A redução do custo operacional em uma empresa é um processo que exige muita cautela, planejamento e organização. Isso porque trata-se de uma meta que nem sempre é fácil de cumprir, principalmente se o negócio não adotar práticas e medidas bem pensadas para alcançar o objetivo final.
No entanto, é também uma forma de se manter na competitividade alta do mercado, inovar a atuação da empresa, minimizar desperdícios, garantir o capital de giro necessário para as operações e melhorar as margens de lucro. Para atingir essa meta, é preciso aderir ao uso de tecnologia capaz de gerir um negócio, como o sistema ERP.
Continue lendo e descubra como o ERP pode ajudar na redução do custo operacional da sua empresa!
O que é ERP?
A sigla “ERP” faz referência a “Enterprise Resource Planning”, que significa “Planejamento de Recursos Empresariais”. Trata-se de um sistema integrado de gestão empresarial que unifica todos os dados e processos de uma empresa em um único lugar, por meio de um software.
Ou seja, é um sistema que conecta e organiza todos os setores e informações de uma empresa com o objetivo de melhorar vários aspectos da gestão interna da organização. Assim, ele é constituído por recursos e funcionalidades fundamentais às necessidades do negócio, tornando-o mais eficiente e estabelecendo dinâmica nas operações.
O ERP possibilita reduzir o custo operacional de uma empresa por ser capaz de tornar a gestão interna de todos os setores mais eficiente e otimizada, eliminando, então, riscos com automatização de tarefas manuais e aumentando a capacidade de análise sobre o desempenho das negociações, por exemplo.
Quais são os benefícios do ERP?
Atuando diretamente nos processos internos da empresa, o ERP é forte aliado do gestor do negócio para garantir que sua atuação seja mais produtiva e eficaz na busca de melhorias das atividades diárias. Isto é, com a adoção do software de gestão, torna-se possível otimizar o fluxo de trabalho e centralizar toda a inteligência de negócios.
Abaixo, veja quais são os principais benefícios de adotar o ERP para reduzir o custo operacional da sua empresa:
Aumento da produtividade
O maior benefício da adoção do ERP está na integração dos setores e automação de tarefas, o que elimina os processos lentos e manuais, além de diminuir a burocracia e tornar as atividades da rotina da corporação mais rápidas, dinâmicas e fluídas. Tudo isso é o que vai impactar no aumento da produtividade dos colaboradores e gestão.
Isso porque, em vez de gastar tempo para realizar uma tarefa, por exemplo, a equipe pode se organizar para uma produção mais otimizada e eficiente. O suporte de um software de gestão com recursos necessários para a empresa é capaz de reduzir o tempo gasto entre cada atividade e também eliminar as tarefas manuais.
Além disso, há o trabalho do gestor, que também é otimizado, pois ele passa a ter maior controle sobre as tarefas e informações de todos os setores, podendo monitorar em tempo real todos os resultados e etapas. É um recurso que também ajuda a encontrar soluções para as falhas e erros que possam surgir.
Padronização da rotina e automação das tarefas
Por falar em produtividade, o ERP possibilita otimizar o fluxo de trabalho ao tornar as tarefas mais ágeis e padronizadas. Há também a automatização das atividades manuais, que elimina os riscos e erros que podem ocorrer com a interação humana. Isso, inclusive, também reduz os gastos com retrabalhos e compra de materiais.
Com a rotina padronizada, os funcionários podem cumprir as práticas diárias sem interrupções e complicações, o que aumenta a eficiência na produção.
Controle eficiente de pagamentos
O processo de controle dos pagamentos é passível de erros e riscos grandes quando não conta com uma aplicação capaz de gerir isso com eficiência, afinal, são muitas as movimentações dentro de uma empresa, mesmo que de pequeno porte. Com o ERP, o custo operacional com funcionários encarregados a essa tarefa é eliminado.
Ou seja, sua empresa passa a contar com uma ferramenta segura que gera relatórios em relação aos clientes com detalhes de seus pagamentos. Com isso, você consegue saber se há algo em atraso ou se está tudo em dia, o que evita cobrança indevida e a inadimplência.
Mobilidade
O ERP também ajuda a reduzir custo operacional com relação à mobilidade, uma vez que o modelo de softwares as a Service (SaaS) tem seus recursos hospedados na nuvem. Isso significa dizer que não é preciso investir em equipamentos de ponta e nem em suporte para a sua implantação.
Além disso, como você acessa de qualquer lugar ou dispositivo, não precisa de deslocamentos desnecessários para conseguir uma informação ou gerir o seu negócio. Você consegue fazer isso de onde quiser, mesmo que esteja, por exemplo, em alguma viagem de trabalho.
Gestão de estoque
Se tem um setor que exige bastante cuidado é o de estoque. Isso porque é muito comum que haja o descontrole das atividades em relação a ele. Trata-se de um processo que requer constante monitoramento, visto que a perda de produtos e insumos pode impactar negativamente o financeiro da empresa.
No entanto, o ERP também pode contribuir com a minimização do custo operacional no estoque. Afinal, oferece a possibilidade de automatização de tarefas manuais, que elimina erros e falhas, retrabalhos e compra de certos materiais. Além de eliminar os gargalos e contribuir para manter a organização dos produtos.
Assertividade na tomada de decisão
Por fim, não poderíamos deixar de mencionar que por gerar relatórios estratégicos e atualizados e permitir o monitoramento em tempo real da gestão interna da empresa, o ERP ajuda a tornar a tomada de decisão mais assertiva. Afinal, isso poderá ser feito com base em dados reais e atuais em relação à situação do negócio.
Como saber se a minha empresa precisa de um ERP?
Para saber se a sua empresa precisa de um ERP, basta se fazer algumas perguntas, como:
- A equipe precisa de muitas horas para realizar tarefas que poderiam ser automatizadas?
- Como é o acesso a dados na sua empresa? O gestor precisa colher informações com os colaboradores para tomar decisões importantes?
- Sua empresa atua com vários fornecedores, incluindo internacionais?
- Os sistemas tecnológicos da sua empresa são integrados e fornecem sincronização de dados entre si?
- É preciso gastar muito tempo buscando informações sobre os negócios da empresa?
- Os colaboradores não conseguem compartilhar as informações de forma ágil e prática?
- Como está o cumprimento das normas vigentes? A empresa já foi multada por questões fiscais?
- A equipe sente dificuldade em resolver problemas simples por demorarem a identificá-los?
Todas essas questões são importantes para entender como está a necessidade da sua empresa em adotar um sistema de gestão empresarial que sustente o negócio e reduza custo operacional.
Como o ERP atua nas empresas?
O ERP é um sistema que tem como foco:
- Ajudar o gestor a administrar os dados;
- Monitorar as atividades internas;
- Acompanhar as etapas e entregas diárias das equipes;
- Unificar os setores, de modo que haja dinâmica e sincronização de informações.
Além disso, a ferramenta contribui para a gestão de pessoas, conferindo maior visibilidade e transparência ao gestor em relação à produtividade da equipe. Assim, ele consegue aprimorar as entregas e identificar gargalos com mais rapidez para uma solução também mais rápida.
Isso aumenta o controle e fluidez entre as tarefas e setores por unificar todas as informações em um só sistema. Quando cada setor trabalha com um sistema diferente, há propensão grande de erros ocorrerem na entrega das informações que comprometerão as movimentações rotineiras da empresa.
Entre outras funções, o ERP atua de forma a conferir:
- Maior simplificação de processos nas operações diárias;
- Unificação de inteligência e qualidade de dados;
- Gestão integrada de dados e informações;
- Controle e cumprimento das tarefas, prazos e questões burocráticas;
- Otimização do tempo e aumento da produtividade.
Como reduzir o custo operacional com um ERP?
Dentre todas as vantagens em adotar o sistema ERP, a principal está no foco em otimizar os processos e reduzir o custo operacional por meio de vários benefícios, como:
Aumento da agilidade
A otimização do tempo com o ERP acontece por meio do eficiente envio e compartilhamento de dados, o que impede erros e que tarefas sejam sobrepostas às outras ou realizadas de uma só vez. Ou seja, o sistema contribui com o custo operacional ao evitar retrabalhos e minimizando desperdícios de recursos.
Reduzindo gastos com TI
Com adoção do ERP torna-se possível obter uma central de informações eficiente, o que elimina a utilização de diversos sistemas e monitoramento por funcionários. E isso em relação a cada setor.
Ou seja, os gastos com TI são muito reduzidos porque os custos com manutenção e ferramentas são centralizados em um único software. Além disso, quando o ERP é hospedado na nuvem, há maior diminuição de gastos com desenvolvimento e implantação da solução, como mencionamos anteriormente, e também elimina a necessidade de gastos para manter a infraestrutura de software.
Dados atualizados
O ERP fornece informação em tempo real, o que beneficia a empresa em ter acesso a dados atualizados sempre. Portanto, há redução de custo operacional quanto ao tempo de espera em receber informações para resolver um problema e também ao evitar erros passíveis de troca de dados de modo manual.
Logo, além de gerar dados de qualidade, também propicia um planejamento estratégico ao identificar e solucionar problemas mais rapidamente, evitando riscos de prejuízos.
Facilitação do atendimento
O atendimento ao cliente tem sido muito discutido atualmente, visto que o foco tem estado cada vez mais na experiência do usuário. Com isso, o sistema de gestão empresarial facilita a criação de um contato mais próximo tanto em relação à estratégia B2B quanto à B2C. Isto é, torna-se possível otimizar o atendimento.
Isso ocorre por meio da facilidade de criar uma central virtual que permita monitorar os pedidos de produtos e outras questões relacionadas ao negócio e ao cliente.
Automatização de tarefas
E não podemos deixar de falar também da automatização de tarefas, que é um recurso rico em relação à redução do custo operacional de uma empresa. Com o ERP, não há mais custos com controles manuais, erros administrativos e legais, uma vez que ele permite automatizar essas atividades e torná-las eficientes e sem erros.
Quais são os diferenciais do Sistema de Gestão Empresarial da Benner?
Se você está buscando um sistema completo e que pode se adaptar ao seu negócio, o ERP da Benner possui diferenciações que você precisa conhecer, como:
- Oferece controle completo a todos os processos da empresa, de forma simples e com acesso via dispositivos móveis;
- Maior visibilidade do fluxo financeiro, de forma clara, por conta e organograma, com entradas e saídas bem definidas;
- Integração e visão completa entre os setores, aumentando a transparência de centros de custos e processos administrativos;
- Redução de multas e penalizações fiscais por meio dos modos de controladoria que mantém suas obrigações controladas;
- Confere amplo suporte à empresa, por meio da equipe Benner, sempre preparada para garantir as funcionalidades do sistema;
- Automatização do negócio de forma flexível e com serviços diferenciados que só a Benner oferece;
- Oferece maior eficiência na gestão de clientes, com maior liquidez e lucratividade por cliente/contrato;
- Conta com um controle de inadimplência;
- Emite nota fiscal simples e prática;
- Conta com 6 módulos do sistema: faturamento, financeiro, contábil, tributário, materiais, compras e comercial.
E então, agora que você já sabe como um sistema de gestão reduz custo operacional e que o ERP da Benner oferece vantagens que são fundamentais para o sucesso do seu negócio, que tal entrar em contato e nos contar suas dores? Fale com um consultor Benner e tenha o suporte que merece!
