Quando você pensa em um departamento jurídico, vêm à mente armários cheios de contratos e pilhas de papéis na mesa. A assinatura digital veio para acabar com a burocracia.
Através da assinatura digital, torna-se mais fácil manter a organização dos arquivos e localizá-los sempre que necessário.
Além disso, garantem o envio de informações pessoais e proteção a fraudes. Por isso, trabalhar com documento digital já não é mais uma escolha para os advogados, mas exigência de mercado para se adequar às necessidades dos clientes.
A seguir, iremos tratar de uma ferramenta digital que trabalha em prol de segurança nos escritórios: a autenticação eletrônica de documentos.
Além disso, vamos abordar também sobre os detalhes de como aderir a alternativa com segurança. Acompanhe!
O que constitui a assinatura digital?
A assinatura digital é o processo que garante a identificação correta do autor através de um documento emitido e assinado de forma eletrônica.
A ferramenta assegura a veracidade da identidade do signatário, eliminando a necessidade da presença física da pessoa. Exemplos de mecanismos que realizam a autenticação são tokens, senha, SMS, e-mail, biometria e até identificação por voz.
Dessa forma, existe a segurança jurídica em procedimentos legais, como petições, ações judiciais, transações comerciais e acordos.
A electronic authentication (e-authentication) é fundamental para garantir que o documento gerado é proveniente de uma pessoa autorizada e devidamente identificada.
Com a utilização da e-authentication, é possível também autorizar os leitores finais de um documento, permitindo:
- Controlar os destinatários do contrato;
- Assegurar a identidade original do emissor;
- Proteger o emissor de alterações no conteúdo do documento;
- Manter sigilo das informações com todos os protocolos de segurança devidamente seguidos.
Como esse processo garante a autoria da assinatura?
A digitalização de processos e serviços fez com que tarefas que antes exigiam tempo e dedicação se tornem atividades bem mais simples e rápidas de serem resolvidas.
Na área da advocacia, não é diferente. Com a assinatura digital, a empresa consegue validar um documento com o mesmo valor jurídico de uma assinatura manuscrita.
Cada processo, determinado pelo contratante, pode exigir um método diferente, seja por razões técnicas ou pelo capital de investimento disponível.
Para o processo de assinatura digital, temos os principais e diferentes tipos de autenticação digital:
Senha
Talvez a forma mais comum e utilizada pelos usuários de se realizar a assinatura digital. O usuário cria um login e um código previamente cadastrado. Sugerimos uma senha em duas etapas (assim como no celular) e também composta por letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Tais práticas fortalecem a segurança do documento e dificultam ainda mais o risco de fraudes.
Token
Trata-se de um dispositivo físico capaz de gerar senhas aleatoriamente. Ao acessar um arquivo, o usuário aperta um botão e recebe uma senha do token. O segredo é que o código dura apenas segundos, ou seja, na próxima empreitada, a “password” será outra. Desta forma, o roubo de senhas se torna ainda mais difícil para hackers.
Os signatários recebem um e-mail para confirmação de identidade. Assim, só quem já teve seu e-mail previamente cadastrado pode acessar o documento eletrônico. É uma ferramenta também muito corriqueira nos mais diversos segmentos do mercado.
SMS
A assinatura digital se faz através do celular. O usuário recebe um código único via mensagem de celular e deve digitá-lo na plataforma que hospeda o documento.
Identificação por voz
Também é realizado pelo celular, mas o processo se constitui de uma ligação ao usuário em que a senha é ditada. Torna-se ainda mais segura a assinatura, já que o código tem validade única.
Biometria
Formato de assinatura e autenticação digital que mais se expande no mercado. Identifica o usuário por meio de suas características físicas.
Exemplos:
- Impressão digital;
- Impressão de voz;
- Geometria da mão;
- Varredura de retina;
- Varredura de íris.
Vantagens da assinatura eletrônica de documentos no jurídico
A assinatura eletrônica garante confidencialidade, integridade e segurança às informações dos documentos. O resultado de quem contrata a modalidade é o corte de gastos, sustentabilidade, comodidade e economia.
Segurança no processo
A assinatura eletrônica de documentos possibilita à empresa validá-los com o mesmo valor jurídico de uma assinatura manuscrita. O processo, através de códigos, dificulta a invasão de hackers, o que afasta a ameaça de vivenciar uma falha na segurança dos seus documentos eletrônicos.
Otimização do tempo
Garante maior eficiência e comodidade, já que não é mais necessário encarar filas em cartórios físicos para autenticar seu documento. Com a era digital, você não precisa estar no mesmo local das demais partes envolvidas. Você pode validar um documento em uma videoconferência, por exemplo, dentro do carro, no aeroporto ou na praia.
Inovação processual
Funde várias atividades de um setor jurídico de maneira a eliminar a necessidade da presença física dos assinantes.
Através dessa ferramenta é possível enviar arquivos para que o responsável possa assinar através de um smartphone ou tablet de qualquer lugar do mundo e em qualquer momento.
Menos custos
Com a assinatura digital, alguns processos são eliminados, como compra, impressão e manuseio de papel. Assim como o deslocamento para o envio do documento e seu armazenamento.
Maior produtividade
Em um setor totalmente modernizado, o conteúdo passa a ser produzido, assinado e enviado de forma eletrônica e com total validade jurídica, bastando apenas alguns cliques.
Afinal, a rapidez e baixo custo operacional evitam desperdícios e otimizam o tempo. Dessa forma, o período que levaria para encontrar arquivos impressos é utilizado para atender as demandas reais do setor.
A assinatura digital é uma realidade em departamentos jurídicos consultivos. Pensa em otimizar os processos e ter uma gestão ainda mais eficiente? Conheça o sistema da Benner e saiba como nossas soluções podem auxiliá-lo no processo.
