No cotidiano de uma transportadora, existem muitos dados a serem analisados e ações a serem tomadas. Dentro dessas ações, talvez a gestão de frotas seja a mais importante de todas.
Por incrível que pareça ainda existem gestores que usam planilhas Excel para controle de combustível, manutenção e outras coisas importantes. E ainda existem outros casos em que os gestores fazem o controle de dados em papel e caneta. Não é nem preciso dizem o tamanho dos problemas que podem surgir nessas situações.
Neste artigo, abordaremos alguns aspectos importantes da gestão de frotas para transportadoras rodoviárias. Falaremos como isso pode impactar positivamente na logística e na qualidade do serviço prestado.
O que é gestão de frotas?
A gestão de frotas é um processo essencial para transportadoras rodoviárias que desejam otimizar seus recursos, melhorar a eficiência operacional e reduzir custos. Por meio de ferramentas e técnicas digitais de gestão, é possível ter muitos benefícios. Alguns deles são: controlar a manutenção dos veículos, monitorar o desempenho dos motoristas e garantir que a frota esteja sempre em condições ideais. Tudo isso em tempo real.
A ferramenta que vai ajudar transportadoras rodoviárias em todos esses pontos é o sistema de gestão de frotas. Não apenas em situações específicas, mas esse sistema torna-se essencial também no dia a dia. Por que ele fornece a informação, os dados a serem tratados, com indicadores precisos para a sua tomada de decisão.
O sistema funciona organizando dados, informações operacionais e de custos. A partir disso gera indicadores que permitem realização da avaliação de desempenho e performance da operação como um todo.
Desta forma, ele age como um centralizador. Recebe as informações e disponibiliza dados sobre a operação em forma de indicadores de gestão de frotas.
É através de um sistema de gestão de frotas bem aplicado que uma empresa pode alcançar os resultados que o mercado exige.
Quais são os benefícios em adotar uma boa gestão de frotas
Ter a gestão de frotas bem alinhada na empresa faz a logística como um todo fluir com maior naturalidade e, com isso, gera maiores retornos no negócio. Conheça melhor os benefícios disso.
Manutenção preventiva
A manutenção preventiva é uma das principais etapas do gerenciamento de frotas para transportadoras rodoviárias. Ela consiste em inspeções regulares e manutenções programadas que são realizadas para prevenir falhas. Também pode ser usada para evitar que o veículo apresente problemas mecânicos ou elétricos durante o trajeto.
A manutenção preventiva ajuda a reduzir os custos com manutenção corretiva, que é muito mais cara e pode interromper as atividades da transportadora. Além disso, ela aumenta a vida útil dos veículos e contribui para a segurança dos motoristas e dos demais usuários das rodovias. Para o transporte de cargas, se torna essencial ter o controle sobre esses pontos. A longo prazo é garantido a melhora nos números do serviço prestado.
Monitoramento em tempo real
O monitoramento em tempo real é outra ferramenta essencial da gestão de frotas para transportadoras rodoviárias. Ele permite o acompanhamento da localização dos veículos em tempo real e fornece informações sobre o status dos mesmos. Alguns dos dados são: velocidade em tempo real, a temperatura da carga e o consumo de combustível.
Com o monitoramento em tempo real é possível identificar problemas durante o trajeto, como trânsito ou rotas erradas. Com isso, tomar medidas imediatas para corrigir a situação. O monitoramento em tempo real permite o rastreamento da carga, que ajuda a garantir a sua segurança e a evitar roubos e furtos.
Controle de combustível
O controle de combustível é uma etapa importante da gestão de frotas para transportadoras rodoviárias. Ele permite que a transportadora saiba quanto combustível está sendo utilizado pelos veículos e ajuda a identificar possíveis desperdícios.
Com o controle de combustível, é possível adotar medidas para reduzir o consumo. A utilização de rotas mais curtas ou a adoção de técnicas de direção econômica, são algumas das medidas. Isso contribui para a redução dos custos operacionais da transportadora e para a preservação do meio ambiente.
Treinamento de motoristas
O treinamento de motoristas é uma etapa fundamental da gestão de frotas para transportadoras rodoviárias. Ele ajuda a garantir que os motoristas estejam preparados para realizar as suas atividades de forma segura e eficiente. Também contribuir para a redução dos custos com manutenção e combustível.
Com o treinamento, é possível ensinar técnicas de direção defensiva, de manutenção preventiva e de economia de combustível. O treinamento também ajuda a promover uma cultura de segurança na empresa. Isso que contribui para a redução de acidentes e melhora os índices da área de recursos humanos.
Gestão de custos
O gerenciamento de frotas precisa ter gestão de custos bem ajustada. Dentro dessa gestão de custos estão envolvidas diversas atividades. Tais como: a análise dos gastos com manutenção dos veículos, combustível, peças de reposição, pneus, entre outros. Além disso, é importante considerar também os custos de contratação e treinamento de motoristas, seguro dos veículos e as despesas administrativas.
Uma das principais ferramentas para a gestão de custos em frotas é o controle dos indicadores de desempenho. Quilometragem percorrida, o consumo de combustível, a média de tempo gasto em manutenção, entre outros. Com esses dados, é possível identificar oportunidades de redução de custos.
Módulo de gestão de pneus
O custo com pneus representa cerca de 8% do custo uma frota. Por isso, é cada vez mais importante estar atento a esse dado.
Para alguns gestores de frotas que possuem mais veículos, isso se torna ainda mais importante.
O controle de pneus permite fazer o acompanhamento da quilometragem do pneu, histórico de serviços de melhoria (recapagem, recauchutagem, vulcanização. Além da profundidade do sulco, controle de rodízio e também saber em que posição ele está no veículo.
Desta forma, o gestor tem o histórico de toda a vida útil dos pneus. Com isso, é possível fazer o controle de custos e prever quanto tempo de vida cada pneu ainda tem.
Controle de trabalho do motorista
A lei Nº 13.103, de 2 de Março de 2015 conhecida como Lei do Motorista trata sobre a profissão do motorista. A lei foi criada a fim de definir o tempo e jornada do motorista profissional de transporte rodoviário de carga ou passageiros.
De acordo com a lei, o motorista deve “ter jornada de trabalho controlada e registrada de maneira fidedigna mediante anotação em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou sistemas e meios eletrônicos instalados no veículo, a critério do empregador.”
Um sistema torna-se um parceiro essencial por gravar todo o diário de bordo e controle de jornada seja feito de forma automática.
É muito comum vermos o diário de bordo em papel, preenchido manualmente pelo motorista.
Porém, hoje existem aplicativos de jornada do motorista, que registram o diário de bordo digitalmente e fazem o acompanhamento em tempo real pelos gestores. Além disso, esse tipo de sistema permite a análise precisa de dados. Com acesso ao histórico, integração com sistemas de ERP e financeiros. Assim, é feito o cálculo de horas extras e a geração automática de indicadores.
Como escolher o melhor sistema de gestão de frota?
É fundamental que sejam analisadas quais são as funções disponíveis da ferramenta. Sempre pensando em como elas vão contribuir para auxiliar o cotidiano da sua operação.
Outro ponto a se verificar é se a interface da plataforma é amigável e de fácil utilização. Também se há suporte aos clientes por parte da fornecedora e como é a periodicidade de atualizações e, principalmente, quão customizável é.
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Contar com uma ferramenta que conte com todos os indicadores necessários para a sua operação é importante. Pensando em atender todas as etapas da cadeia de ação das transportadoras, a Benner desenvolveu o software para transportadoras mais completo do mercado.
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