garante que os processos sejam rastreáveis. Esses diferenciais acabam beneficiando também a parte social e de governança dos negócios.
Otimização da rotina do departamento pessoal
Como mencionamos anteriormente, as responsabilidades do RH são diversas. Isso faz com que suas rotinas sejam intensas. Afinal, as atribuições vão desde os processos admissionais até o controle de ponto, gestão de folha, distribuição de holerites, comunicação interna, etc.
O RH digital permite que tudo isso seja feito com mais rapidez e assertividade. Por exemplo, o sistema de ponto pode ser integrado diretamente à emissão de folha. Ou, ainda, os dados de assiduidade podem virar relatórios automáticos no sistema, sem o uso de planilhas manuais.
Além de eliminar erros, essa automatização libera tempo para que o setor consiga dedicar-se a atribuições mais estratégicas. Assim, as plataformas de RH também contribuem para a gestão da cultura organizacional, engajamento e desenvolvimento de talentos.
Comunicação interna facilitada
Mais que tornar o RH ágil e assertivo, a tecnologia também é imprescindível para minimizar os ruídos na comunicação interna. Por meio de canais digitais, as mensagens são integradas ao time. Assim, elas chegam às pessoas certas e dentro do tempo necessário.
Outro ponto de suma importância é que, com um melhor controle de People Analytics e dos dados dos colaboradores, a abordagem pode ser mais bem ajustada e eficaz. Isso contribui para a criação de uma cultura sólida de feedbacks.
Afinal, o RH digital pode disponibilizar dados personalizados sobre o desempenho de cada colaborador. Assim, os gestores podem conversar de forma mais transparente sobre os resultados e propor ações mais precisas para que eles sejam aprimorados continuamente.
Processos mais ágeis
Por falar na agilidade do RH, os sistemas digitais são indispensáveis para desburocratizar as tarefas. A eliminação de processos manuais acelera as rotinas sem que isso gere perda de qualidade ou erros. Pelo contrário, a eficácia aumenta e as falhas são menores.
A automatização também é acompanhada de inteligência para examinar cada execução e determinar os níveis de produtividade. Isso vale para praticamente todas as ações do setor, desde a gestão de documentos até contratos, relatórios, holerites, e assim por diante.
Somada à otimização das rotinas, é a agilidade dos processos que torna o setor mais relevante para os objetivos do negócio. Afinal, quando a parte operacional é aprimorada, o RH digital torna-se capaz de potencializar a produtividade de toda a equipe.
Aumento da produtividade
Com mais celeridade e qualidade, os profissionais de RH deixam de gastar tempo e esforços com funções meramente burocráticas. Além do evidente ganho de produtividade, como citamos, a tendência é que sua atuação se torne mais estratégica e flexível.
Graças à maior relevância de suas atribuições, à otimização da comunicação interna e à garantia dos melhores recursos para trabalhar, o clima organizacional também melhora. O ambiente mais saudável e produtivo se estende a todos os setores do negócio.
Assim, os talentos sentem-se mais engajados e dispostos a contribuir com os objetivos organizacionais. Ao mesmo tempo, o RH digital orienta precisamente seu desenvolvimento, o que contribui cada vez mais para sua retenção e performance.
Otimização do acompanhamento de resultados
Para otimizar o desenvolvimento de equipes e aprimorar sua gestão, o setor de Recursos Humanos não pode se basear em achismos. Todas as decisões devem ser pautadas em informações sólidas sobre a realidade organizacional.
No RH digital, todos os processos são mensurados. Os dados são coletados constantemente e transformados em insights importantes. Os exemplos vão desde a mensuração de performance até resultados de treinamentos, produtividade, absenteísmo, entre muitos outros indicadores.
Com um bom sistema de RH, você e seus colaboradores têm acesso a todos os indicadores relevantes para o desempenho de sua equipe. Essas informações são disponibilizadas em tempo real e convertidas em relatórios intuitivos, que otimizam a tomada de decisão.
Recrutamento e seleção mais efetivo
Com a inteligência artificial e a mineração de dados, o RH digital faz a triagem dos candidatos automaticamente, a partir de plataformas especializadas ou até de redes sociais como o LinkedIn. As entrevistas ainda podem ser online, assim como as avaliações de aptidões.
Antes, os esforços de recrutamento e seleção eram extremamente longos, trabalhosos e caros. Atualmente, é possível encontrar os profissionais ideais para a empresa de forma muito mais prática e inteligente.
Graças aos dados reunidos pelo software de gestão, o RH digital consegue traçar o perfil ideal de talento para cada cargo. Assim, após a triagem automatizada, a tecnologia ainda ajuda a mensurar as competências dos candidatos e determinar os melhores para contratação.
Retenção de talentos
O aprimoramento dos processos de seleção que citamos acima contribui para que as empresas encontrem profissionais mais alinhados ao seu perfil. Isso é importantíssimo em termos de retenção de talentos.
O RH digital também proporciona outros diferenciais que contribuem para o engajamento dos colaboradores. A modernização dos processos melhora a comunicação interna, promove mais transparência, flexibilidade e moderniza as relações com as equipes.
Outro ponto importantíssimo, também já citado, é que a tecnologia no RH contribui para as ações de desenvolvimento. Com uma cultura de feedbacks somada à assertividade das qualificações, o negócio consegue alinhar suas metas ao crescimento dos profissionais.
Quais são as tecnologias para RH?
Como você pôde ver, o grande diferencial do RH digital está na promoção de uma abordagem mais estratégica para os recursos humanos das organizações. Quanto mais otimizadas são as atribuições do setor, maior a sua relevância para os objetivos do negócio.
Segundo o relatório Tendências Globais de Capital Humano, da Deloitte, a tecnologia não deve ser substitutiva. Na verdade, seu papel é “configurar o trabalho de forma a capitalizar as capacidades humanas”.
Agora que você já sabe o que é RH digital e quais suas vantagens, você deve estar se perguntando quais ferramentas ajudam a potencializar a gestão e a performance dos colaboradores. Entre as principais ferramentas do RH tech, destacam-se:
Processo seletivo informatizado com People Analytics
De acordo com uma pesquisa da McKinsey & Company, as organizações que adotam essa tecnologia conseguem melhorar em 80% sua eficiência em recrutamentos, reduzir 50% os atritos entre os colaboradores e obter ganhos de 25% de produtividade.
O objetivo é processar o enorme volume de dados dos candidatos que se aplicam online. Isso permite encontrar os profissionais mais qualificados para determinada atribuição e que estejam mais alinhados ao perfil da empresa.
Além disso, é possível realizar entrevistas online, avaliações remotas ou até games corporativos. Mais que tornar o processo admissional prático e eficiente, esses diferenciais favorecem contratações remotas para home office, por exemplo.
Armazenamento em nuvem
O setor de RH possui dados muito valiosos para a empresa. Eles podem ser os próprios indicadores do departamento, as informações estratégicas sobre o desempenho interno ou até dados sensíveis dos colaboradores.
Evidentemente, é fundamental que essas informações se mantenham seguras, tanto contra perdas quanto de acessos por pessoas não autorizadas ou até de ataques virtuais no sistema. O armazenamento em nuvem é a opção mais segura para reforçar essa demanda.
A nuvem é dotada dos mais sólidos protocolos de proteção e realiza backups automáticos para que nada se perca. A alternativa ainda é mais flexível, pois permite acesso aos dados inteiramente online, e mais barata do que investir em hardware físico.
Controle de ponto
O registro e o controle de ponto, quando realizados de forma manual, tornam-se muito mais trabalhosos, passíveis de erros, perdas de controle em relação às horas trabalhadas e até mesmo fraudes.
No RH digital, o uso do ponto eletrônico é totalmente digital. O colaborador pode utilizá-lo por meio do dispositivo de sua preferência, inclusive no home office. Ele funciona com validação via senha, reconhecimento facial ou biometria.
A estação de trabalho só é liberada com a batida nos horários previamente acordados, prevenindo horas extras desnecessárias. Além disso, é possível integrar toda gestão à folha, banco de horas e relatórios de escalas, tornando tudo mais assertivo e automatizado.
Business Intelligence
A tecnologia de Business Intelligence emprega inteligência artificial para coletar, categorizar e analisar os dados corporativos, transformando-os em informações, relatórios e insights imprescindíveis para o desenvolvimento da organização.
No RH digital, ele possibilita compreender melhor os comportamentos do time, reconhecer seus padrões internos e identificar possíveis tendências ou pontos passíveis de melhorias. Ou seja, trata-se de um insumo imprescindível para a tomada de decisões no segmento.
Quando aplicado às estratégias do setor de Recursos Humanos, o Business Intelligence se torna decisivo para guiar as ações que vão direcionar o desenvolvimento dos colaboradores e ampliar os seus níveis de engajamento e produtividade.
Como implementar o RH digital na sua empresa?
Agora que você já sabe o que é RH digital, por que ele se tornou fundamental para as empresas e quais os seus principais elementos, chegou o momento de conhecer os requisitos para implementá-lo de maneira eficaz.
Claro que tudo varia de acordo com as demandas de cada negócio, o perfil de seus colaboradores e o seu grau de maturidade tecnológica. Entretanto, independentemente da situação, algumas demandas não podem ser negligenciadas. Elas incluem:
Identifique quais processos podem ser digitalizados e automatizados
O primeiro passo é ter clareza sobre os pontos de melhorias necessários e sobre como a tecnologia vai favorecê-los. Ou seja, você e sua equipe precisam discutir sobre os processos que necessitam de aprimoramento e quais as tecnologias ideais para automatizá-los.
Estabeleça uma cultura organizacional de inovação
Não basta implementar um software e esperar que ele trabalhe sozinho. As pessoas devem estar preparadas para utilizá-lo e entender que ele será inerente às suas atividades diárias. Esse olhar orientado à inovação precisa ser promovido como parte da cultura organizacional.
Alinhe expectativas entre times e gestores
Após fazer uma seleção criteriosa de fornecedores, os gestores devem alinhar com os times se os sistemas e recursos que se pretende contratar realmente atendem às necessidades cotidianas dos profissionais e contribuem para sua adesão ao RH digital.
Defina prioridades com base em impacto e esforço
O RH digital pode ser implementado por meio de diversas ferramentas e tecnologias. Aderir a todas elas de uma só vez pode ser algo caro e que exige grandes esforços de adaptação. Por isso, o ideal é analisar quais são as suas necessidades mais imediatas, definir prioridades de digitalização e começar a inserir os sistemas aos poucos, conforme as suas demandas. Nesse sentido, dê preferência às plataformas completas de RH, com recursos integrados e escaláveis.
Treine e capacite colaboradores
Além de criar uma cultura organizacional apta à tecnologia e à inovação, você também deve treinar os profissionais para que tenham pleno domínio sobre as ferramentas. Como o RH impacta toda a organização, os demais colaboradores também devem ser preparados.
Oriente suas ações para a valorização do capital intelectual
Lembre-se: por mais que o avanço tecnológico tenha impulsionado o RH 4.0, ele é orientado às pessoas, e não às ferramentas. A automatização jamais deve ser substitutiva, mas sim um meio de valorizar, empoderar e de agregar maior relevância estratégica aos colaboradores.
Por meio de indicadores em tempo real, o RH digital tem mais capacidade de entender, orientar e desenvolver as pessoas. Enquanto valoriza o capital intelectual, a tecnologia também garante que ele não seja desperdiçado com funções repetitivas.
Portanto, ao aderir a um bom sistema de gestão, lembre-se que ele deve servir ao desenvolvimento dos profissionais. Somado à cultura de feedbacks, esse tipo de ferramenta deverá lhe ajudar a formar times mais produtivos, satisfeitos, engajados e diversos.
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