Independentemente da área de atuação da sua empresa, saber o que é backoffice pode ser um divisor de águas na rotina operacional. O setor é importante para auxiliar nos processos internos do negócio. Além disso, ele pode ser uma estrutura robusta que faz um intermédio entre as atividades fins como as que envolvem a administração.
É a partir de uma boa estrutura de backoffice que a empresa como um todo consegue desenvolver suas ações com eficiência. Entre os departamentos que podem ser estruturados dentro dessa modalidade estão os de logística, tecnologia da informação e as áreas administrativa e financeira.
Se você nunca ouviu falar sobre isso ou tem dúvidas de como funciona, a Benner explica para você. Preparamos um conteúdo especial para detalhar todos os pontos sobre o assunto. Boa leitura!
O que é backoffice?
Backoffice é um termo originário do inglês utilizado para se referir às atividades e processos administrativos, operacionais e de suporte de uma empresa. Essas ações não estão diretamente relacionados com a interação com o cliente ou com a produção dos bens ou serviços oferecidos pela organização.
Em outras palavras, o backoffice abrange as funções internas de uma empresa que são necessárias para manter suas operações funcionando sem problemas. Esse departamento é responsável por gerenciar os bastidores da empresa e não têm contato direto com o público.
Isso é diferente do front office, conceito que também está em alta no mercado. Esse outro é responsável pelo contato direto com os clientes e pelas atividades voltadas para o público externo. Um exemplo disso é o das centrais de relacionamento, que são a linha de frente da área de atendimento ao consumidor de um produto ou serviço.
O que um backoffice faz?
Um backoffice desempenha uma variedade de funções essenciais para o funcionamento de uma empresa. Essas atividades podem variar de acordo com o setor e o tipo de negócio, mas geralmente incluem:
Gestão administrativa
O backoffice é responsável pela gestão administrativa da empresa. Isso envolve a manutenção de registros, arquivamento de documentos, gerenciamento de informações, elaboração de relatórios e outras tarefas relacionadas à organização interna.
Recursos humanos
A área é responsável pelas atividades relacionadas aos funcionários. Esse escopo abrange recrutamento, contratação, treinamento, folha de pagamento, benefícios, gestão de desempenho e resolução de questões trabalhistas.
Finanças e contabilidade
A contabilidade financeira da empresa é outra função que pode ser incorporada pelo backoffice. Entre outras tarefas, inclui o registro de transações, o processamento de pagamentos, a gestão de orçamentos e o controle de custos.
Compras e suprimentos
Quem tem um backoffice costuma repassar a aquisição de materiais, produtos e serviços necessários para a empresa operar a esse setor. Isso inclui o processo de compra, negociação com fornecedores, gestão de contratos e controle de estoque.
Tecnologia da informação (TI)
Muitas empresas contam com o backoffice para gerenciar a infraestrutura tecnológica da empresa. incluindo redes, servidores, sistemas de software e segurança da informação. São esses profissionais que garantem a disponibilidade, o desempenho e a manutenção dos sistemas tecnológicos utilizados internamente.
Atendimento ao cliente interno
Embora o atendimento ao cliente seja tipicamente associado ao front office, o backoffice também pode desempenhar um papel no suporte. Algumas ações envolvem responder perguntas, resolver problemas técnicos ou fornecer suporte administrativo.
No geral, as atividades do backoffice são fundamentais para garantir a eficiência, a conformidade e a gestão adequada da empresa. Embora essas tarefas sejam realizadas internamente e nem sempre são visíveis para os clientes, elas desempenham um papel crucial no sucesso geral da organização.
Qual a diferença entre backoffice e terceirização?
Backoffice e terceirização são conceitos diferentes, mas podem estar relacionados em certos contextos. Vamos entender a diferença entre eles:
Backoffice
O backoffice refere-se às atividades internas de uma empresa. Nem sempre esse escopo tem relação com a interação com o cliente ou com a produção dos bens ou serviços oferecidos pela organização. Isso inclui funções administrativas, financeiras, de recursos humanos, compras, tecnologia da informação, entre outras.
Terceirização
Já a terceirização é o processo de contratar uma empresa externa (terceirizada) para realizar determinadas funções ou atividades em nome da empresa contratante. A empresa contratante transfere a responsabilidade por essas atividades para a empresa terceirizada.
No entanto, é importante mencionar que as empresas também podem terceirizar algumas funções específicas dentro do seu backoffice. Por exemplo, uma empresa pode optar por terceirizar a contabilidade, o suporte técnico ou a gestão de recursos humanos.
Isso permite que a empresa se beneficie da expertise e eficiência da terceirizada. Como consequência, acontece a liberação de recursos internos para se concentrarem em outras áreas estratégicas do negócio.
Quais empresas podem ter um backoffice?
Praticamente todas as empresas, de diferentes áreas de atuação, podem ter um backoffice. O setor pode realizar uma variedade de atividades administrativas e de suporte essenciais para o funcionamento eficiente de qualquer organização. Alguns exemplos de setores em que o backoffice é comumente encontrado incluem:
Instituições financeiras
Bancos, seguradoras, corretoras de valores e outras empresas do setor financeiro possuem um backoffice. Elas costumam lidar com atividades como processamento de transações, contabilidade, gestão de riscos, conformidade regulatória e suporte administrativo.
Varejo e comércio eletrônico
Empresas que atuam no varejo, seja em lojas físicas ou plataformas de comércio eletrônico, também possuem um backoffice. Atividades como gestão de estoque, compras, controle de vendas, logística, atendimento ao cliente e gestão de fornecedores são mais fáceis de gerenciar.
Serviços de consultoria
Empresas de consultoria em diversos campos, como empresarial, recursos humanos, TI, entre outros, geralmente possuem um backoffice. Essa área fica responsável pela gestão administrativa, financeira e de recursos humanos da empresa.
Tecnologia
Empresas de tecnologia, incluindo startups, desenvolvedores de software, provedores de serviços em nuvem e empresas de hardware, são outras que têm um backoffice. Essas organizações usam o serviço para lidar com a gestão de projetos, suporte técnico, desenvolvimento de produtos, entre outras atividades administrativas.
Indústria manufatureira
Até mesmo as indústrias manufatureiras usam o serviço. Assim, atividades como planejamento de produção, gerenciamento de cadeia de suprimentos, gestão de compras e contabilidade de custos são centralizadas em outro departamento.
Esses são apenas alguns exemplos de como um backoffice pode ser útil no mercado. No geral, qualquer empresa que tenha uma estrutura organizacional necessita de uma área de especialistas para garantir o funcionamento de suas operações internas.
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