O contrato digital é uma facilidade da transformação digital e uma adequação às novas necessidades de empresas e clientes. Isso porque um documento eletrônico traz maior praticidade e agilidade aos processos de elaboração e de assinatura de contratos.
Substituindo as diversas vias impressas de contratos, o contrato digital evita a morosidade do envio de cópias físicas para pessoas que estão distantes e torna desnecessária a autenticação em cartório. Além disso, não ocupa espaço físico e diminui as falhas manuais.
O contrato digital segue o mesmo princípio dos contratos tradicionais e é plenamente válido juridicamente. Para isto, ele precisa ser formalizado através da assinatura eletrônica de cada uma das partes envolvidas.
Contrato digital: certificados e assinaturas digitais
Em 2001, a Casa Civil do Governo Federal já editava uma Medida Provisória sobre a validade de documentos digitais e operações virtuais. Assim, foi criada a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), trazendo mais confiança para a emissão de certificados digitais. Eles são necessários para identificar pessoas físicas ou pessoas jurídicas em ambiente eletrônico.
Da mesma forma, a assinatura digital tem a validade jurídica de uma assinatura reconhecida em cartório. Ela é altamente confiável e exclusiva, tendo como base um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora. No processo em que é utilizada, usa-se a criptografia e confirmação da ICP.
Assim, um contrato digital assinado eletronicamente possui atributos únicos e garantias de integridade e sigilo, tornando o documento autêntico e irrefutável. Com esta finalidade, são utilizados sistemas de não-repúdio, que previnem a contestação ou anulação de um acordo. Eles provam através de criptografia quem assinou, quando e onde, a fim de evitar disputas.
Além disso, o contrato somente pode ser acessado pelas pessoas autorizadas e são armazenados em bancos de dados seguros. Ou seja, ele não pode ser enviado por outras vias digitais como e-mail, nem pode ser copiado indiscriminadamente. Para isto, são utilizados portais específicos ou sistemas de software jurídicos seguros.
Itens essenciais para elaborar um contrato digital
Da mesma forma que um contrato tradicional impresso, é importante se atentar a alguns detalhes na hora de elaborar um contrato digital para que não haja surpresas desagradáveis.
Assim, existem elementos obrigatórios para a proteção jurídica de ambas as partes envolvidas na negociação. São eles:
1. Identificação das partes envolvidas
Esta é a parte mais importante de um contrato, já que estamos falando de quem contrata (contratante ou tomador) e de quem é contratado (prestador ou contratado). Isso ocorre pois ambos terão seus direitos e deveres um em relação ao outro.
Assim, é necessário que os dados de cada uma das partes estejam preenchidos corretamente, para evitar a possibilidade de anulação do contrato digital. Entre as informações necessárias para a identificação devem constar:
- Dados completos dos representantes da empresa ou da pessoa física;
- CNPJ ou CPF;
- Endereço completo da sede se for uma empresa ou endereço residencial se for uma pessoa física;
- Razão social, em caso de empresa.
2. Descrição das obrigações e direitos
Descrever com detalhes os deveres e direitos de cada um dos envolvidos no contrato evita dores de cabeça como serviço incompleto e remuneração incompatível, sempre considerando o que foi definido no documento.
Por isso, as obrigações e direitos devem ser especificados, para não haver o risco também de solicitar algo além das especificidades previstas. Se isso ocorrer, talvez seja necessário refazer o contrato para atualizá-lo.
3. Detalhamento do objeto do contrato
A fim de evitar ruídos de comunicação, o contrato digital deve especificar detalhadamente o escopo do serviço ou projeto. Ele representa um resumo do que deverá ser executado ou realizado.
A presença desse registro por escrito no contrato digital garante que nenhuma das duas partes ultrapassará os limites estabelecidos.
Assim, este item também é importante para resguardar todos os envolvidos de possíveis mudanças no escopo. É comum se deparar com este tipo de situação, aumentando quantidades, valores, até mesmo o tempo do contrato. Para que isso seja feito sem prejudicar as partes envolvidas, é necessário elaborar aditivos e fazer ajustes.
4. Definição do tempo de contrato
De acordo com o Código Civil, o prazo máximo de um contrato é de quatro anos. Logo, deve estar especificado no contrato digital o período de vigência do documento, dentro deste limite. Porém, nada impede que, ao fim do contrato, ele seja renovado com anuência das partes.
Mesmo assim, é essencial fixar uma data para a renovação do acordo e especificar alguns termos, para que ninguém seja prejudicado no período de transição.
5. Inclusão de cláusulas de cancelamento e ajustes
Esta medida é importante para deixar claro para as duas partes que haverá consequências financeiras se o contrato for cancelado. Existem exceções justificadas, que acontecem quando um dos envolvidos não está cumprindo sua parte do acordo e desrespeita uma cláusula contratual.
A melhor maneira de evitar isto é através de penalidades e multas previstas no contrato digital. Assim, ambas as partes já têm conhecimento do que lhes cabe realizar ou não dentro do que foi estabelecido.
É fundamental também incluir cláusulas de reajustes de valores a cada período, principalmente quando o contrato é de longa duração. Em alguns casos, podem ser usados índices para guiar estes ajustes, e estes também devem estar definidos no contrato digital.
6. Elaboração de minutas padronizadas
Se a sua empresa elabora muitos contratos, é interessante ter minutas padronizadas que possam ser incluídas em diversos tipos de contratos digitais. O setor jurídico da sua empresa pode elaborar estas minutas com antecedência, melhorando a produtividade e otimizando a elaboração dos contratos.
Isto é importante pois ajuda a tornar a atuação do departamento jurídico ainda mais estratégica dentro da organização.
Condições essenciais de um contrato digital
Para a elaboração e assinatura de um contrato digital, existem algumas condições essenciais que precisam ser seguidas para oferecer segurança às partes envolvidas e garantir a validade jurídica do documento, evitando problemas. Veja quais são eles:
Segurança da informação
Ter um ambiente virtual com acesso seguro é um fator primordial para manter a segurança dos contratos digitais. Pode ser implantado o acesso com autenticação de dois fatores.
Dessa forma, você garante que apenas o contratado irá acessar o documento. Restringir o acesso a pessoas e departamentos também é uma opção.
Assinatura digital
Nós comentamos acima a importância da assinatura digital para a validade de um contrato digital. Contar com uma plataforma especializada em assinaturas digitais garante essa segurança para seus clientes e fornecedores.
A assinatura digital pode ser eletrônica, utilizando senhas e biometria, ou digital, criptografada com um certificado digital. O Benner jurídico, por exemplo, permite que os documentos sejam assinados de forma digital, eliminando papel e gerando agilidade.
Plataforma de gestão de documentos
Além de tornar o departamento jurídico mais ágil na elaboração e gestão de documentos da sua empresa, o uso de uma plataforma de gestão pode trazer a segurança que você e seus contratados estão buscando.
O envio e acesso dos documentos se torna muito seguro, pois não há risco de perda dos documentos e de versões editadas. Além disso, o armazenamento na nuvem é mais econômico, pois não depende mais de espaços físicos nem de servidores que fiquem operando 24 horas por dia.
A solução de Gestão Jurídica Consultiva da Benner integra o gerenciamento de contratos, a gestão societária, a autenticação digital e processos de gestão judicial. Todos esses processos são baseados em fluxos operacionais ágeis, com workflows para melhorar e otimizar a tomada de decisões.
Quer mais agilidade, autonomia e segurança na elaboração e gestão de contratos digitais? Conte com a Benner!
