Quando tratamos sobre as rotinas administrativas do RH, o cálculo de férias dos colaboradores certamente estão entre as mais importantes. Afinal, estamos falando de um dos principais direitos trabalhistas previstos na legislação.
Garantir que esse processo seja ágil e preciso é fundamental. Mais que evitar inconformidades e eventuais penalidades, isso também assegura o bom andamento dos processos no setor de recursos humanos.
Afinal, otimizar demandas-chave como a gestão de férias significa minimizar esforços operacionais e suas chances de erros, bem como automatizar tarefas burocráticas e garantir melhores condições para que o RH tenha uma atuação estratégica.
Mas quais são as melhores ferramentas para fazer o cálculo e a solicitação de férias? Por que elas são tão relevantes? O que diz a lei sobre o tema? Quais as principais etapas de otimização? Entenda os principais detalhes neste artigo.
Qual o impacto da simulação de férias na minha empresa?
A simulação de férias contempla desde o pagamento dos valores referentes ao período de descanso dos colaboradores até o cálculo dos dias que cada profissional tem por direito a receber e seus eventuais descontos.
Trata-se de um cuidado imprescindível para promover uma gestão efetiva de benefícios e evitar erros capazes de ocasionar passivos trabalhistas e prejuízos. Um controle eficaz também garante que a empresa não perca o prazo de férias vencidas.
Mais que uma obrigação legal, esse tema impacta diretamente o clima organizacional. Afinal, o tempo para se afastar das suas obrigações faz com que as pessoas retornem revigoradas à rotina e reforça o compromisso da empresa com os direitos dos trabalhadores.
Por que otimizar a gestão de férias?
Ao implementar as melhores ferramentas para o gerenciamento e simulação de férias, você não só valoriza o bem-estar dos profissionais, como também agrega mais tranquilidade e assertividade para a equipe de RH.
Por mais que cada organização tenha sua própria política de férias, as obrigações da legislação são sempre as mesmas. Assim, contar com uma metodologia de controle sólida e prática faz toda a diferença para melhorar os processos internos e prevenir erros.
Como as demais rotinas burocráticas do RH, o cálculo de férias pode ser desafiador. Além de avaliar os dias trabalhados no controle de ponto, você deve considerar os descontos dos dias faltosos, evitar o pagamento em dobro das férias vencidas, entre outras questões parecidas.
Evidentemente, seria impossível manter tudo em ordem só com papel e caneta. Por isso, muitos ainda recorrem às planilhas. Nelas são adicionados os dias trabalhados, as férias que estão para vencer, quem já as solicitou, e assim por diante.
Por mais que a planilha já ofereça um checklist de todos os dados, seu preenchimento ainda é manual. O pior é que você precisa inserir, controlar e validar as informações de todos os colaboradores da empresa.
Esses procedimentos ficam mais simples e livres de falhas quando você substitui as tradicionais planilhas por um sistema especializado em gestão de RH com módulo de cálculo e simulação de férias.
Sua função é justamente automatizar todo o processo, como os cálculos do período de aquisição, controle de solicitação e aprovação de férias, programação de férias compulsórias em relação ao vencimento, relatórios de gestão, entre outras funções.
Antes de conferir como implementar um sistema de RH para otimizar o seu gerenciamento, primeiro é importante ter clareza sobre o que é previsto em lei a respeito do tema e quais são os principais tipos de férias. Veja nos itens seguintes.
O que a lei diz sobre as férias para os colaboradores?
O direito às férias passou por diversas evoluções na legislação até se consolidar no modelo que conhecemos hoje. No Brasil, ele surgiu oficialmente em um decreto de 1925, que previa apenas 15 dias de descanso.
Mais de 50 anos depois, no ano de 1977, esse período subiu para 30 dias. Entretanto, as férias só se tornaram um direito social para todos os cidadãos brasileiros a partir da Constituição Federal de 1988.
A constituição cidadã também trouxe o adicional de um terço à remuneração, conforme seu art. 7.º: “São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais […] XVII – gozo de férias anuais remuneradas com, pelo menos, um terço a mais do que o salário normal”.
A partir da sanção deste artigo, as férias consolidaram-se da forma que conhecemos atualmente. Contudo, todas as suas características são tratadas pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), dos artigos 129 a 153.
Entre os trechos mais importantes da CLT sobre o tema, destaca-se justamente o primeiro, que afirma o seguinte: “Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração”.
Além disso, o art. 130 também conta com uma determinação importante para entender o direito às férias: “Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias”.
Ou seja, a legislação aponta que todo trabalhador em regime de CLT, a cada 12 meses trabalhados, tem direito a 30 dias de férias remuneradas. Vale ressaltar que, com a chegada da recente Reforma Trabalhista, agora há mais liberdade para negociar esse período.
A nova legislação permite fracionar o tempo de férias em três vezes, desde que haja concordância entre empregador e empregado. Além disso, um dos intervalos não pode ser menor que 14 dias. Já os demais não devem ser menores que 5 dias corridos.
Como funciona a solicitação?
Mesmo que a maioria das empresas deixe que os colaboradores escolham o momento em que preferem tirar férias, a legislação aponta que a última palavra sobre esse período é do empregador. Isso ajuda a evitar problemas de controle sobre as férias vencidas.
Apesar dessa permissão, o ideal é sempre conciliar a escolha com os interesses do colaborador, pois não faz sentido oferecer férias em um período que não lhe interessa. Assim, você preserva a satisfação coletiva e o clima organizacional.
Quando a organização define o período, ela fica obrigada a emitir um aviso de férias com, no mínimo, 30 dias de antecedência. Isso permite que as duas partes consigam se programar para o tempo de ausência do trabalhador.
Uma prática comum no cenário brasileiro de RH é a definição de um prazo para a concessão de férias. Trata-se de um limite para o profissional notificar o setor e iniciar ou adiar o processo de liberação dos seus dias de descanso.
A última etapa para entender a legislação e o que precisa ser considerado na simulação de férias é conhecer os seus três tipos principais. Confira suas particularidades mais relevantes no próximo item.
Primeiro passo para a solicitação de férias: quais são os tipos?
Para realizar a simulação de férias no seu sistema de RH, é fundamental compreender como elas são disponibilizadas. Isso está associado ao período de aquisição deste direito, ao prazo para sua concessão e às previsões para situações de atrasos. Entenda:
Período aquisitivo
De acordo com o art. 130 da CLT, o período aquisitivo corresponde ao intervalo de 12 meses que o trabalhador deve cumprir de trabalho para obter o direito aos dias de descanso. Além disso, a lei define uma proporção entre os dias de férias e faltas sem justificativa.
Nesse sentido, os 30 dias corridos de férias só são concedidos se o colaborador não faltar mais que 5 vezes. Com 6 a 14 faltas injustificadas, o número cai para 24 dias corridos. De 15 a 23 faltas, são 18 dias. De 24 a 32 faltas, o direito é de apenas 12 dias corridos de férias.
Período concessivo
Já o período concessivo, definido no art. 134 da CLT, é aquele em que a empresa deve conceder as férias. Ele é contado a partir do dia em que o trabalhador obtém o direito aos dias de descanso, que devem ser cumpridos dentro dos 12 meses subsequentes.
Durante a gestão de processos de RH, é fundamental se ater a esse período de concessão. Ele deve ser feito com um aviso prévio de 30 dias. Além disso, é importante não perder esse prazo, pois o tempo de descanso passa a ser considerado como férias vencidas.
Férias vencidas
Caso a empresa não conceda as férias no prazo previsto pela legislação, sua remuneração deve ser paga em dobro. Esses casos se chamam de férias vencidas, que são reguladas pelo art. 137, da CLT.
Para evitar prejuízos, é fundamental que o RH respeite os períodos aquisitivo e concessivo. Se as férias estiverem vencidas e a empresa não pagá-las conforme determina a lei, os colaboradores podem acionar a Justiça do Trabalho.
E como otimizar o processo de cálculo de férias?
Agora que você já conhece os pontos essenciais da legislação, você está quase pronto para realizar uma simulação de férias mais efetiva. Para que todo o processo de concessão seja feito com eficiência na sua empresa, procure adotar as seguintes boas práticas:
Esclareça para os funcionários a política de férias da organização
A organização deve ter uma política bem definida de simulação de férias. Os pontos variam de acordo com cada companhia, mas eles devem prever todos os detalhes necessários para garantir clareza sobre as diretrizes internas. Os principais são:
- Direitos dos colaboradores e deveres do empregador sobre as férias;
- Como funciona o processo de solicitação do período de descanso;
- Critérios que serão considerados para o aceite do pedido na data solicitada;
- Possibilidade de fracionar as férias em até três períodos de acordo com a legislação.
Além do RH, todos os gestores e colaboradores devem estar cientes sobre as possibilidades estipuladas na política. Por isso, divulgue o documento para a equipe e esclareça todos os pontos que podem gerar dúvidas.
Registre com detalhes o histórico de férias
Para realizar uma simulação de férias assertiva e iniciar um programa de gestão efetivo para o benefício, você precisa entender os períodos gozados pelos colaboradores. Por isso, é importante levantar um histórico detalhado, com informações como:
- Nome de cada colaborador;
- Seu respectivo período aquisitivo;
- Dias de férias que já foram aproveitados.
Esses dados podem ser obtidos pelo RH com o apoio do setor financeiro, por meio de levantamentos sobre o pagamento de férias. Isso garante uma visão fidedigna sobre a realidade dos benefícios da organização, para um controle mais eficaz dos prazos de concessão.
Combine prazos com os colaboradores
Uma política de férias bem-sucedida é aquela que determina com clareza quais são os prazos para que os colaboradores solicitem seu período remunerado de descanso. Assim, você garante uma melhor organização, tanto para a empresa quanto para o profissional.
A ideia é evitar que muitos colaboradores de diferentes departamentos solicitem férias ao mesmo tempo. Com equilíbrio entre os períodos de concessão, você não sobrecarrega as equipes que permanecem trabalhando.
Não sobrecarregue os outros funcionários
Por falar na sobrecarga de trabalho, o RH deve ter muito cuidado em relação às atribuições dos colaboradores que saem de férias. Você precisa evitar ao máximo que uma pessoa tenha de trabalhar por duas.
Em primeiro lugar, isso exige feedbacks constantes com o time para distribuir as tarefas de maneira efetiva. O ideal é dividir as responsabilidades com mais profissionais. Dependendo da avaliação de desempenho, pode ser necessário até contratar funcionários temporários.
Conte com um sistema de RH
Como já citamos, um bom sistema de RH é decisivo para otimizar seus cálculos e simulação de férias. Com ele você garante ferramentas flexíveis e automatizadas para gerenciar os benefícios de cada colaborador de maneira completa, prática e ágil.
O Sistema de RH da Benner é o único com integração nativa entre os módulos de Gestão de Pessoas, Folha, Riscos e Gerenciamento Estratégico. Preencha o formulário abaixo e descubra como otimizar sua simulação de férias e ainda garantir uma atuação mais estratégica para toda a sua equipe.