A transformação digital impactou diretamente na competitividade dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos e isso os influenciou. Porém, tão importante quanto escolher o melhor sistema é entender o processo de implementação de um software de gestão jurídica.
Se você já entendeu a necessidade de adquirir um programa que desenvolva a competência e assertividade, este post é para você. Vamos mostrar como se dá a etapa de escolha para uma solução jurídica e quais os passos essenciais para executá-la.
Boa leitura!
O processo de escolha de um software de gestão jurídica
Quando se está em busca de melhorar a produtividade e a competitividade da empresa é preciso estar aberto à tecnologia. Os softwares de gestão proporcionam inúmeras vantagens, seja para um gerente jurídico ou advogado.
O processo de escolha pode ser desafiador, mas com o direcionamento certo você consegue encontrar a melhor solução.
Identifique os principais problemas e pontos de melhoria
Quando sentimos a necessidade de mudar é porque há pontos que devem ser melhorados. Logo, a primeira ação no processo de escolha envolve identificar quais são os problemas que podem ser resolvidos com tecnologia.
Um bom exemplo é a gestão de prazos, um software permite que você automatize e até mesmo integre agendas. Desse modo, o sistema se encarrega de notificar quando terá uma audiência ou outra demanda.
Analisar processos manualmente se tornou uma tarefa obsoleta que consome muito tempo do escritório ou departamento. Existem plataformas digitais que armazenam os documentos digitalizados e otimizam o processo de preenchimento, buscas e outras ações.
Pesquise os principais softwares de gestão jurídica
Atualmente existem cerca de 150 startups que desenvolvem soluções tecnológicas para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Portanto, escolher qual se encaixa melhor em sua empresa pode ser um grande desafio.
Durante as pesquisas procure conhecer as avaliações de outros clientes e avalie também as funcionalidades que eles disponibilizam. Contar com um time focado no sucesso dos clientes deve ser considerado um diferencial favorável entre as empresas de softwares.
Também é interessante que você priorize aqueles que oferecem um bom suporte e que a integração com outros programas seja facilitada. Faça uma lista com os principais softwares ativos no mercado.
Faça testes dos principais softwares de gestão jurídica
Após pesquisar e avaliar as opções disponíveis, faça testes com os principais softwares que listou. Lembre-se que a implementação de uma tecnologia para gestão jurídica não precisa ser definitiva. Ou seja, é preciso estar aberto a mudanças durante esse processo para o caso de não se adaptar ao sistema.
Revise os processos
Vale lembrar que os processos aqui se referem ao fluxo de trabalho, e não às ações judiciais. Portanto, faça uma revisão de como está o desenvolvimento das atividades e como você espera que fiquem após iniciar o uso de um software.
Uma dica: se for avaliar processos gerenciais, pense no tempo que leva para serem feitos manualmente e como deve ser reduzido esse valor com tecnologia.
Seis dicas para implementar um software de gestão jurídica
Os profissionais da área jurídica ainda podem ser um pouco reticentes com a inserção de tecnologia no seu dia a dia. Por isso, ao pensar em implementar sistemas automatizados, é importante definir as diretrizes que vão ser seguidas.
Abaixo, apresentamos seis dicas para tornar esse processo mais seguro e garantir que sua produtividade não seja comprometida.
1. Faça backups dos documentos
Durante o processo de informatização em seu escritório ou departamento é importante manter um backup dos documentos. Esse armazenamento reserva serve como garantia de que nenhuma intercorrência afetará o andamento da empresa até a instalação completa.
2. Crie um cronograma de implementação
Determinar um cronograma para a implementação do software jurídico é fundamental para o planejamento. Por meio dele serão determinadas quais as datas para cada etapa e quem estará liderando.
Outro ponto favorecido pelo cronograma é a definição de prioridades, ou seja, quais atividades são mais importantes. Por exemplo, a dica de fazer um backup dos dados deve ser o primeiro passo para evitar o extravio de informações.
3. Faça a implementação em fases
Dividir o processo de implementação por fases é o mais recomendado. Assim, com as prioridades definidas no seu cronograma, vocês passam a adicionar o software por etapas.
Por exemplo, o programa costuma ser dividido por módulos de gestão, atividades, processos, financeiro e de documentos e configurações do sistema. Assim, você pode contar cada módulo como uma fase.
Vale lembrar que cada etapa da implementação que for concluída, vai gerar uma pequena vitória. Além disso, os resultados se tornam mais palpáveis, pois você está acompanhando a satisfação e os resultados com mais assertividade.
4. Capacite a equipe
O conhecimento deve ser compartilhado com todos da sua equipe, por isso ofereça treinamentos e cursos para preparar seu pessoal. Também se deve determinar quem ficará responsável pela organização, planejamento, execução, testes e avaliações para disponibilizar uma capacitação específica.
Movimentar a cultura organizacional para estar alinhada às mudanças de uma gestão 4.0 deve ser o foco. Contudo, nem todos estão preparados para a inserção da tecnologia e o processo pode ser um pouco doloroso.
Por isso, promover treinamentos e espaços para debates e preparação se torna essencial durante a instalação de recursos tecnológicos.
5. Acompanhe a implementação de perto
Monitorar a implementação do software de gestão jurídica é responsabilidade do gestor e de representante do setor de TI. Além de esse monitoramento ser importante para o sucesso da instalação, permite que problemas sejam identificados rapidamente e solucionados sem grandes comprometimentos.
6. Repense os processos com periodicidade
Assim como você sentiu a necessidade de implementar um software jurídico, também sentirá de revalidar os processos. Determine um período para avaliar o desempenho da sua equipe após as mudanças e como está a execução das tarefas.
Novas tecnologias surgem diariamente e com elas outros recursos para tornar seu trabalho ainda mais otimizado. Por isso, considere adquirir funcionalidades para seu sistema visando a aumentar a produtividade.
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