Você já está familiarizado com a gestão de contratos? Esse processo é crucial tanto para empresas de grande porte quanto para pequenos negócios, já que evita possíveis prejuízos financeiros e outros danos.
Primeiramente é importante entender que gestão de contratos é o processo de cuidar dos acordos comerciais que estabelecem as regras para parcerias de negócios com clientes e fornecedores. O objetivo é garantir que ambas as partes cumpram com suas obrigações e que seus direitos sejam protegidos.
Os contratos podem ter diferentes conteúdos, mas geralmente incluem prazos, responsabilidades, entregas, condições de execução e qualidade do serviço. É importante manter esses documentos atualizados para garantir o crescimento sustentável da sua empresa.
A adoção da gestão de contratos pode ser fundamental para consolidar parcerias de negócios, regulamentar as relações comerciais e estabelecer uma relação mais duradoura com clientes, fornecedores e outras partes interessadas.
Além disso, a gestão de contratos tem muitas outras vantagens para sua empresa. Veja a seguir:
Importância da gestão de contratos nas empresas
Essa gestão é fundamental para qualquer empresa que deseja garantir o sucesso de suas parcerias de negócios. Pois, ajuda a proteger os direitos e interesses de ambas as partes, assegurando que todos os termos e condições do contrato sejam cumpridos.
Listamos abaixo as cinco principais vantagens que a adoção da gestão de contratos pode trazer para o seu negócio:
1 – Segurança: a implementação da gestão de contratos auxilia na prevenção de processos judiciais, por meio do estabelecimento claro das obrigações das partes envolvidas e da proteção dos dados de todos. Além disso, a gestão de contratos minimiza as chances de prejuízos financeiros significativos, aumentando a probabilidade de cumprimento do que foi acordado.
2 – Garantia: os contratos oferecem garantias para todas as partes envolvidas, evitando prejuízos e oferecendo alguma segurança financeira em caso de descumprimento ou quebra de contrato.
3 – Alinhamento de expectativas: a formalização de contratos possibilita a conciliação das expectativas quanto a um serviço ou parceria, detalhando o que deve ser realizado durante o vínculo comercial e quais são os deveres de cada parte envolvida. Com isso se evita a sobrecarga de atividades e se estabelece um alinhamento de expectativas entre as partes interessadas.
4 – Cumprimento de prazos: a prática da gestão de contratos contribui para o cumprimento de prazos cruciais, ao estipular prazos e penalidades em caso de atrasos. Dessa forma, é garantida a estabilidade nas parcerias comerciais e é possível concentrar esforços em estratégias relevantes para a empresa.
5 – Agilidade: a adoção da gestão de contratos resulta em economia de tempo e maior agilidade nos processos, graças à organização de documentos e à aplicação de automações que tornam tudo mais eficiente e veloz.
Fatores fundamentais para a gestão eficiente
Existem diversas formas de realizar uma gestão de contratos eficiente. Abaixo estão alguns pontos importantes que devem ser levados em consideração:
Ter uma equipe dedicada: é fundamental ter uma equipe responsável pela gestão de contratos, com membros capacitados e que conheçam as particularidades do seu negócio.
Estabelecer padrões: é importante ter padrões claros para criação e revisão de contratos, garantindo que todos os documentos sejam criados de forma consistente e coerente.
Usar tecnologia: a utilização de softwares específicos para gestão de contratos pode facilitar muito o trabalho da equipe, automatizando processos e garantindo a segurança dos documentos.
Monitorar os prazos: é necessário ter um controle rigoroso dos prazos de cada contrato, garantindo que as obrigações sejam cumpridas dentro do tempo estipulado.
Comunicação eficiente: é importante ter uma comunicação clara e eficiente com todas as partes envolvidas no contrato, para garantir que todas as obrigações sejam compreendidas e cumpridas.
Revisão periódica: é importante revisar periodicamente os contratos, garantindo que estejam atualizados e atendam às necessidades do negócio.
Gerenciamento de riscos: é fundamental ter um gerenciamento de riscos adequado, para identificar e mitigar possíveis problemas que possam surgir ao longo da vigência do contrato.
Ao levar em consideração esses fatores, é possível estabelecer uma gestão de contratos eficiente e garantir que todas as parcerias de negócios sejam bem-sucedidas.
Processos de monitoramento de contratos
Os processos de monitoramento de contratos são fundamentais para os acordos comerciais da sua empresa, pois eles garantem que tudo o que foi combinado seja cumprido por todas as partes envolvidas.
Sendo assim, o monitoramento de contratos envolve a supervisão de todas as etapas do acordo, desde a sua criação até a execução final. Isso inclui a verificação do cumprimento de prazos, entregas de produtos ou serviços, pagamento de taxas, e quaisquer outras obrigações que tenham sido acordadas.
O objetivo aqui é manter a transparência e a confiança entre as partes envolvidas, garantindo que tudo esteja ocorrendo como foi combinado. E, se algo sair do planejado, o monitoramento de contratos é que ajuda a identificar rapidamente os problemas e tomar medidas para corrigi-los.
Desafios e soluções na gestão de contratos
Sabemos que a gestão de contratos pode apresentar diversos desafios para as empresas. A boa notícia é que, felizmente, existem soluções para superá-los. Alguns dos desafios mais comuns incluem:
Problema – Falta de padronização:
Muitas vezes, as empresas têm contratos com diferentes formatos e cláusulas, o que dificulta a comparação e o monitoramento desses documentos.
Qual é a solução?
Estabelecer um modelo-padrão de contrato para a empresa e garantir que todos os documentos estejam de acordo com ele, facilitando a gestão e a análise dos contratos.
Problema – Falta de visibilidade:
Em muitos casos, os contratos ficam armazenados em diferentes locais e sistemas, dificultando o acesso e a análise dos dados contidos neles.
Qual é a solução?
Centralizar a gestão dos contratos em uma única plataforma, que permita o acesso fácil e rápido a todos os documentos.
Problema – Atrasos e descumprimentos:
O descumprimento de prazos e obrigações contratuais pode gerar multas e perda de confiança entre as partes envolvidas.
Qual é a solução?
Monitorar constantemente os prazos e obrigações contratuais, estabelecer um plano de ação para lidar com eventuais atrasos e investir em comunicação clara e transparente entre as partes.
Problema – Falta de automatização:
A gestão de contratos manual pode ser muito trabalhosa e suscetível a erros humanos.
Qual é a solução?
Investir em ferramentas de gestão de contratos que permitam a automatização de processos, reduzindo o tempo e os custos envolvidos na gestão dos documentos.
Ferramentas e tecnologias para gestão de contratos
Sabemos como a tecnologia tem nos ajudado em diversas áreas de nossas vidas. Com a gestão de contrato não é diferente, pois as ferramentas tornam o processo mais eficiente e reduzem erros.
Vamos listar algumas maneiras pelas quais as ferramentas e tecnologias podem ajudar sua empresa:
1 – Automação de processos: ferramentas de automação podem ajudar a simplificar tarefas repetitivas e padronizar processos, reduzindo erros e aumentando a eficiência.
2 – Armazenamento em nuvem: a utilização de soluções de armazenamento em nuvem pode facilitar o acesso e o compartilhamento de documentos contratuais entre as partes envolvidas.
3 – Alertas e lembretes: algumas ferramentas podem enviar notificações e alertas para garantir que prazos e obrigações contratuais sejam cumpridos.
4 – Análise de dados: a análise de dados pode ajudar a identificar padrões e tendências em contratos, permitindo a tomada de decisões mais informadas e o aprimoramento do processo de gestão.
5 – Assinatura eletrônica: a utilização de assinaturas eletrônicas pode agilizar o processo de assinatura de contratos e torná-lo mais conveniente para as partes envolvidas.
No entanto, é importante lembrar que as ferramentas e tecnologias devem ser escolhidas cuidadosamente, considerando as necessidades específicas da empresa e a compatibilidade com outros sistemas e processos existentes.
Também é fundamental manter a segurança dos dados e documentos contratuais, escolhendo soluções confiáveis e adotando medidas de proteção adequadas.
Conheça a Benner
A Benner é uma empresa especializada em sistemas que podem transformar o seu departamento jurídico em um centro de excelência na gestão de diversas frentes.
Com o nosso sistema de gerenciamento de contratos, você pode automatizar tarefas, acelerar processos, minimizar riscos e aumentar a produtividade do seu time.
Além disso, você ainda pode obter uma visão completa e em tempo real do seu portfólio de contratos, ter maior controle sobre prazos e compromissos, reduzir custos e garantir o cumprimento de obrigações legais e contratuais.
Conheça a solução jurídica da Benner e descubra como podemos ajudá-lo a aumentar a eficiência da sua empresa. Clique aqui e saiba mais!
