Os cálculos da folha de pagamento estão entre as atribuições mais importantes do setor de Recursos Humanos. Afinal, a legislação exige que todo colaborador contratado no regime CLT tenha a sua folha elaborada mensalmente.
Os cálculos ajudam a minimizar os riscos operacionais e a otimizar o controle de custos, porque permitem monitorar os investimentos em capital intelectual e detalhar todos os eventuais descontos e adicionais.
Mesmo que seja uma atividade essencial e recorrente no RH, a elaboração da folha de pagamento pode ser passível de erros. O motivo é que ela envolve diversas variáveis, informações e detalhes legais.
A boa notícia é que existem meios para consolidar os dados de maneira segura, prática e assertiva. Sabendo disso, preparamos este artigo para que você descubra como fazer o cálculo da folha de pagamento de maneira otimizada.
Para garantir um entendimento completo sobre o assunto, a seguir, vamos relembrar como os cálculos da folha de pagamento se caracterizam, o que pode ser descontado, como aplicar os descontos corretamente e as melhores dicas para aprimorar todo o processo. Confira!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento, também chamada de holerite ou contracheque, é um documento que deve ser emitido todos os meses com as informações referentes à remuneração de todos os colaboradores.
Além do salário propriamente dito, ela deve conter as horas extras, adicionais noturnos, comissões, atrasos, faltas, descontos, entre outras informações pertinentes para o controle da jornada dos trabalhadores no período em questão.
Sua finalidade é justamente demonstrar aos gestores quais são os custos envolvidos na manutenção do quadro de funcionários. Além disso, a elaboração mensal dos cálculos da folha de pagamento é obrigatória.
De acordo com o art. 225 do Decreto Nº 3.048/99, a confecção do documento é exigida para todas as empresas com pessoas contratadas no regime CLT. Além disso, cada organização deve manter uma via de cada folha, bem como os recibos dos pagamentos.
É importante ressaltar que não existe um modelo padronizado para a folha de pagamento. Na verdade, as empresas têm a liberdade de elaborar o documento de acordo com a sua realidade e necessidade. Porém, é obrigatória a inclusão de algumas informações específicas. São elas:
- Nome completo do profissional (colaborador, autônomo ou prestador de serviço);
- Cargo, função exercida ou serviços prestados;
- Descontos de encargos sociais;
- Frequência (inclui atrasos, afastamento e faltas);
- Quantia líquida a ser paga ao profissional;
- Forma de pagamento e a data em que será efetuado.
As informações a seguir, caso seja necessário, também devem ser incluídas na folha de pagamento:
- Adicionais salariais (noturno, insalubridade e periculosidade);
- Comissões e bonificações;
- Salário-família;
- Horas extras;
- Contribuição sindical;
- Vale-transporte e vale-refeição;
- Imposto de Renda;
- Contribuição para o FGTS.
O que pode ser descontado da folha de pagamento?
Alguns descontos também entram nos cálculos da folha de pagamento. No conjunto de descontos estão benefícios ditados pela legislação trabalhista ou concedidos pela empresa, além de impostos. Em seguida, mostramos os que obrigatoriamente devem ser registrados na folha de pagamento.
INSS e FGTS
O valor recolhido para o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é descontado da folha de pagamento todo mês. Essa quantia assegura direitos importantes, como: aposentadoria e licenças médicas.
Já o desconto do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) integra a folha de pagamento do profissional, mas é pago pela empresa. O objetivo desse fundo é proteger financeiramente o trabalhador demitido sem justa causa.
IRRF
Outro desconto que entra nos cálculos da folha de pagamento é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Esse tributo obrigatório é debitado sobre o rendimento de cada colaborador. Quando a renda do profissional não está na faixa de cobrança do IRRF, os valores são restituídos.
Vale-transporte e vale-refeição
A Lei nº 7.619/87 determina que o vale-transporte deve ser concedido de forma obrigatória pelas empresas a seus colaboradores. Por isso, esse benefício é descontado na folha de pagamento.
Por sua vez, o vale-refeição só precisa compor a remuneração dos colaboradores se isso estiver previsto no contrato de trabalho. Se o benefício não for determinado por Convenção ou Acordo Coletivo, a empresa não é obrigada a concedê-lo.
Contribuição sindical
A contribuição sindical era obrigatória antes da Reforma Trabalhista. Após a aprovação da reforma, passou a ser facultativa, ou seja, os colaboradores podem ou não realizá-la. Para os que desejarem, o desconto aparecerá na folha de pagamento.
Faltas e atrasos
Por fim, os cálculos da folha de pagamento podem descontar eventuais faltas e atrasos dos colaboradores. Trata-se de uma maneira de preservar o equilíbrio na remuneração da equipe.
Contudo, o desconto só pode ser feito se o trabalhador não apresentar uma justificativa legal, como atestado médico, por exemplo.
Como fazer o cálculo dos descontos?
Agora que você já sabe o que pode ser descontado das folhas dos colaboradores, vamos mostrar quais são os valores desses impostos e benefícios e como eles influenciam os cálculos da folha de pagamento. Entenda:
INSS e FGTS
Para saber como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento é preciso consultar a tabela atualizada do Instituto Nacional do Seguro Social. Atualmente, os valores para Empregado, Empregado Doméstico e Trabalhador Avulso são os seguintes:
- Salário de Contribuição de até R$ 1.212,00: alíquota de 7,5%;
- De R$ 1.212,01 a R$ 2.427,35: 9%;
- De R$ 2.427,36 até R$ 3.641,03: 12%;
- De R$ 3.641,04 até R$ 7.087,22: 14%.
Já para a manutenção do fundo do FGTS, todos os meses os empregadores depositam um valor equivalente a 8% do salário do colaborador. O depósito é feito em nome do beneficiário, em uma conta da Caixa Econômica.
IRRF
Durante os cálculos da folha de pagamento, o IRRF só deve ser descontado dos colaboradores que não são isentos do pagamento do IR. Sua alíquota também varia de acordo com a remuneração. Confira os valores atualizados:
- Base de cálculo mensal de até R$ 1.903,98: alíquota isenta;
- De R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65: alíquota de 7,5%;
- De R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05: 15%;
- De R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68: 22,5%;
- Acima de R$ 4.664,68: 27,5%.
Vale-transporte e vale-refeição
O benefício do vale-transporte, que é obrigatório, tem um percentual de desconto que varia de acordo com o valor entregue no vale. Assim, é possível descontar um reembolso de até 6% do valor do salário ou o próprio valor total dos vales, caso ele seja menor que 6%.
Por sua vez, o vale-alimentação não é obrigatório. Contudo, se a organização disponibilizá-lo para um colaborador, ela é obrigada a oferecê-lo a todos. Nesses casos, se o benefício for concedido, é possível descontar até 20% do salário bruto.
Contribuição sindical
As contribuições sindicais podem ser descontadas nos cálculos da folha de pagamento, mas vale relembrar que isso não é mais obrigatório desde a aprovação da Reforma Trabalhista. Os colaboradores que escolhem essa opção têm descontado da folha o valor equivalente a um dia de trabalho por ano.
Faltas e atrasos
O desconto dos atrasos é feito a partir do salário-hora do colaborador. Assim, basta aplicá-lo proporcionalmente aos minutos de ausência nos cálculos de folha de pagamento.
Já as faltas injustificadas consideram a perda do descanso semanal remunerado (DSR). Basicamente, o salário é dividido pelo total de horas de trabalho. Então, desconta-se o dia de falta mais um dia de DSR.
Como otimizar o cálculo da folha de pagamento?
Ao analisarmos os cálculos da folha de pagamento, fica claro que é uma tarefa complexa e minuciosa. Por isso, é muito fácil cometer erros de lançamento ou deixar de cumprir algumas exigências legais. Como evitar que essas situações aconteçam? Confira algumas dicas.
Tenha um backup com os dados e documentos importantes
Em razão da sua obrigatoriedade e valor legal, as empresas precisam manter cópias das folhas de pagamentos. Essas cópias devem ser guardadas em arquivos seguros e que possam ser acessados em auditorias internas ou externas.
A melhor maneira de realizar cópias e guardá-las com segurança é por meio de ferramentas virtuais armazenadas na nuvem. Dessa forma, os documentos são protegidos por sistemas com altos protocolos de segurança e facilmente acessados por pessoas autorizadas pela empresa.
Faça o controle de jornada digitalmente
O controle de jornadas “alimenta” grande parte das informações que são registradas na folha de pagamento, uma vez que apresenta os horários, faltas e atrasos de todos os colaboradores. Com essas informações, a empresa consegue calcular salários e descontos.
Para que o controle de jornadas seja feito com eficiência, é necessário o uso de tecnologias no RH, como o software de controle de ponto. Essa tecnologia pode ser integrada com o sistema de gestão da folha de pagamento. Dessa forma, os cálculos são automatizados e feitos com precisão.
Classifique cargos
Quando a empresa tem um plano de cargos e salários bem definido, é mais fácil classificar as remunerações, benefícios e gratificações. Também facilita entender a quantidade de trabalhadores em cada cargo ou área.
Com essa organização das informações, os setores de recursos humanos e departamento pessoal terão menos dificuldade em realizar os cálculos de folha de pagamento. Além disso, a visualização e o arquivamento do documento serão melhorados e potencializados.
Invista em tecnologia
Já abordamos em outro tópico a importância das ferramentas digitais na gestão da folha de pagamento. Sim, essas aplicações tornam o processo mais prático, rápido e com maior qualidade.
Quando a empresa faz uso dessas tecnologias, os setores responsáveis entram para a era digital e sentem os benefícios disso. Um deles é a gestão orientada por dados. Por meio desse gerenciamento, a empresa usa indicadores de desempenho (KPIs) e entende os principais gastos da folha de pagamento.
Dessa forma, é possível tomar decisões estratégicas para reduzir custos e a novos investimentos. Dentre as tecnologias para gestão da folha de pagamento disponíveis no mercado, podemos destacar o software de gestão de RH da Benner.
Quais são as funcionalidades desta aplicação? O módulo pagamento permite a configuração de diversas formas de cálculos. Além disso, é possível também personalizar conferências, tornando-as simples e automatizadas. Existem outros módulos, como:
- Gestão de pessoas – recrutamento, treinamento, desempenho e plano de cargos e salários;
- Gestão de riscos – medicina e segurança do trabalho;
- RH estratégico – registro de ponto, indicadores de desempenho e portal de comunicação entre gestores e colaboradores.
Gostou de conhecer alguns recursos do software? O que acha de potencializar os cálculos da folha de pagamento? Então, aproveite para conhecer todas as funcionalidades do sistema de Gestão de RH da Benner!
