Cada vez mais popular entre as empresas, o conceito paperless também está ganhando espaço nos departamentos jurídicos. Ele se refere à digitalização de processos e documentos, e proporciona ganhos significativos em termos de performance e sustentabilidade.
Enquanto os advogados e gerentes jurídicos já entendem que o gerenciamento manual dos seus fluxos de trabalho gera muitos custos e perda de produtividade, as organizações buscam por meios viáveis e eficazes para se adequar às novas demandas ambientais do mercado.
Nesse contexto, investir em um escritório sem papel é o caminho lógico para reduzir o uso de insumos e, ao mesmo tempo, automatizar tarefas, centralizar informações, agilizar rotinas, minimizar erros e aproveitar os demais benefícios promovidos pela transformação digital.
Mas, afinal, o que é a cultura paperless exatamente? Quais os benefícios de reduzir o consumo de papel nas empresas? Em quais pilares essa tendência se baseia? Como aderir a ela? Entenda os detalhes mais importantes sobre o tema ao longo deste artigo.
O que é paperless?
Paperless é um termo em inglês que pode ser traduzido como “sem papel”. Ele é utilizado para definir as organizações que eliminam ou diminuem drasticamente o uso desse material nas suas rotinas operacionais.
Tradicionalmente, os escritórios dependem de milhares de folhas de papel sulfite, pastas, envelopes, blocos para anotações, fichas e arquivos físicos. Já nessa nova cultura organizacional, tudo isso é substituído por sistemas e arquivos digitais.
A ideia é investir em uma boa infraestrutura de TI, redes robustas de computadores, armazenamento em nuvem e em bons softwares de gestão. Isso garante processos mais eficientes, ágeis, assertivos e também sustentáveis.
O conceito foi usado pela primeira vez em 1975, em um artigo da revista Business Week. Na época, os computadores estavam começando a ganhar espaço nos negócios e imaginava-se que logo eles substituiriam os papéis em definitivo.
Contudo, a cultura paperless só se consolidou depois da virada do milênio, quando as discussões sobre o impacto ambiental das empresas atingiram níveis mundiais e a transformação digital inseriu a tecnologia de maneira definitiva no mercado.
Quais os benefícios de adotar o modelo paperless?
A tecnologia e os recursos digitais já estão profundamente inseridos no mercado. Ignorar essa nova realidade competitiva não é mais possível para as empresas que desejam manter a sua relevância e competitividade. Até porque, ser paperless proporciona diversos benefícios, como:
Redução de custos
Cerca de 3% dos lucros das organizações são destinados a gastos em papéis, insumos para impressão, armazenamento e manutenção de documentos. Além disso, 50% dos desperdícios nos escritórios são em papel. Os dados são da Gartner, divulgados pela Infomoney.
Por si só, isso demonstra como a cultura paperless favorece a redução de custos. Contudo, vale ressaltar que a digitalização de processos também promove a otimização dos recursos disponíveis.
Maior segurança
Todos os documentos e arquivos armazenados no ambiente digital ficam protegidos por criptografia e têm seu acesso limitado apenas a profissionais autorizados. Além disso, seu manuseio é todo rastreável, o que reforça a governança dos departamentos jurídicos.
Ao contrário da documentação manual, que é mais sujeita a erros e perdas, os registros digitais têm mais conformidade graças aos padrões inseridos no sistema. Inclusive, eles têm backups na nuvem, para que não sejam perdidos nem se o hardware for danificado.
Aumento da performance
Quando sua empresa adere ao modelo paperless, todas as informações, documentos e fluxos de trabalho ficam integrados no mesmo sistema. Normalmente, esse tipo de plataforma tem uso intuitivo e personalizado de acordo com as demandas dos processos de cada negócio.
Isso gera um ganho significativo de performance. Afinal, o acesso aos arquivos pode ser feito em poucos cliques, a comunicação entre os profissionais é centralizada, os indicadores da gestão jurídica ficam mais visíveis e a organização das tarefas se torna mais prática e assertiva.
Sustentabilidade
A responsabilidade socioambiental é uma demanda crescente entre as empresas, e a tecnologia é a principal aliada para promovê-la. Muito além dos benefícios corporativos, os documentos digitais hoje também são protagonistas em termos de sustentabilidade.
Para você ter ideia, 10,7 milhões de toneladas de papéis foram fabricados no Brasil em 2021, segundo dados da Indústria Brasileira de Árvores. Considerando que só uma folha A4 consome cerca de 10 litros de água para ser produzida, é fácil perceber a importância de reduzir seu uso.
Os 3 pilares da transformação paperless
A cultura paperless só é viável quando a validade e a segurança das informações digitalizadas conseguem ser equivalentes ou maiores do que os padrões tradicionalmente adotados nos documentos de papel. Para suprir essa necessidade, há 3 pilares que devem ser respeitados:
Identificação
Em primeiro lugar, as pessoas e os sistemas inseridos no modelo paperless devem ser identificáveis. Para garantir que as pessoas ou os sistemas sejam reconhecidos de maneira confiável, há 2 recursos possíveis:
- Certificado digital: funciona como uma espécie de identidade eletrônica, que comprova a autenticidade de operações e assinaturas digitais. Ele é veiculado a chaves criptográficas e reúne informações que confirmam a identidade do portador;
- Biometria: confirma a identificação de uma pessoa a partir de suas características únicas. A leitura de impressão digital é a ferramenta mais conhecida, mas já há sistemas que reconhecem a face, retina, voz e íris, por exemplo.
Formalização
Já a formalização diz respeito à assinatura de um documento, que serve para confirmar que suas informações são legítimas. No caso da assinatura digital, há três meios com diferentes graus de confiabilidade:
- Assinatura eletrônica simples: recomendada para processos de risco baixo, ela atesta a integridade da assinatura por meio de evidências como endereço de IP, geolocalização, mensagem de confirmação, foto do signatário ou mesmo desenho da assinatura escrita;
- Assinatura eletrônica avançada: a identificação de quem assina é mais segura, pois se baseia nos recursos de identificação citados no item anterior (biometria ou certificado digital). Pode ser usada em processos com necessidade moderada de sigilo;
- Assinatura eletrônica qualificada: válida juridicamente desde 2001, por meio da MP 2202, esse modelo utiliza certificado ICP-Brasil. Sua confiabilidade é garantida e pode ser direcionada à formalização digital de qualquer tipo de documento ou processo.
Registro
Além da confiabilidade na identificação e na formalização dos documentos, também é fundamental que as informações eletrônicas tenham a temporalidade assegurada. Isso é feito por meio de um recurso chamado de registro digital.
Ligado à assinatura eletrônica ou aplicado diretamente no arquivo, a ferramenta garante a legitimidade de uma documentação, já que registra a data e hora em que ela foi assinada e comprova que não houve adulteração no relógio do dispositivo eletrônico utilizado para isso.
Como se tornar uma empresa sem papel?
Para aderir à cultura paperless, não basta digitalizar os documentos da sua empresa e eliminar todos os papéis do escritório. Na verdade, isso depende de certas mudanças na estrutura interna do negócio e na mentalidade da sua equipe, o que envolve etapas como:
- Boa infraestrutura de TI: dependendo do porte da organização, é possível ter uma equipe interna ou externa de Tecnologia da Informação, que precisará lidar com a rede corporativa, servidores, dispositivos interconectados, entre outras demandas estruturais;
- Conscientização e treinamento: os profissionais devem entender as mudanças, engajar-se com os benefícios que elas vão proporcionar e ter treinamento para que dominem e extraiam o máximo potencial da tecnologia;
- Migração: você precisa mapear os fluxos de trabalho, estabelecer metas de aprimoramento e inserir a tecnologia por etapas até que os ganhos pretendidos sejam alcançados;
- Cultura organizacional: mais que migrar processos e implementar sistemas, a cultura do seu time deve ser orientada à transformação digital. Ou seja, todos os processos e suas respectivas melhorias devem ser pensados sob o ponto de vista tecnológico;
- Sistemas e ferramentas: a empresa pode aderir a diferentes tipos de softwares de gerenciamento, comunicação, automatização, armazenamento em nuvem, e assim por diante. A importância está em garantir ferramentas alinhadas às suas necessidades.
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