Ter um documento que comprove a idoneidade é o que todos procuram. A certidão negativa federal é um deles. Feita para validar a postura de empresas de todos os portes diante de determinado órgão, a certificação exige atenção redobrada por diversos motivos.
Além disso, a certidão negativa federal acaba servindo como comprovante para participar de licitações, obter empréstimos, contratações com o governo, entre outras situações. Para isso, os bancos de dados das entidades verificam todos os detalhes fiscais, tributários e judiciais de uma empresa.
Mas, você sabe como é possível emitir uma certidão negativa federal? O que pode impedir o processo? Como um software de erp pode contribuir no dia a dia? A Benner te ajuda a responder a essas e outras dúvidas neste artigo. Continue a leitura e saiba tudo sobre o assunto!
O que é a certidão negativa federal?
A certidão negativa federal é um documento emitido por órgãos governamentais. O documento comprova que uma pessoa física ou jurídica não possui débitos ou pendências financeiras com o governo federal.
Em termos simples, essa certidão é uma espécie de comprovante de que a pessoa ou empresa está em dia com suas obrigações fiscais. Ela é importante por ser exigida em concorrências públicas, processos de licitação, obtenção de empréstimos e contratos com o governo.
Ao emitir uma certidão negativa federal, o órgão responsável verifica se a pessoa ou empresa tem pendências fiscais. Se não houver nenhum débito registrado, a certidão é emitida como negativa, ou seja, comprovando que não existem irregularidades.
Quais os tipos de certidão negativa federal?
Na esfera federal, existem diversos tipos de certidões negativas, emitidas por diferentes órgãos. Aqui estão alguns exemplos:
Certidão Negativa de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais:
Emitida pela Receita Federal, atesta a inexistência de débitos em relação a impostos federais. Exemplos disso são o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Emitida pela Justiça do Trabalho, comprova a inexistência de débitos trabalhistas, como salários, verbas rescisórias, FGTS e contribuições previdenciárias.
Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais
Emitida pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), atesta a ausência de débitos em relação a impostos federais e contribuições. Alguns exemplos dessa categoria são o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e a Contribuição Previdenciária.
Certidão Negativa de Regularidade do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
Emitida pela Caixa Econômica Federal, verifica se o empregador está em dia com os depósitos do FGTS dos seus funcionários.
Esses são apenas alguns exemplos de certidões negativas federais, mas há outros tipos específicos emitidos por diferentes órgãos do governo federal. É importante consultar os órgãos competentes para obter informações precisas sobre os tipos de certidões disponíveis.
Como emitir uma certidão negativa federal?
A emissão de uma certidão negativa federal pode variar dependendo do órgão emissor. Vou dar uma visão geral dos passos envolvidos:
Identifique o órgão emissor
Determine qual órgão governamental é responsável pela emissão da certidão específica que você precisa. Por exemplo, se for relacionada a impostos federais, é provável que seja emitida pela Receita Federal. Se for relacionada a débitos trabalhistas, a Justiça do Trabalho será responsável.
Acesse o site do órgão
Visite o site do órgão emissor correspondente. Geralmente, eles fornecem um portal ou seção dedicada às certidões negativas.
Verifique os requisitos
Leia as informações fornecidas no site para entender os requisitos e documentação necessários para solicitar a certidão. Isso pode incluir informações sobre identificação pessoal, números de inscrição fiscal, documentos empresariais, entre outros.
Preencha o formulário
Geralmente, é necessário preencher um formulário online com as informações solicitadas. Certifique-se de inserir os dados corretamente e completar todas as seções obrigatórias.
Envie a solicitação
Após preencher o formulário, envie a solicitação. Dependendo do órgão, você pode receber um número de protocolo ou confirmação da solicitação.
Aguarde o processamento
O tempo de processamento varia de acordo com o órgão emissor e a demanda atual. Em alguns casos, a certidão pode ser emitida de maneira rápida, enquanto em outros pode levar alguns dias úteis.
Acesse a certidão
Assim que a certidão estiver pronta, você poderá acessá-la no portal do órgão. Geralmente, ela é liberada em formato digital para download e impressão.
É importante ressaltar que os passos específicos podem variar dependendo do órgão e do tipo de certidão negativa federal que você precisa. Por isso, é recomendável consultar o site oficial do órgão emissor para obter instruções precisas e atualizadas sobre o processo de emissão.
- Leia também: DRE: o que é, como preencher e mais
O que pode impedir a emissão de uma certidão negativa federal?
Agora que você já sabe o processo de como obter a certidão, é importante conhecer os impeditivos do processo. Existem várias situações que podem barrar a emissão de uma certidão negativa federal. Aqui estão algumas das razões comuns:
Débitos fiscais
Se uma pessoa física ou jurídica tiver débitos ou pendências financeiras, a certidão negativa federal não será emitida até a regularização.
Débitos trabalhistas
No caso de certidões relacionadas a débitos trabalhistas, a certidão negativa de débitos trabalhistas não será emitida até que essas obrigações sejam cumpridas.
Irregularidades cadastrais
Se houver informações cadastrais incorretas ou desatualizadas, a emissão da certidão negativa pode ser impedida até que as informações sejam corrigidas.
Processos judiciais em andamento
Se uma pessoa física ou jurídica estiver envolvida em processos judiciais em andamento, isso pode impedir a emissão da certidão negativa federal.
Falta de documentação ou informações necessárias
Se a documentação ou as informações exigidas para a solicitação da certidão não forem fornecidas corretamente ou estiverem incompletas, a emissão da certidão pode ser adiada ou negada.
É recomendável consultar o órgão responsável para obter informações sobre as condições que podem impedir a emissão da certidão que você precisa.
Como um software de ERP pode contribuir na emissão da certidão negativa federal?
Um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) pode contribuir para a emissão da certidão negativa federal de diversas maneiras. O monitoramento de todos os processos feito pelo software pode ser percebido nas seguintes situações:
Organização dos dados
O sistema de ERP centraliza e organiza os dados financeiros e contábeis da empresa. Ele registra informações sobre pagamentos de impostos, contribuições, obrigações trabalhistas e outras transações relacionadas. Isso facilita o acesso aos dados necessários para emitir a certidão negativa federal.
Acompanhamento dos débitos
O sistema de ERP permite o monitoramento dos débitos fiscais e trabalhistas em tempo real. Ele registra os valores devidos, as datas de vencimento e as eventuais pendências. Com essa visão atualizada, é possível identificar e resolver problemas antes da solicitação da certidão, evitando a negativação.
Geração de relatórios financeiros
O sistema de ERP possui recursos para gerar relatórios financeiros detalhados, como demonstrações de resultados, balanços patrimoniais e demonstrativos de pagamentos de impostos. Esses relatórios podem ser utilizados para verificar a conformidade fiscal e assegurar que não há débitos em aberto.
Automação dos processos
Um sistema de ERP automatiza várias atividades contábeis e fiscais, como o cálculo de impostos, a emissão de notas fiscais e o registro de transações financeiras. Isso reduz erros e agiliza o processo de geração de informações necessárias para a emissão da certidão.
Controle de prazos e vencimentos
O sistema de ERP pode enviar alertas e lembretes sobre os prazos e vencimentos de obrigações fiscais e trabalhistas. Isso ajuda a evitar atrasos e garantir o cumprimento das obrigações, evitando a negativação na emissão da certidão.
Em outras palavras, um sistema de ERP faz a organização completa dos dados financeiros, acompanha débitos e gera relatórios precisos. Além disso, o software facilita o controle dos prazos e processos contábeis e fiscais em todas as áreas da empresa.
Essa integração proporcionada pelo ERP mantém a regularidade fiscal das organizações. Assim, obter a certidão negativa federal se torna mais ágil e confiável.
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