Promover uma gestão de frotas eficiente é imprescindível para garantir qualidade, agilidade e lucratividade aos serviços prestados pelos veículos de uma empresa, especialmente no segmento de logística.
Trata-se de uma área estratégica que compreende todas as demandas envolvidas nas atividades de transporte. Por isso, é essencial adotar as práticas e ferramentas certas para que ela seja aprimorada.
Se você já possui um sistema para gerenciar suas operações, mas acredita que ele está defasado ou não atende mais às suas necessidades, é sinal de que chegou o momento de buscar por soluções mais eficazes.
Pensando nisso, criamos este artigo para esclarecer as principais melhorias que você pode implementar nas suas rotinas de operador logístico e os caminhos ideais para promovê-las na sua empresa.
A seguir, entenda o que é uma gestão logística eficiente, quais procedimentos gerenciais podem ser otimizados e como fazer isso, além dos principais benefícios gerados por essas mudanças. Acompanhe.
O que é gestão de frotas eficiente?
A gestão de frotas consiste na administração dos veículos utilizados por uma empresa. Quando tratamos sobre sua eficiência, o foco é garantir que os processos tenham níveis elevados e crescentes de desempenho, segurança e viabilidade.
Em primeiro lugar, isso exige total controle dos custos da operação. Assim, o gerenciamento contempla investimentos com combustível, manutenção, salário dos motoristas, depreciação, seguro, licenças, multas, entre outros pertinentes ao planejamento.
Com foco no equilíbrio financeiro e na redução de gastos, uma gestão eficiente também visa a otimizar a logística, para que as demandas sejam atendidas com qualidade, a equipe fique motivada, os veículos disponíveis, as rotas otimizadas e exista conformidade nas ações.
Para resumir as melhorias que um gerenciamento de frota orientado à eficiência visa a promover nas organizações, sua implementação pode ser resumida em quatro pilares essenciais. São eles:
• Segurança: difundida por meio de regras de direção segura, tecnologias de monitoramento, telemetria veicular, entre outros recursos;
• Controle de custos: propõe o controle das operações e o planejamento de ações voltadas à redução dos gastos operacionais;
• Eficiência: visa a melhorias nos indicadores operacionais em relação aos custos, englobando ações de roteirização, manutenções preventivas, controle de multas, etc.;
• Conformidade: tanto os veículos quanto os motoristas e as mercadorias devem estar regularizados e com todos os requisitos em dia.
Para que esses quatro pilares sejam atendidos com qualidade, a gestão de frotas eficiente precisa voltar-se à otimização dos processos logísticos. Veja no próximo item quais são as possibilidades.
Quais processos da gestão de frotas podem ser otimizados
Com atenção aos pilares citados, a gestão de frotas eficiente é direcionada à promoção de diferentes melhorias, que juntas otimizam a operação. Veja quais processos podem ser aprimorados e por que a tecnologia na logística é essencial:
Procedimentos operacionais
Diversos procedimentos operacionais estão presentes na rotina de administração de frota. Podem ser demandas ligadas a licenciamentos, emplacamentos, IPVA, pagamento de taxas e multas, entre muitas outras. Cada etapa deve estar alinhada às exigências da legislação.
Mais do que isso, é essencial que todas as tarefas burocráticas sejam atendidas com praticidade. Só assim as operações vão fluir e se tornar mais ágeis. Portanto, os gestores não devem se preocupar com o andamento e a execução dessas ações.
O papel de quem gerencia é supervisionar, propondo correções e melhorias. Por isso, é essencial investir em um sistema automatizado, que atenda a essas demandas burocráticas com qualidade e garanta mais disponibilidade para uma gestão estratégica.
Avaliação da performance dos condutores
A qualidade na condução dos motoristas é crucial para toda operação de transporte. Por isso, é importante monitorar a performance desses profissionais, para se certificar de que eles estão adotando as medidas necessárias de segurança e seguindo as rotas planejadas.
Boas soluções de gestão de frota aliam sistemas gerenciais às ferramentas de telemetria. Assim, os operadores conseguem avaliar como os condutores estão dirigindo, traçando pontos de melhorias ou correções em prol de trajetos mais seguros e eficientes.
Avaliação da produtividade da rota
Além de aprimorar os padrões de segurança e desempenho dos motoristas, um sistema de gestão logística eficaz também permite analisar e otimizar outras demandas de alto valor estratégico para a operação.
Por meio de indicadores automatizados, você e sua equipe conseguem avaliar se os veículos estão ficando muito tempo parados, se eles estão rodando sem perda de produtividade e quais são as rotas mais eficazes para a operação.
Quanto aos trajetos, eles são otimizados com ferramentas de roteirização. Elas conseguem monitorar todos os caminhos possíveis para os veículos e as situações das estradas em tempo real. Com isso, apontam as alternativas mais rápidas, seguras e econômicas de rotas.
Monitoramento de despesas
Por fim, uma gestão de frotas eficiente é focada no controle de despesas e redução de custos, que podem ser promovidos desde a otimização dos processos operacionais até o incentivo às boas condutas dos motoristas e à definição de rotas mais eficazes e econômicas.
Diversos pontos de otimização financeira podem existir ao longo da cadeia. Por meio de um bom sistema de logística, os operadores conseguem identificá-los. Assim, é possível estabelecer mudanças que favorecem a viabilidade e as margens de lucro da operação.
Por que otimizar a gestão de frotas?
Agora que você já sabe como a gestão de frotas pode aumentar a eficiência da sua transportadora e quais são os processos impactados, vale ficar atento aos benefícios que sua empresa pode obter a partir dessas otimizações. As principais vantagens são:
Ganho de tempo
O foco do gerenciamento de frotas é aprimorar a eficiência operacional. Ao otimizar as atividades dos gestores e demais profissionais envolvidos na cadeia, como motoristas, mecânicos e atendentes, por exemplo, há um ganho significativo de tempo.
Assim, a agilidade se faz presente em todas as etapas. Isso vai desde o planejamento das rotas, com horários de partida e chegada mais previsíveis, até o histórico e acompanhamento das manutenções, gerenciamento dos cronogramas de trabalho, e assim por diante.
Redução de gastos
A partir do monitoramento de indicadores estratégicos, os operadores garantem uma visão de ponta a ponta da cadeia. Assim, é possível aplicar medidas para minimizar custos em tempo real. Ao mesmo tempo, os investimentos em melhorias são otimizados.
Esse benefício ainda é maximizado pelo ganho de tempo e de eficiência operacional e pela possibilidade de roteirizar rotas mais viáveis. O mesmo vale para o histórico e programação de manutenções, que aumentam a vida útil dos veículos e evitam reparos mais onerosos.
Mais segurança
Como em qualquer segmento do mercado, as empresas de transportes têm responsabilidade direta sobre a integridade e bem-estar dos colaboradores. Isso é ainda mais importante no caso dos motoristas. Afinal, as estradas podem oferecer riscos, que precisam ser mitigados.
Isso reforça a importância da gestão de frotas. Afinal, suas demandas incluem a promoção de boas práticas de condução, planejamento de paradas, garantia de boas condições nos veículos, entre outras ações que impactam a proteção e a qualidade de vida dos condutores.
Como otimizar os processos da gestão de frotas
A cadeia logística é repleta de etapas e informações. Por isso, além de se ater às otimizações e às ferramentas tecnológicas que citamos anteriormente, é essencial promover uma visão gerencial ampla sobre todas as operações.
Mas, afinal, como aprimorar a minha gestão de frotas e maximizar os benefícios apresentados logo acima? Existem boas práticas que podem fazer toda a diferença para a eficiência das suas demandas de transportes. São elas:
Comece pelo inventário da frota
Mesmo com todas as possibilidades oferecidas por um bom sistema para logística, você só terá sucesso no seu gerenciamento se conhecer muito bem a sua frota. Por isso, organize o inventário de todos os caminhões, carros e demais veículos.
Nesse controle, devem constar todas as informações sobre marca, modelo, placa, ano, quilometragem, data da última revisão, vencimento dos documentos, etc. Assim, além de entender melhor a capacidade da frota, você mantém todos os controles em dia.
Faça relatórios mensais de custos
Um dos elementos mais importantes da gestão de frotas é o controle de custos. Para encontrar gargalos nos seus investimentos e otimizar suas finanças, você precisa acompanhar de perto seus principais indicadores financeiros.
Assim, é importante manter um relatório mensal atualizado. Ele deve incluir todos os custos fixos (como IPVA, seguro, salários, DPVAT, depreciação, licenciamento, etc.) e variáveis (como manutenção, pedágios, multas, combustível, despesas de viagem, etc.).
Programe as manutenções preventivas
Os programas de manutenção preventiva são indispensáveis. O cronograma deve considerar as características e o tempo de uso de cada veículo (controlados no inventário) ou as recomendações dos fabricantes no caso dos zero-quilômetro.
Ao planejar as trocas de peças e manutenções ao longo do ano, você garante previsibilidade aos custos. Além disso, as ações preventivas são mais baratas que as corretivas, sem falar que elas aumentam a vida útil dos veículos e sua disponibilidade para os serviços.
Monitore o consumo de combustível
O combustível é a maior fonte de gastos variáveis nas transportadoras. Por isso, é essencial controlar seu consumo. Isso exige um monitoramento completo dos abastecimentos. Ele inclui seu local, data, veículo, quilometragem, custo, motorista e outros detalhes pertinentes.
A partir desse controle, você entende melhor o desempenho de cada motorista e a autonomia dos seus veículos. Assim, consegue encontrar e corrigir possíveis gargalos, como falta de manutenção, exagero no consumo ou falta de treinamento do condutor, por exemplo.
Acompanhe o desempenho dos condutores
A correta condução dos motoristas é muito importante para a gestão de cargas. Isso porque a má direção é a principal causa de desgaste acelerado nas peças dos veículos. Ela também está ligada ao alto consumo de combustível e à elevação dos riscos de acidentes.
Com o apoio do seu sistema de logística, monitore quais condutores têm boa performance e quais precisam de treinamento. Os pontos de atenção incluem o excesso de velocidade, RPM, frenagens e acelerações bruscas, direção na banguela, imprudência nas curvas, entre outros.
Utilize um bom sistema de gestão logística
Como você pôde ver, um bom sistema logístico faz toda a diferença. Afinal, ele compila todas as informações da frota, automatiza processos operacionais, oferece indicadores, relatórios e alertas, recursos de roteirização e tudo o mais que você precisa para otimizar sua gestão.
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