Os grandes hospitais têm rotinas complexas e dinâmicas. Assim, para que ocorra um ótimo funcionamento do centro cirúrgico, é preciso um agendamento detalhado e bastante organizado.
Dessa forma, para um bom gerenciamento, é crucial manter um controle total dos processos estratégicos, gerencial e operacional, de uma maneira segura e precisa, que se integre com outros setores do hospital, tais como:
- Atendimento ou recepção;
- Admissão de pacientes;
- Pré-internação;
- Urgências e emergências;
- Estoque;
- Manutenção de faturamento;
- Contabilidade;
- Orçamento e custos;
- Dentre outros setores.
Isso porque, no ambiente hospitalar, o centro cirúrgico é um dos que mais exige segurança e excelência nos procedimentos. Nesse sentido, não se refere apenas a equipamentos e aparelhos de última geração, mas também em um sistema de gestão qualificado.
Para que sua gestão também seja eficiente, continue a leitura e confira as dicas que separamos e que fazem toda a diferença ao gerenciar um centro cirúrgico.
Como um sistema de gestão atua ao gerenciar um centro cirúrgico?
Tudo começa pela pré-internação, em que são captados todos os dados do paciente, assim como, todos os procedimentos que serão executados. Então, após a autorização, o paciente está pronto para a marcação da cirurgia.
No momento da marcação, um sistema de gestão auxilia o profissional a ter uma noção de todos os agendamentos e possibilita solicitar os cadastros prévios dos recursos especiais que serão usados durante a cirurgia, tais como:
- Reserva de UTI;
- Banco de sangue;
- Bisturi;
- Dentre outros equipamentos.
Em seguida a marcação, é criado um número de solicitação de materiais e medicamentos para o estoque. Nesse momento, é essencial o controle de tudo que será usado e encaminhado para o centro cirúrgico. Assim, quando o paciente chegar na sala, os itens estarão lá, na quantidade certa, prevenindo e evitando atraso e erro na cirurgia.
Após isso, o uso dos materiais é verificado, e em seguida, é efetuado o registro da cirurgia, que consiste na nota da sala. Neste registro, são documentadas todas as atividades executadas, como:
- Os profissionais responsáveis;
- O procedimento que foi efetuado;
- Prováveis auxiliares;
- Assim como, todos os medicamentos e materiais utilizados.
Por fim, o que não foi utilizado durante a cirurgia é devolvido ao estoque.
Com isso, o sistema de gestão no centro cirúrgico atua de forma eficaz, evitando falhas e desperdício de materiais e medicamentos.
Por que operacionalizar o processo?
Um centro cirúrgico que não tem um controle de gestão efetivo, está sujeito a enfrentar uma série de problemas. Para exemplificar eles, listamos abaixo alguns:
1. Desorganização no fluxo de informações e solicitações
A maioria dos centros cirúrgicos ainda funciona com base nos registros em papel, ou seja, atua em processos manuais — o que torna todo o processo confuso e demorado.
Como estamos falando de documentos impressos, não podemos nos esquecer que eles podem ser extraviados devido a um arquivamento feito de forma descuidada, e até mesmo, se o responsável por esta função não for muito sistemático no processo, ele pode simplesmente esquecer de arquivar algum documento.
Nesse sentido, todas essas questões, fazem com que todo o processo demore um pouco mais. Além disso, outro ponto que pode atrasar ainda mais, é o envio de documentação incompleta.
Apesar desses pontos, muitos hospitais ainda insistem em uma gestão de centro cirúrgico totalmente manual, que faz todo o processo ser passível de erros, atrasos e, consequentemente, em um atendimento ao paciente debilitado e que deixa a desejar.
2. Demora na aprovação do agendamento
A demora na liberação ou aprovação da cirurgia, pode ocorrer por 2 motivos:
O primeiro é o que citamos no item acima, um agendamento totalmente manual, ou seja, pouco automatizado. O outro motivo está relacionado com a demora na comunicação, validação e elegibilidade do plano de saúde — caso o paciente tenha algum convênio.
E isso ocorre por diversos fatores. Um deles é a demora ao encaminhar a documentação do paciente com as informações do plano para um setor especializado, que valida cada um de forma separada.
Lembrando que, esse mesmo setor, valida todas as outras solicitações do hospital. Logo, as solicitações de cirurgia entram na fila de espera e acabam demorando ainda mais.
Além disso, as operadoras de saúde possuem um alto fluxo de autorizações, o que demanda muito tempo. Isso gera salas de cirurgia ociosas, que poderiam ser usadas nesse meio tempo e não são, devido a burocracia e morosidade do sistema.
3. Desperdícios de materiais pré-operatórios
Outro motivo de prejuízo em um centro cirúrgico, devido a falta de operacionalização, é o desperdício de insumos e OPMEs (matérias-primas utilizadas em uma cirurgia).
Dito isso, e como destacado anteriormente, com o auxílio de um sistema de gestão atuando de forma ativa e competente é possível evitar esse tipo de falha.
O que fazer para melhorar a gestão do centro cirúrgico?
Atualmente, com o avanço da tecnologia, um hospital, por meio de várias ações, pode contribuir para uma melhor gestão dos processos, com algumas soluções, tais como:
1. Invista em um software de agendamento de controle
Existem no mercado, inovações que têm como objetivo fazer todo o gerenciamento do centro cirúrgico do hospital de forma integrada. Esse meio de solução lhe dará condições de planejar melhor o uso dos leitos, com melhores previsões de ocupações.
Essa automatização simplifica os aspectos burocráticos envolvidos no processo, visto que todos os interessados estão, agora, em um mesmo ambiente online. Logo, facilita a comunicação e diminui os prazos para as autorizações.
Ainda, as soluções ficam hospedadas na nuvem, o que faz com que você não gaste com servidores e aumenta ainda mais a segurança da informação.
2. Trabalhe na perspectiva da Big Data e Analytics
O nome que se dá à grande quantidade de informações que as empresas conseguem gerar hoje em dia, se chama Big Data, em virtude do uso massivo de sistemas informatizados em seus processos.
Todas as informações ficam à disposição e seu agrupamento pode ser feito de acordo com o interesse. Esses números podem ser convertidos em indicadores e contribuir para uma tomada de decisão mais assertiva.
3. Estabeleça metas
Saiba que uma excelente gestão se baseia em indicadores de desempenho e metas que podem ser atingidas.
Dessa forma, trabalhe baseado nas comparações com períodos anteriores e de benchmarks externos, que você consegue através de estudos científicos ou mesmo quando são divulgados por instituições internacionais de referência.
Conclusão
Portanto, gerenciar um centro cirúrgico com um sistema de gestão avançado é a melhor forma para obter maior eficiência do setor. Dessa forma, você tem um total controle dos processos e os integra aos demais setores hospitalares.
Além disso, evita e previne problemas como: desorganização no fluxo de informações e solicitações, demora na aprovação do agendamento e desperdício de materiais pré-operatórios.
Tendo em vista todos esses benefícios, procure a Benner! Somos referência na área de gestão de saúde e podemos encontrar a solução para seu problema de gestão hospitalar.
