A busca por eficiência jurídica sempre foi uma das principais metas entre advogados e gerentes jurídicos. Contudo, dada a realidade das empresas, promovê-la e aprimorá-la nunca foi uma tarefa fácil..
Por conta dos rápidos avanços tecnológicos e da competitividade no mercado, ações com foco em aumento de desempenho devem ser prioridade nos negócios. Essa tendência também impacta a área jurídica, que deve adotar práticas alinhadas a essa nova perspectiva.
Mas, afinal, quais fatores motivam a demanda por eficiência jurídica? Como ela impacta e por que se tornou tão importante para as organizações? Quais mudanças são necessárias para promovê-la? Acompanhe o artigo e descubra as respostas para todas essas questões.
Qual a importância da eficiência jurídica?
Como o próprio termo sugere, promover a eficiência jurídica dentro de uma organização é adotar práticas e implementar ações capazes de tornar rotinas operacionais e a gestão mais produtivas, viáveis e eficazes.
Nesse contexto, a meta é promover uma gestão jurídica mais relevante e capaz de impactar positivamente a governança corporativa, o compliance empresarial, a redução de litígios e todos os procedimentos internos pertinentes à área.
Para isso, cabe aos gerentes ou advogados priorizar as demandas por melhorias no departamento jurídico, como, por exemplo: minimizar despesas; aprimorar as rotinas de auditoria interna; dar baixas em processos; mediar conflitos.
Definidas as necessidades e as estratégias, a área jurídica ganha em qualidade. Como consequência, reduz custos, torna-se mais assertiva e garante vantagem competitiva à organização.
Os aprimoramentos, nesse sentido, podem ser diversos, desde gestão de riscos, para reforçar a segurança jurídica da empresa, até a análise de conflitos para reduzir processos, ou a adoção de práticas mais seguras para arquivar documentos e assim por diante.
Portanto, a eficiência jurídica impacta praticamente todas as atividades do departamento, das mais básicas às mais complexas. Conheça as melhores práticas de eficiência jurídica no próximo item.
Passo a passo para implementar a eficiência jurídica
Como você pôde ver, a eficiência jurídica pode ser um conceito relativamente abrangente. Afinal, o departamento jurídico de cada empresa possui pontos específicos de melhorias ou necessidades próprias de gestão.
Ainda que as demandas variem de acordo com cada negócio, existem certas práticas que são imprescindíveis quando se trata de eficácia das rotinas jurídicas. Conheça-as e veja quais são as mudanças exigidas para implementá-las:
Verifique a rotina operacional
Além dos processos de gestão jurídica, as rotinas do setor envolvem o gerenciamento de inúmeras atividades, como a gestão societária, de contratos, e-Social, autenticação digital, processos, entre outras.
Como essas rotinas operacionais tomam tempo, muitas vezes elas impedem que os profissionais atuem de maneira estratégica. Portanto, é importante rever os processos, entender suas etapas e implementar fluxos eficientes.
Defina os indicadores
Seja para analisar os processos ou otimizar os fluxos de trabalho conforme citamos acima, é fundamental contar com uma boa tecnologia jurídica. Com um software dedicado à área, você centraliza as rotinas do departamento e ainda as monitora com o apoio de métricas.
Para saber se as metas foram cumpridas e se as melhorias definidas causaram os impactos desejados, é imprescindível definir indicadores e medir seus resultados. Com eles, você ganha inteligência jurídica e embasamento para a tomada de decisão.
Entenda os conflitos
Os processos estão entre as maiores origens de perdas judiciais, representando um prejuízo de cerca de R$ 124,81 bilhões anuais para as organizações no Brasil. Somado a isso, ainda há o tempo elevadíssimo para os julgamentos e os desgastes que eles geram à imagem do negócio.
Diante disso, é evidente a necessidade de agir ativamente, e não apenas reativamente. Um bom sistema também é útil nesse sentido, pois permite entender os conflitos da empresa para definir as melhores ações de redução de impacto.
Administre os problemas
Por mais que os conflitos causem prejuízos e tomem um tempo precioso do departamento jurídico, é praticamente impossível eliminá-los por completo. Quando for impossível evitá-los, o papel da eficiência jurídica é garantir que seus impactos sejam os menores possíveis.
Com o apoio das ferramentas e tecnologias certas, os problemas podem ser administrados internamente. Quanto aos judicializados, eles auxiliam na adoção de métodos alternativos de resolução. Esse é o caso da mediação, por exemplo.
Aposte em soluções amigáveis
Por falar na mediação, optar por ela ou pela negociação é central quando tratamos sobre eficiência jurídica nas empresas. Afinal, toda alternativa é válida para reduzir os custos e os transtornos ocasionados pela judicialização.
Ao priorizar as soluções amigáveis, advogados e gerentes jurídicos não só baixam as pendências da organização no Judiciário, como também melhoram suas relações com os colaboradores e outros envolvidos, favorecendo sua reputação.
Atenção aos fornecedores
Você já deve ter percebido que praticamente todas as boas práticas de eficiência jurídica são beneficiadas pela tecnologia. A boa notícia é que, atualmente, esse tipo de sistema é bastante acessível.
Entretanto, como há um número crescente de fornecedores de software, é fundamental escolher com critério. Busque por referências, teste as ferramentas, analise sua experiência e a qualidade de assistência para garantir que a mudança seja positiva, e não uma dor de cabeça.
Esqueça o Excel
Ao tratar sobre a influência da tecnologia na eficiência jurídica, muitos profissionais ainda pensam nas clássicas planilhas do Excel. Entretanto, apesar de terem sido úteis no passado, elas já não garantem mais os recursos que o mercado exige atualmente.
O ideal é contar com um software automatizado, capaz de criar um fluxo de trabalho dinâmico, seguro e apoiado por indicadores em tempo real. A meta é que seu time atue de maneira mais produtiva, estratégica, com foco nos resultados da organização.
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