Um dos documentos mais importantes da vida profissional dos trabalhadores, a carteira de trabalho se consolidou no mercado de trabalho em 1932. São mais de 90 anos de história, sendo útil para registrar vínculos empregatícios, benefícios e outras ocorrências.
Recentemente, o apelo por uma transformação do documento resultou no esforço para modernizá-lo. E é justamente a Carteira de Trabalho Digital que surgiu, sendo uma substituta do modelo físico.
Pensnado nisso, produzimos um artigo com todas as informações sobre a CTPS. Saiba todos os detalhes sobre o tema e descubra a importância da tecnologia.
Quais as diferenças entre a carteira física e a CTPS digital?
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) física e a CTPS Digital têm a mesma finalidade, que é registrar as informações trabalhistas e previdenciárias do trabalhador. No entanto, existem algumas diferenças entre elas:
Carteira de Trabalho Física
- Formato: a CTPS física é um documento físico, em formato de livreto, com páginas em papel onde são registradas as informações do trabalhador;
- Registro manual: as anotações são feitas manualmente, com escrita a tinta pelo empregador ou autoridade competente. Isso inclui informações sobre contratos de trabalho, salários, férias, entre outros;
- Comprovação física: a opção é usada para comprovar o vínculo empregatício e a experiência profissional do trabalhador. O trabalhador pode apresentá-la em entrevistas de emprego e para solicitar benefícios previdenciários;
- Extravio ou danos: em caso de perda, extravio ou danos, o trabalhador pode solicitar a emissão de uma segunda via em um posto de atendimento do Ministério da Economia.
CTPS Digital
- Formato eletrônico: a CTPS Digital é uma versão eletrônica da carteira de trabalho. A opção é acessível por meio do aplicativo “Carteira de Trabalho Digital” ou pelo site do governo;
- Registro eletrônico: as informações na CTPS Digital são registradas eletronicamente, por meio do sistema do eSocial, pelo empregador ou autoridades competentes;
- Acesso online: o trabalhador pode acessar sua CTPS digital pelo aplicativo ou site do governo, usando seu CPF e uma senha pessoal, sem a necessidade de carregar um documento físico;
- Validação por QR Code: a CTPS digital possui um QR Code, que permite a validação instantânea das informações. Isso proporciona mais agilidade e segurança na verificação de dados trabalhistas;
- Substituição a longo prazo: a CTPS digital é uma opção e está sendo implementada aos poucos, não substituindo completamente a versão física. Ambas têm validade legal.
Em resumo, a principal diferença entre a CTPS física e a CTPS digital é o formato: uma é um documento físico, enquanto a outra tem todos os processos disponíveis na internet. Ambas têm a mesma função de registrar as informações trabalhistas, mas a digital oferece mais facilidade de acesso e validação online.
Como o empregador preenche a carteira digital de trabalho?
A Carteira de Trabalho Digital (CTPS Digital) é preenchida e gerenciada pelo empregador por meio do eSocial. Para preencher a CTPS Digital, o empregador deve seguir os seguintes passos:
Acesso ao eSocial
O empregador precisa acessar o portal do eSocial e fazer login com seu certificado digital ou código de acesso.
Cadastro da empresa
Caso a empresa ainda não esteja cadastrada no eSocial, o empregador deve realizar o cadastro e fornecer todas as informações necessárias.
Registro do empregado
Ao contratar um novo funcionário, o empregador deve registrar o contrato de trabalho no eSocial. Para isso, ele deve preencher os dados do empregado, informações sobre o contrato de trabalho (data de admissão, salário, cargo, etc.) e outros detalhes relevantes.
Eventos trabalhistas
Ao longo do vínculo empregatício, o empregador deve informar ao eSocial todos os eventos trabalhistas. Isso inclui férias, afastamentos, alterações salariais, rescisão contratual, entre outros.
Impressão da CTPS Digital
Após o preenchimento e registro dos eventos no eSocial, o empregador pode imprimir a Carteira de Trabalho Digital do empregado. A versão impressa da CTPS Digital pode ser usada como comprovante de trabalho e serve para o trabalhador em diversas situações.
É importante ressaltar que o empregador deve manter as informações atualizadas no eSocial, principalmente em casos de mudanças contratuais ou eventos trabalhistas relevantes.
O que fazer caso haja alteração salarial?
Sim, é necessário registrar a alteração salarial do empregado na Carteira de Trabalho Digital por meio do sistema do eSocial, quando ocorrer qualquer mudança no salário do trabalhador. O registro da alteração salarial é uma obrigação legal do empregador e deve ser feito para garantir a conformidade com a legislação trabalhista.
Para registrar a alteração salarial na CTPS Digital, o RH precisa seguir os seguintes passos:
Acesse o sistema do eSocial
O empregador deve acessar o portal do eSocial e fazer login utilizando seu certificado digital ou código de acesso.
Localize o trabalhador
No sistema do eSocial, o empregador deve localizar o trabalhador para o qual ocorrerá a alteração salarial.
Registre a alteração salarial
No sistema, o empregador deve selecionar a opção para registrar a alteração salarial e preencher as informações necessárias.
Confirme as informações
Após preencher todas as informações, o empregador deve revisar os dados para garantir que estejam corretos e, em seguida, confirmar o registro da alteração salarial no sistema.
Gere o novo comprovante da CTPS Digital
Com a alteração salarial registrada no eSocial, o empregador pode gerar o novo comprovante da CTPS Digital do trabalhador. O que estará atualizado com as informações do novo salário.
É essencial observar os prazos e procedimentos estabelecidos pela legislação trabalhista para garantir a regularidade da alteração salarial.
- Leia também: eSocial: o que é, como usar e mais
Como registrar a rescisão de contrato na carteira de trabalho digital?
Para atualizar a rescisão de contrato na Carteira de Trabalho Digital, o empregador deve seguir os seguintes passos:
Acesse o sistema do eSocial
O empregador deve acessar o portal do eSocial (https://www.gov.br/esocial/pt-br) e fazer login utilizando seu certificado digital ou código de acesso.
Localize o trabalhador
No sistema do eSocial, o empregador deve localizar o trabalhador cujo contrato foi rescindido. Isso pode ser feito por meio da busca pelo nome do empregado ou pelo número do CPF.
Selecione a opção de rescisão contratual
Ao localizar o trabalhador, o empregador deve selecionar a opção para registrar a rescisão do contrato de trabalho.
Preencha as informações da rescisão
O empregador deve preencher os dados da rescisão. Informações como a data da demissão, o motivo da rescisão, o valor das verbas rescisórias, e outros fatos são relevantes.
Confirme as informações
Após preencher todas as informações, o empregador deve revisar os dados para garantir que estejam corretos. Em seguida, é necessário fazer a confirmação do registro da rescisão no sistema.
Gere o novo comprovante da CTPS Digital
Com a rescisão atualizada no eSocial, o empregador pode gerar o novo comprovante da Carteira de Trabalho Digital do trabalhador. Esse documento pode ser impresso e entregue ao empregado, servindo como comprovante da rescisão do contrato de trabalho.
É importante lembrar que a atualização da rescisão de contrato na Carteira de Trabalho Digital é uma obrigação legal do empregador, e deve ser feita com precisão e dentro dos prazos estabelecidos pela legislação trabalhista. O sistema do eSocial oferece uma maneira prática e segura de realizar essa atualização, facilitando o cumprimento das obrigações trabalhistas por parte do empregador.
Como um sistema de RH contribui no preenchimento da carteira de trabalho?
Um sistema de Recursos Humanos pode contribuir no preenchimento da Carteira de Trabalho Digital (CTPS Digital) através do eSocial, proporcionando uma abordagem mais rápida, precisa e eficiente no registro das informações trabalhistas. Eis como isso acontece de maneira simples:
Automatização do registro
O sistema de RH pode automatizar o processo de registro das informações trabalhistas do empregado, reduzindo a necessidade de preenchimento manual. Dados como data de admissão, cargo, salário e outros detalhes são inseridos no sistema e automaticamente enviados ao eSocial.
Atualização de dados
O sistema de RH permite que as informações dos empregados sejam atualizadas com facilidade, como alterações salariais, benefícios, férias e outras mudanças contratuais. Com as informações atualizadas no sistema, o preenchimento correto na CTPS Digital é garantido.
Validação de informações
O sistema de RH pode realizar validações automáticas para assegurar que as informações inseridas estejam de acordo com as exigências legais do eSocial. Isso minimiza erros e evita problemas futuros.
Emissão do comprovante
O sistema de RH pode gerar o comprovante da CTPS Digital com as informações do trabalhador. Esse comprovante é utilizado pelo empregado como registro do vínculo empregatício e pode ser acessado pelo trabalhador através do aplicativo “Carteira de Trabalho Digital”.
Histórico completo
O sistema de RH armazena um histórico completo das informações trabalhistas de cada empregado, permitindo consultas rápidas e precisas sempre que necessário.
Conformidade legal
O sistema de gestão de RH auxilia o empregador a cumprir todas as obrigações legais impostas pelo eSocial. Essa ação garante que as informações trabalhistas estejam em conformidade com as normas trabalhistas vigentes.
Com o software de RH, o preenchimento da CTPS Digital se torna mais ágil, seguro e eficiente. Isso beneficia tanto o empregador quanto o empregado. Ele também facilita o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, contribuindo para a regularidade e transparência nas relações de trabalho.
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