O setor de controladoria jurídica é aquele que lida com o controle estratégico de uma série de atividades ligadas ao gerenciamento jurídico, seja nos escritórios de advocacia ou mesmo nos departamentos legais das empresas.
Nas rotinas advocatícias, mais que se ater aos serviços prestados, é preciso dedicar tempo à qualificação, ao acompanhamento de processos, ao atendimento dos clientes, à criação de networking, à própria administração, entre outras tarefas relacionadas.
Diante de tantas demandas, é papel de qualquer profissional manter a excelência e o dinamismo de suas funções. Assim como, manter a atenção ao compliance e ao bom andamento das atividades realizadas.
Lidar com um volume tão grande de responsabilidades simultâneas com conformidade pode parecer desafiador, mas é imprescindível para quem deseja ter sucesso na área em que atua!
Por isso, a controladoria jurídica se dedica às estratégias e meios de gestão que garantem um melhor aproveitamento de tempo, para que todas as rotinas jurídicas sejam cumpridas com excelência.
Mas, como as características e processos da área beneficiam os profissionais? A seguir, descubra estes e outros detalhes de suma importância sobre o tema.
Como a controladoria jurídica funciona?
De forma resumida, o setor de controladoria jurídica é aquele responsável pela gestão das atividades em um escritório de advocacia ou no departamento jurídico corporativo de uma empresa.
Seu papel é adotar bases de parametrização e uniformização para que todos os procedimentos se mantenham conformes. Além de, claro, devidamente organizados e sem riscos de conflitos.
Nesse contexto, uma de suas funções mais importantes é mensurar os indicadores de performance e o desempenho dos sistemas utilizados. Assim, é possível determinar detalhar os resultados das atividades por meio de relatórios.
A partir disso, a controladoria jurídica também é voltada à correta definição e monitoramento de metas e prazos, a fim de manter a qualidade dos serviços e evitar erros que comprometam os clientes.
Entre os processos em que a controladoria presta assistência aos gestores e advogados, destacam-se:
- Controle e acompanhamento de prazos;
- Elaboração de guias de pagamento;
- Distribuição das publicações;
- Estabelecimento de prazos;
- Acompanhamento processual;
- Armazenamento e arquivamento de documentos;
- Produção de protocolos eletrônicos;
- Agendamento de despachos e sustentações.
Basicamente, a controladoria jurídica é um meio de organização e trocas de informações. Isso significa que ela não é um segmento independente, mas diretamente relacionado a outras áreas e profissionais.
Com base nas atividades desempenhadas por ela, é possível:
- Reconhecer e corrigir gargalos;
- Definir metas de crescimento mais realistas;
- Acompanhar a produtividade das tarefas;
- Ajustar honorários;
- Entre outros pontos de suma importância para um bom gerenciamento jurídico!
Para que você entenda melhor como a controladoria jurídica é desempenhada, confira quais são os principais desafios superados por ela nas empresas.
Quais desafios a controladoria jurídica ajuda a superar?
A melhor maneira de compreender as funções e responsabilidades da controladoria jurídica é por meio das rotinas que ela otimiza e dos desafios que a mesma ajuda a superar. Entre os principais deles, destacam-se:
Garanta mais tempo para lidar com processos antigos
As rotinas dos escritórios e setores advocatícios são marcadas por novos processos sempre entrando e por prazos apertados que precisam ser cumpridos. Com isso, é comum que processos mais antigos mantenham-se parados e sejam lembrados somente quando uma nova intimação for aberta.
A principal carência para lidar com processos antigos é a falta de tempo, e a controladoria jurídica atua justamente para que ele seja mais disponível.
Isso porque, sua função é auxiliar a área técnica, livrando os advogados de lidar com detalhes como:
- A emissão de guias;
- Marcação de prazos;
- Diligências;
- Cópias processuais;
- Entre outras responsabilidades que tomam o tempo que poderia ser dedicado às próprias funções jurídicas.
Organize melhor os prazos e a agenda
No mesmo sentido do tópico anterior, os advogados também têm problemas quando precisam organizar constantemente seus compromissos e os prazos que precisam cumprir.
Para liberar e organizar o tempo dos profissionais, a controladoria jurídica lida com a gestão de agenda e o lançamento de prazos.
Assim, por meio de um bom sistema de gerenciamento, os responsáveis pelo controle realizam uma administração completa, não só organizando as rotinas advocatícias, como também lembrando e orientando os profissionais sobre seus protocolos e responsabilidades.
Gerencie arquivos físicos e digitais com mais qualidade
Uma boa gestão de documentos jurídicos é fundamental para que os profissionais tenham à sua disposição toda a documentação que necessitam quando for necessário.
A organização dos arquivos físicos e digitais é muito importante para que nenhum advogado perca tempo e comprometa suas rotinas. Por isso, a controladoria jurídica também tem foco nesse gerenciamento, seja para melhor organizar o espaço de armazenamento físico ou agregar um melhor andamento aos processos eletrônicos.
Acompanhe seu desempenho e passe melhores feedbacks aos clientes
No dia a dia, é normal que os clientes se sintam insatisfeitos pela lentidão nos seus processos e por não compreenderem que esse tipo de atraso muitas vezes não é de responsabilidade do advogado.
O problema se agrava quando os profissionais não têm tempo e nem insumos para passar uma posição clara aos seus parceiros sobre esse tipo de situação.
Frente a isso, a controladoria jurídica também se esforça para organizar e atualizar as informações. Dessa forma, garante uma visão clara sobre a movimentação dos processos e dos esforços dos advogados por meio de relatórios encaminhados aos clientes.
Otimize custos e aumente a produtividade
Com todos os pontos mencionados até aqui, é evidente como a controladoria é indispensável para aumentar a produtividade no departamento jurídico!
Mais que prestar auxílio técnico aos profissionais e aprimorar o tempo das rotinas jurídicas, a área também fornece um acompanhamento e análises completas de resultados.
Por meio de relatórios precisos e bem organizados, a controladoria jurídica permite uma visão mais precisa sobre o escritório ou setor jurídico, fornecendo insumos para um gerenciamento mais assertivo.
Ao compreender o que está acontecendo na empresa e fornecer meios para que todos os processos ocorram da melhor maneira possível, ela melhora significativamente a organização, agrega mais produtividade e otimiza custos.
Como destacamos algumas vezes ao longo do artigo, um bom sistema de automação é fundamental para que a controladoria consiga lidar com um volume tão denso de informações e com um nível tão preciso de organização.
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