Efetuar um bom controle de audiências vai muito além da gestão dos prazos processuais. Para que ele seja efetivo nas rotinas do setor jurídico diversas particularidades precisam ser observadas. Uma vez que também há a necessidade de preparação para cada audiência.
Se antes esse já era um cuidado imprescindível para os profissionais de direito, atualmente ele exige ainda mais atenção, já que certas mudanças foram impostas com a chegada da pandemia e muitas audiências agora são online.
Por isso, o uso de bons softwares na área é fundamental para os departamentos jurídicos, já que eles proporcionam um nível mais prático e preciso de gerenciamento em diferentes contextos.
Quer descobrir como utilizar esse tipo de ferramenta para executar um controle de audiências efetivo e adequado à sua realidade (seja no contexto pandêmico ou após a chegada do “novo normal”)? Confira a seguir!
Como fazer o controle de audiências?
Normalmente, os advogados apostam nas planilhas para realizar o seu controle de audiências. Para isso, basta inserir uma categoria de audiências na planilha de controle de prazos processuais e acompanhar os compromissos.
Contudo, é importante que o recurso também conte com uma fórmula capaz de apontar datas coincidentes. Isso porque, nos modelos básicos do Excel, não há um calendário que garanta uma visão mais prática sobre as atividades do dia e que demonstre se existem compromissos simultâneos.
Inclusive, isso também é importante para as audiências online, uma vez que, por mais que elas não ofereçam dificuldades de deslocamento quanto ao cumprimento de audiências muito próximas, ainda é importante ter tempo para a preparação.
Ou seja, por mais difundido e funcional que o uso de planilhas seja, ele exige alguns cuidados e adaptações. Além disso, ele também pode apresentar dificuldades, já que seu preenchimento é todo manual.
Como solução para esses entraves, os softwares jurídicos são as opções mais recomendadas. Nesse sentido, eles permitem uma visualização de calendário, para que os advogados vejam com agilidade se há mais de um compromisso marcado em um dia.
Além disso, os sistemas de gestão são capazes de:
- Capturar intimações;
- Realizar o acompanhamento dos andamentos;
- Enviar notificações, tornando as preparações para as audiências muito mais práticas;
- Alocação de Prepostos;
- Gerenciamento de Honorários Externos;
- Mobile para apoio ao advogado nas audiências.
Dessa maneira, os profissionais podem ser avisados da audiência e se programar com antecedência, tendo inclusive acesso ágil aos dados processuais e à documentação necessária, que fica integrada no software.
Como funciona a leitura de novas intimações?
Para que o software jurídico viabilize um controle de audiências mais eficiente, ele precisa fazer a leitura automática das intimações recebidas.
O funcionamento desse recurso é muito simples: ao se cadastrar no sistema, o advogado informa o seu nome e o número da OAB. Ao fim do preenchimento, o software passa a capturar os dados dos diários oficiais e de justiça, reunindo todas as intimações e publicações em um único ambiente.
Assim, toda vez que uma nova intimação for identificada, o sistema envia uma notificação automática para o profissional.
Como funciona o monitoramento de andamentos processuais?
Assim como na leitura de notificações, sempre que um andamento processual é realizado no site do tribunal, o software jurídico poderá receber, através de serviços contratados, as notificações dos andamentos processuais, facilitando a gestão dos mesmos.
Dessa forma, os profissionais do departamento jurídico não precisam mais se preocupar em consultar cada site de tribunal, já que o software faz e informa tudo automaticamente.
Como orientar o departamento jurídico sobre o controle de audiências?
Para ter mais eficiência no controle de audiências, alguns cuidados são indispensáveis nas rotinas dos advogados. São eles:
Foque menos em funções administrativas
As tarefas burocráticas e as funções administrativas são ocupações que tomam muito tempo dos profissionais de direito, prejudicando assim o foco de suas atividades.
Com um bom software jurídico, é possível organizar tudo em um único ambiente e garantir mais agilidade para as rotinas. Afinal, com todas as tarefas e informações digitalizadas, as planilhas manuais são evitadas e todas as burocracias passam a ser automatizadas.
Organize sua agenda
Prezar pela organização nas rotinas profissionais é um dos cuidados mais importantes para ter mais produtividade e garantir um bom controle de audiências.
Por isso, não abra mão de uma agenda bem estruturada e constantemente atualizada, para que você gerencie melhor os seus compromissos.
Crie objetivos e metas
Por meio da controladoria jurídica, procure sempre inspecionar suas atividades e criar novas metas a partir delas, inclusive de seus subordinados e escritórios terceiros.
Ao analisar suas rotinas e determinar os resultados dos trabalhos realizados, é possível identificar gargalos e oportunidades de melhorias. Assim, acaba garantindo um desenvolvimento contínuo para os seus processos de trabalho e reduzir custos operacionais.
Divida seus horários
Tanto no controle de audiências, quanto nos demais gerenciamento e tarefas jurídicas, é comum que os advogados ocupem seus horários pessoais para realizar algumas tarefas profissionais, com a ideia de que isso aumenta a produtividade.
Contudo, o efeito é inverso: misturar lazer com trabalho afeta significativamente o desempenho laboral!
Assim, o ideal é delimitar bem a agenda e definir os períodos que serão focados apenas nas rotinas advocatícias.
Utilize um software jurídico
Por fim, reforçamos novamente a importância de um bom software jurídico para o controle de audiências, prazos e processos!
Mais do que livrar os advogados de tarefas burocráticas e manuais, esse tipo de ferramenta permite:
- Uma organização mais simples e assertiva de agenda;
- Acompanhamento minucioso para a definição de metas;
- Evitar perda de audiências, prazos e pagamentos;
- Entre outros benefícios ligados aos cuidados que mencionamos até aqui.
Quais as vantagens do sistema para Departamento Jurídico Benner no Controle de Audiências?
O Sistema para Departamento Jurídico Benner é a solução ideal para quem precisa facilitar e automatizar o gerenciamento do ciclo de seus processos!
Com ele, os advogados têm uma visão completa das audiências e garantem mais eficiência no acompanhamento de pauta. Além disso, o software permite verificar audiências com pendências, para que ações preventivas sejam tomadas e aprimorem a execução das atividades e alocação de prepostos.
Com ele, os departamentos jurídicos têm mais agilidade para fazer convocações através do sistema, para verificar os vínculos das testemunhas, montar as estratégias do processo, e assim por diante.
Ao desfrutar dos benefícios do software de gestão jurídica Benner, você:
- Evita perda de prazos;
- Visualiza todas as agendas de audiências, de forma a não dar revelia por falta de recursos;
- Realiza a gestão do fluxo de convocação de prepostos e testemunhas.
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