O Legal OPS, abreviação para Legal Operations (Operações Legais, em tradução livre), é uma área que cuida de setores diversos de um departamento jurídico, muitas vezes não contemplados por departamentos como a controladoria jurídica e os advogados que trabalham com processos.
Por isso, falamos com detalhes sobre essa área tão importante dentro de uma empresa advocatícia e quais os passos necessários para montar um time tão importante em sua organização.
Você sabe o que é Legal Ops?
É um conjunto de processos pensados para facilitar o atendimento dos departamentos jurídicos aos seus clientes. Isso ocorre por meio da entrega de boas práticas de negócios e da tecnologia na hora de entregar serviços em conformidade com a Lei.
Tal área é a responsável por garantir o planejamento estratégico de um departamento jurídico, além de cuidar das finanças da organização, fazer gestão de projetos e um uso eficaz da tecnologia.
O Legal Ops une operações diversas e faz com que outros setores do escritório foquem em suas atividades jurídicas cotidianas, como o acompanhamento de processos pelos advogados e o cumprimento de prazos, por parte dos controllers.
Entenda as diferenças entre Legal Ops e controladoria jurídica
A controladoria jurídica visa a gestão interna do negócio e trabalha com informações confidenciais a partir de demandas vindas do cliente, além de lidar com prazos, como destacamos há pouco.
Já a Legal Ops se encarrega de itens como gestão de pessoas, tecnologia e análises financeiras, por exemplo. O foco é garantir eficiência nos processos jurídicos.
O que é a controladoria jurídica?
De forma simples, é um departamento com função de controle em um escritório de advocacia.
O setor atua em funções delicadas de um escritório, como controle de prazos, digitalização de documentos, contratação de correspondentes, relatórios de desempenho e resultados.
A controladoria jurídica tem a função de dar suporte às demandas dos demais departamentos da empresa. Por isso, atua em procedimentos operacionais e administrativos referentes à gestão processual, de modo a garantir decisões mais assertivas e diminuir riscos de erros.
Quem trabalha na área é chamado de controller. Para tanto, é necessário ter formação em Direito, inscrição ativa na OAB e experiência no setor advocatício.
Entenda as diferenças na prática
O departamento de Operações Legais possui profissionais de várias áreas que interagem na troca de informações e habilidades, visando promover eficiência operacional e oferecer um atendimento de qualidade para clientes internos e externos.
Processos como planejamento estratégico, gestão orçamentária, gestão do conhecimento e ciência de dados se conectam ao Direito e tornam o trabalho do setor mais dinâmico, a fim de obter melhores resultados.
Enquanto no setor de controladoria jurídica, somente pessoas formadas em Direito podem participar, profissionais de diferentes áreas podem trabalhar em Legal Ops, contanto que estes tenham conhecimento no setor jurídico.
Inclusive, pesquisa da Gartner mostra que houve um aumento de 76% na contratação de profissionais de Legal Operations em departamentos jurídicos desde 2018.
Outra diferença substancial é que enquanto em controladoria jurídica, o profissional da área é subordinado praticamente aos donos da empresa, em Legal Ops, é o Chief Legal Operations Officer (CLOO), ou seja, o diretor jurídico de operações, o responsável pelo comando das atividades advocatícias.
O CLOO deve ter voz ativa nas tomadas de decisão e ter acesso à alta gestão da companhia para o melhor cumprimento do seu trabalho.
O que faz um Legal Operator?
Enquanto o controller é responsável pelas entregas jurídicas e pelo cumprimento de prazos, basicamente, quem atua como Legal Operator cuida de setores como o marketing, o controle financeiro, o clima organizacional, tecnologias da empresa, entre outros.
Seu papel é garantir que tudo ocorra da melhor forma possível e que o setor jurídico não se preocupe e trabalhe focado em seus afazeres típicos.
Como estruturar uma área de Legal Operations?
A equipe que vai atuar no setor de Legal Ops deve ser a mais capacitada possível para realizar seu trabalho com eficiência.
Seja por meio de cursos ou pela contratação de pessoas com experiência nas suas respectivas áreas, não faz muito sentido contratar alguém para atuar no marketing do departamento jurídico sem, no entanto, ter atuado no setor ou saber o que fazer (caso seja a primeira experiência do profissional), por exemplo.
Basicamente, há 12 grandes competências para garantir a eficiência do setor de Legal Ops, são elas:
- Inteligência de mercado;
- Gestão financeira;
- Gestão de fornecedores;
- Governança da informação;
- Gestão do conhecimento;
- Inovação e sustentabilidade;
- Operações;
- Gestão de Projetos;
- Gestão de Serviços;
- Planejamento Estratégico;
- Tecnologia;
- Treinamento e desenvolvimento.
Essas 12 competências trabalham em tópicos como:
- Tomada de decisões à base de dados;
- Alcançar a sustentabilidade financeira do negócio;
- Criar uma cultura de compartilhamento de informações e conhecimento;
- Desenvolvimento organizacional;
- Entregas mais eficientes e mais baratas;
- Capacitação da equipe;
- Diminuição de riscos.
Principais vantagens e benefícios de implementar um departamento de Legal Ops
Bom, as vantagens são inúmeras, sobretudo relacionadas à avaliação de seus clientes sobre o seu negócio, eficiência no uso de recursos e produtividade.
Vamos falar um pouco sobre cada uma delas a seguir.
Produtividade
A seção de Legal Ops dedica-se à melhoria dos fluxos de trabalho, isto é essencial para delimitar objetivos, delega tarefas e detalha atribuições às equipes.
Além disso, a concentração dos esforços é mais assertiva, agregando produtividade entre times, resultando em um trabalho mais alinhado aos objetivos de crescimento organizacional.
Satisfação dos clientes
O Legal Operations proporciona um trabalho mais rápido, estratégico e com menos perdas de processos.
O departamento jurídico também tem o seu trabalho melhorado, pois, com mais eficiência, a área de Legal Ops agrega aos objetivos da empresa e garante conformidade sobre seus processos.
Isso repercute nas questões jurídicas e na experiência do cliente, que, com certeza, vai ver o seu negócio de uma forma muito mais positiva, além de reforçar o posicionamento de mercado da organização.
Economia de tempo e recursos
Informatizar processos está no DNA do setor de Legal Ops! Sendo assim, sistemas atualizados no dia a dia do setor jurídico auxiliam diretamente na agilização de processos e tomada de decisões mais assertiva.
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