Uma gestão de ativos eficiente é essencial para empresas que desejam alcançar seus objetivos. Assim como, um controle de equipamentos e ferramentas que possibilitem o fluxo produtivo das equipes é fundamental. Dessa forma, para facilitar o gerenciamento, é de extrema importância contar com um sistema ERP.
Se considerarmos a exigência do mercado em relação à transformação digital no setor corporativo, a adoção de aplicações tecnológicas se torna uma obrigação para se manter na competitividade. E o sistema ERP tem foco em otimizar os processos e torná-los mais ágeis, ou seja, é um benefício que vai além da inovação.
Quer entender melhor como ele pode contribuir com a gestão de ativos? Continue lendo e descubra tudo o que você precisa saber.
O que é ativo?
O termo “ativo” faz referência a todos os bens que estão ao controle de uma empresa, sendo tangíveis ou intangíveis. Estes, por sua vez, são itens materiais ou do tipo intelectual, como:
- Matéria-prima;
- Maquinário;
- Equipamentos de TI;
- Ferramentas;
- Marcas;
- Conhecimento;
- Entre outros.
Em resumo, ativos são tudo aquilo que pode resultar em dinheiro, se convertido. Ou seja, todos os bens que possuem valor econômico e contábil, até mesmo os que não possuem caráter físico.
Para gerenciá-los, é preciso que seja feita uma boa gestão de ativos, que os monitore desde sua aquisição até o processo de descarte. Isso inclui também detalhamentos sobre os valores de cada item, sendo necessário registrar tudo nos sistemas da empresa. Assim, torna-se possível controlar o fluxo de entrada e saída de bens.
Porque a gestão de ativos é importante?
A responsabilidade de lidar com tudo que condiz com o financeiro e influencia no lucro da empresa é uma função desafiadora. Isto é, houve um investimento inicial na aquisição desses itens e a empresa espera que eles tragam retorno, alcançando o máximo de valor possível.
Nesse sentido, a gestão de ativos deve garantir o bom uso dos bens de uma organização, de modo que as expectativas em relação ao lucro e durabilidade sejam positivas. Algumas das tarefas desse tipo de gerenciamento são:
- Realização de balanceamento de custos;
- Análise de oportunidades;
- Avaliação e contenção de risco;
- Redução de gastos em relação manutenções e recuperações;
- Aumento da vida útil dos ativos.
Além disso, é preciso considerar que o cenário atual de adoção de soluções tecnológicas também torna complexo gerenciar todos esses bens e mantê-los duradouros. Isso exige o uso de sistemas como o ERP, que sejam capazes de contribuir efetivamente na gestão de ativos.
Com a adoção de um ERP, é possível evitar as paradas inesperadas na produção, os custos com improdutividade, a falta de manutenção dos recursos e o desuso de ferramentas por subutilização sem reparos. Além disso, o software permite monitorar os ativos e realizar um planejamento efetivo para conservar os bens da empresa.
Benefícios da gestão de ativos
A gestão de ativos tem o objetivo de monitorar os bens tangíveis e não tangíveis da empresa, de modo a mantê-los em bom funcionamento e gerando valor para os negócios. Os benefícios disso é evitar que haja custos altos com situações inesperadas e que as atividades principais da organização sigam eficientemente.
Ou seja, gerenciar os ativos diz respeito ao retorno financeiro que todos os bens conferem e ao valor que geram. É um processo que deve otimizar os procedimentos de manutenção e reparos, como troca de peças ou substituição de equipamentos. Nesse sentido, a gestão deve garantir a compra de novas ferramentas também.
Em resumo, tem como princípio manter a disponibilidade dos itens, a boa dinâmica e funcionamento das operações que precisam desses bens, bem como a tarefa de minimizar os desperdícios. Isso é o que vai impactar setores importantes dentro da empresa, como:
Financeiro
A gestão de ativos deve pensar em estratégias para evitar desperdício, mas também precisa se manter efetiva quanto ao aumento da lucratividade da empresa. Por exemplo, se os veículos não são usados durante a noite, uma forma de fazer com que confiram retorno maior ao negócio é alugando para terceiros.
No entanto, tratam-se de abordagens que precisam ser muito bem pensadas, em relação aos riscos e possíveis prejuízos que isso pode gerar. Além de precisar analisar também o quão vantajoso poderia ser, caso o investimento fosse viável.
Estoque
O estoque de uma empresa é um dos espaços que mais merecem atenção, junto ao setor financeiro e contábil. Isso porque é de lá que vem o fluxo de entrada e saída de produtos, o que pode influenciar muito na lucratividade de um negócio, se for mal gerido.
A gestão de ativos deve atuar efetivamente no controle de estoque, a fim de garantir a redução de despesas, tanto com aquisição desnecessária quanto com relação aos gastos de manutenção. Além disso, precisa gerenciar a parada de equipamentos e diminuir os desperdícios com a inutilidade dos itens por falta de organização.
Por exemplo, se há uma ferramenta quebrada que precisa de substituição, o controle eficiente de ativos deve ser capaz de verificar agilmente se há outra disponível, evitando uma compra desnecessária.
Manutenção
Controlar o processo de manutenção dos bens é parte fundamental da gestão de ativos. Isso porque, como já mencionamos, é o que vai garantir o bom uso dos itens e o funcionamento das operações. Ou seja, é função do controle eficiente não permitir impactos negativos na produtividade da empresa com falhas e erros.
Esse tipo de gerenciamento deve ser feito sob acompanhamento de intervalo em relação às ações necessárias, para manter tudo em ordem. Por exemplo, quando um bem estiver prestes a atingir o término da sua vida útil, o sistema deve já ter solicitado a substituição. Isto é, antes que algum problema seja gerado.
Com isso, a durabilidade dos itens e equipamentos são mantidos de acordo com suas especificidades, o que também garante as reposições, reparos e consertos antes que se esgote.
Passo a passo para uma boa gestão de ativos
Ao considerar os impactos negativos e positivos da falta de gerenciamento adequado, torna-se evidente a importância de investir em uma boa gestão de ativos. Afinal, trata-se de um requisito básico para empresas que visam se desenvolver no setor corporativo e aumentar a produtividade.
O primeiro passo para iniciar o processo de gerência dos recursos é por meio do planejamento. Qualquer ação dentro da empresa exige planejar antes e, nesse caso, é fundamental que o passo a passo seja pensado de modo a evitar erros e falhas.
Por isso, veja como fazer para garantir o controle eficiente dos ativos da sua empresa adotando um sistema ERP:
1. Levantamento de ativos
Faça um levantamento de ativos mapeando os bens da empresa. Para assegurar uma visão geral sobre a infraestrutura, é preciso que haja o máximo de dados possíveis no processo de registros de cada item.
2. Cronograma de manutenções
O cronograma de manutenções é necessário para evitar interrupções nas operações do negócio e também para monitorar efetivamente a necessidade de reparos, consertos e substituições que os aparelhos podem exigir.
Além disso, traçar um cronograma é um recurso que pode influenciar positivamente no processo de redução de custos e impactos quanto à exigência de troca de equipamentos, maquinários e itens. Assim, tem função de eliminar os riscos de problemas durante a manutenção.
3. Manutenção das atualizações
Por falar em manutenção, as atualizações de software fazem parte da infraestrutura de TI e devem ser feitas para garantir:
- O funcionamento dos equipamentos;
- Evitar problemas de segurança;
- Evitar a perda de dados e retrabalhos por falhas geradas;
- Entre outros prejuízos.
4. Uso de ERP
Não há como negar que para uma boa gestão de ativos é preciso haver a adoção de tecnologia. Seja para manter a modernidade e inovação nos processos dos negócios ou para garantir o melhor desempenho possível nas movimentações.
O fato é que o uso de tecnologia na gestão de ativos é fundamental, uma vez que proporciona alcançar melhorias de forma ágil e eficiente. Nesse sentido, o ERP age junto ao gestor para garantir o máximo de vida útil aos bens, centralizando o acesso a informações necessárias para facilitar o gerenciamento e integrando os setores.
Além disso, o sistema de gestão empresarial proporciona a otimização do controle de ativos, viabilizando o planejamento de ações com base em dados atualizados e confiáveis dos processos internos da empresa.
Inclusive, ao combinar os departamentos da empresa, torna-se possível, controlar melhor o setor financeiro, o estoque e as manutenções, de modo a reduzir impedimentos, danos, falhas, custos e riscos nas operações e garantir a boa atuação do gestor.
Por fim, o ERP pode ser um excelente facilitador da gestão de ativos, simplesmente por ter sido pensado para otimizar os processos internos das empresas. Se você ainda não adotou uma solução que viabilize o controle completo da rotina do seu negócio, precisa conhecer os benefícios do Sistema de Gestão Empresarial da Benner.
Além de ser forte aliado no gerenciamento de bens, é um software que proporciona a automatização das atividades e monitora a execução do plano estratégico, influenciando em uma tomada de decisão mais assertiva.
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