Ao longo dos últimos anos, a transformação digital trouxe à tona uma série de tecnologias que se tornaram indispensáveis ao dia a dia das empresas. E uma das mais implementadas é o ERP. No entanto, ainda é comum se deparar com profissionais de vários setores que não sabem o que é ERP.
Neste artigo explicaremos diversos detalhes sobre o sistema ERP e como funciona sua implementação. Será possível entender por que o ERP é uma tecnologia com tanta adesão no universo empresarial. E o principal: com excelentes índices de aprovação entre seus usuários.
O que é ERP e qual seu papel em uma empresa?
Para esclarecer o conceito, você primeiro deve entender o que significa ERP, sigla para Enterprise Resource Planning. A tradução é “planejamento de recursos empresariais”. Porém há outra nomenclatura que revela com precisão qual é seu papel central: Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
Essa tecnologia é responsável por integrar processos de gestão em uma companhia. Ao centralizar informações em uma plataforma única, o ERP proporciona dados aos gestores para tomada de decisões mais conscientes e assertivas.
O ERP possui ainda um papel fundamental na facilitação/eliminação de processos burocráticos. Por exemplo: com essa solução é possível ter um controle simplificado de entrada e saída de itens em um estoque.
Além de representar mais agilidade em consultas e menos riscos de erros decorrentes de uma contagem “manual”, essa ação economiza tempo dos colaboradores do setor, de modo que possam investi-lo em outras atividades relevantes ao departamento e ao crescimento da empresa.
ERP: uma solução personalizável
Outro ponto importante para entender o que é ERP e seu significado é lembrar que cada empresa possui suas características e seus desafios. E o software ERP foi desenvolvido pensando nesse cenário. Por isso, é uma solução totalmente flexível.
De fato, a personalização começa já no processo de contratação da solução com a fornecedora. A contratante não é obrigada a optar por um pacote completo, mas sim por módulos que atendam a setores pontuais do negócio.
Essa característica representa algo benéfico à empresa que domina o que é ERP e suas possibilidades, já que proporciona:
- Custos mais assertivos e acessíveis, uma vez que pode ser contratado somente o necessário.
- Maior possibilidade de a empresa se “entrosar”, na prática, com a solução, para na sequência, eventualmente, contratar novos módulos e funcionalidades.
Quais são as vantagens de um ERP
Ao entender o que é ERP, é fácil perceber que essa solução proporciona uma série de benefícios à companhia contratante. Entre as quais podemos destacar:
1. Redução de custos
Embora seja uma tecnologia que demanda grandes investimentos iniciais, sua economia posterior pode promover um rápido ROI, porque o ERP auxilia na padronização de processos, reduzindo a margem para erros decorrentes da gestão humana.
Além disso, a facilidade no acesso a dados, centrados em um só lugar, auxilia os gestores nos processos de monitoramento e correção de problemas.
2. Maior controle contábil, financeiro e tributário
Tarefas burocráticas nessas áreas consomem parcela considerável do tempo das empresas, sobretudo no Brasil. Nesse sentido, a centralização desses dados em um só lugar facilita a realização de consultas mais rápidas.
A automação garante um processo mais fluido, eliminando o risco de cálculos equivocados, multas decorrentes de pagamentos atrasados, etc.
3. Maior segurança de informação
As informações geradas ficam na nuvem. Isso dificulta a ação de invasores digitais e elimina os riscos decorrentes de armazenamento físico, como incêndios, impactos, sobrecarga de energia, entre outros.
4. Redução de fraudes e transparência
O acesso às informações é limitado apenas a usuários específicos, aumentando a confidencialidade. Os dados gerados pelo ERP proporcionam ainda mais fidelidade e confiabilidade em processos como inventários e auditoria.
5. Crescimento na satisfação do consumidor
Processos mais fluidos trarão mais qualidade e eficiência a todos os processos que envolvem o consumidor, como compra, entrega e atendimento. Uma vantagem competitiva em tempos de elevada concorrência.
6. Acompanhamento em tempo real e gestão de crise
Os dados auxiliam o acompanhamento, em tempo real, do desempenho da empresa. Algo que permite intervenções mais rápidas e eficientes na gestão de crise.
7. Adequada à escalabilidade
Um dos pontos que definem o que é ERP é que essa tecnologia possui uma gestão voltada à escalabilidade. Ou seja, mantém a qualidade de processos, produtos e serviços mesmo diante da expansão da demanda.
Leia esse artigo e entenda como ter mais lucro por meio de uma gestão automatizada.
Quais os principais módulos do ERP?
Agora que você já sabe o que é um sistema ERP e para que serve, tenha em mente que essa tecnologia pode ser implementada por meio de diferentes módulos, de acordo com as necessidades da sua empresa.
Ou seja, o sistema integrado de gestão empresarial é focado nas demandas específicas dos setores organizacionais. Por sua vez, todos eles podem funcionar em conjunto para otimizar a gestão como um todo. Veja os principais módulos disponibilizados em um software ERP:
Faturamento
No módulo de Faturamento, a plataforma ERP simplifica e acelera a geração de notas fiscais eletrônicas (NF-e), sejam elas de mercadorias ou de serviços. Além disso, um bom ERP na nuvem ainda torna o seu armazenamento mais seguro, prático e organizado.
Financeiro
Na parte financeira, o programa ERP integra, simplifica e automatiza as transações organizacionais, desde as contas a pagar e a receber até a gestão de cobranças, movimentações bancárias, fluxo de caixa, classificação de despesas e receitas, etc.
Contábil
A contabilidade da companhia também é beneficiada pela gestão empresarial com software ERP, já que a tecnologia realiza os registros e gera todas as demonstrações contábeis relevantes, como balanços, demonstrativos de resultado do exercício, balancetes, entre outras.
Tributário
O módulo Tributário é uma ferramenta ERP que lida com as declarações fiscais, apurações de impostos e relatórios exigidos pelo Fisco, como eSocial, arquivos Sintegra, SPED, Nota Fiscal 4.0, entre muitos outros. Inclusive a entrega da documentação pode ser toda automatizada.
Materiais
Já o módulo de Materiais lida com os insumos da organização, desde o controle da recepção dos produtos adquiridos até sua inspeção de qualidade, análise de estoque, relatórios com sugestões de compras, gestão das aquisições, entre outras demandas relacionadas.
Compras
Uma das grandes vantagens no uso do ERP é também automatizar as cotações e ordens de compra. O sistema reconhece a necessidade de aquisição com base na gestão de estoque e integra as operações com a parte financeira, garantindo pleno controle em todo o ciclo.
Comercial
Por sua vez, o módulo Comercial gerencia os pedidos de venda e seus respectivos desdobramentos. Ele também mantém o histórico dos clientes e indicadores comerciais, permitindo decisões mais assertivas e melhorias contínuas para a conversão de leads.
Como avaliar se preciso de um ERP
Ciente sobre o que é ERP, é preciso determinar se a sua organização realmente precisa desse sistema. A grande chave para o sucesso nessa etapa é se questionar e mapear quais são as carências e necessidades da sua empresa.
Confira algumas conclusões que podem surgir nesse processo:
- O negócio necessita de uma ligação mais eficiente entre os seus diversos departamentos.
- As entregas ao cliente precisam ser mais ágeis.
- É necessário ter dados e relatórios, de maneira prática, para ajudá-lo em seus insights que impulsionem o crescimento da empresa.
- É preciso ter uma plataforma que auxilie a identificar, de maneira mais precisa e antecipada, compromissos fiscais e cobertura a depreciações de ativos fixos.
- A empresa precisa de uma solução ERP que ofereça informações de cenários externos e como esses podem impactar as finanças.
Ao identificar o(s) ponto(s) a ser(em) melhorado(s), entre em contato com uma fornecedora de ERP para expor as necessidades. E elas apontarão o(s) módulo(s) mais indicado(s) à sua demanda.
O processo de implantação
Depois de conferir o que é ERP, você certamente concorda que o sistema deve funcionar como um facilitador para as melhorias desejadas no seu negócio. Do contrário, qualquer complicação ou inviabilidade pode comprometer a relevância no uso da tecnologia.
Portanto, além de adquirir uma excelente ferramenta, você deve garantir módulos compatíveis com as demandas do seu negócio e um fornecedor comprometido em transmitir seus conhecimentos em ERP, para que a implementação flua bem e com todo o suporte necessário.
Para que essas necessidades sejam atendidas, é importante que o processo de adesão ao software seja pautado em algumas práticas básicas. Conheça as principais delas e suas respectivas etapas:
Definição do projeto
Não basta saber o que é ERP e as vantagens esperadas. Você deve planejar as fases de implementação do sistema. Isso significa preparar os backups para a nova plataforma, migrar os dados já existentes e mapear os novos processos que serão otimizados pela tecnologia.
Avaliação criteriosa sobre o fornecedor
O fornecedor é diretamente responsável pela qualidade do ERP implementado. Por isso, é fundamental contar com empresas de prestígio e experiência no mercado, capazes de oferecer suporte completo para as suas demandas e módulos alinhados ao seu projeto.
Análise sobre o impacto no negócio
Mesmo depois de definir o projeto de adesão e de garantir um fornecedor capaz de atendê-lo, pode ser preciso alterar alguns procedimentos para aproveitar ao máximo as vantagens do sistema. Por isso, faça uma avaliação prévia dos impactos e prepare-se para as melhorias.
Seleção da equipe de acompanhamento
Para que a adesão ao ERP seja benéfica, os colaboradores devem passar feedbacks ao fornecedor sobre as melhorias desejadas, progressos percebidos e eventuais problemas. Essa ponte depende de uma equipe de acompanhamento, definida internamente pelos gestores.
Treinamento eficiente
Além da inclusão da equipe no processo de implementação, ela deve ser treinada para que faça o melhor uso possível do ERP. Isso depende de uma ação conjunta entre o RH da empresa e a equipe de suporte do fornecedor.
Gestão ativa do projeto
A equipe escolhida para o acompanhamento deve promover uma gestão ativa, fornecendo feedbacks às lideranças e aos fornecedores do software constantemente. Cada informação é vital para que a tecnologia e seus respectivos módulos cumpram as expectativas de otimização.
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