No universo logístico, o CTe logístico é um dos documentos mais importantes e necessários. Sem ele, qualquer movimentação de cargas pode gerar problemas e, justamente por isso, a atenção ao emitir deve ser redobrada.
O CTe é um documento fiscal importante para quem trabalha com o modal rodoviário. O não preenchimento ou a presença de dados incorretos nele costuma resultar em multas ou apreensão de mercadorias em eventuais fiscalizações.
Pensando nisso, preparamos um artigo com todas as informações que você precisa saber sobre o tema. Conheça melhor o que é o CTe, saiba como preenchê-lo e confira como manter sua empresa em situação regular e sem risco de ser autuada pelos órgãos de vistoria.
O que é o CTe logístico?
O CTe é a sigla para Conhecimento de Transporte Eletrônico. O item é um documento fiscal eletrônico exigido em substituição a outros seis protocolos existentes:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (CTAC), modelo 9;
- Conhecimento de Transporte Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7.
Por ser um documento virtual, o Conhecimento de Transporte Eletrônico é emitido via certificado digital, em formato XML e deve ser enviado para a Secretaria da Fazenda (Sefaz). O CTe digital, como também é conhecido, foi instituído em 2012 pelo ajuste Sinief e, antes dele, o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) era usado.
A única exigência inerente acaba sendo a de imprimir a versão física para acompanhar a carga. É necessário que o DACTe (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte eletrônico) esteja presente com os itens transportados durante a prestação de serviço.
O CTe tem algum custo?
A Sefaz parou com a emissão do CTe sem custo desde janeiro de 2017. Segundo o órgão, mais de 96% das empresas já fizeram o procedimento por meio de emissores próprios.
Desde então, todas as companhias do segmento logístico migraram seus dados para sistemas que têm a funcionalidade de emitir o CTe e são credenciadas pelo Sefaz. Para isso, existem diversas opções disponíveis no mercado, cada uma com características distintas e valores que variam entre si.
Como emitir o CTe?
Como já comentamos, o CTe é importante para quem usa o meio rodoviário de cargas como modelo de transporte. Por ser feito em um canal eletrônico de documentos, é necessário ter atenção redobrada ao colocar as informações durante a produção do mesmo.
Pensando nisso, preparamos um passo a passo de modo que você consiga emitir e enviá-lo com facilidade. Confira!
Obter credenciamento na Sefaz
A primeira etapa para produzir as documentações fiscais eletrônicas corretas do seu negócio é obter o credenciamento da empresa junto ao Sefaz. Isso pode ser feito diretamente no site da instituição e é o que permite a emissão desse e outros protocolos antes de qualquer viagem.
Emitir certificado digital
Empresas optantes pelo regime do Simples Nacional devem ter o certificado digital emitido. A certificação é feita no portal do governo e, com ela, sua empresa consegue fazer todos os procedimentos com maior confidencialidade, idoneidade e segurança ao produzir o CTe. Essa chave é de uso exclusivo de cada companhia e garante a confiabilidade no ambiente virtual.
Usar um sistema emissor de CTe
Independentemente do porte da sua empresa, ter um sistema que seja capaz de emitir o CTe digital é importante. As opções disponíveis no mercado são diversas, por isso é recomendável considerar as funcionalidades e o que cada uma delas oferece ao escolher o software ideal.
Regularizar a empresa no sistema de emissão de CTe
Como já comentamos, seu negócio deve ter todas as informações cadastradas na Sefaz, Simples Nacional e no software escolhido para emissão do documento eletrônico. Além disso, também é necessário informar os dados referentes ao que será transportado no carregamento em questão.
Emitir o arquivo da Nota Fiscal eletrônica (NFe) para gerar o CTe
Ter a versão digital da Nota Fiscal do item a ser transportado também é necessário antes de gerar o CTe. Para isso, solicite a chave de acesso para baixar o arquivo XML junto ao cliente. Em alguns casos, você já recebe o documento e consegue seguir o fluxo de produção do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Inserir todos os dados da empresa, carga e funcionário no sistema
A identificação detalhada de tudo que envolve o transporte de cargas por via terrestre é indispensável para seguir com a viagem. Confira quais dados são necessários ao preencher a ficha.
- Remetente: informações de quem emitiu a Nota Fiscal. Caso você seja apenas um operador que fará a coleta e entrega, preencha seus dados no campo de Dados do Expedidor;
- Destinatário: CPF ou CNPJ da pessoa física ou jurídica para a qual a entrega será feita. Se o destinatário não for entregar para a mesma pessoa que está no campo de destinatário, as informações devem ser inseridas no campo de Dados do Recebedor;
- Dados da Nota Fiscal: chave de acesso, número e série, data de emissão, modelo, carga transportada, peso ou volume ou cubagem, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e valor total;
- Dados do motorista: caso esteja transportando cargas na modalidade lotação, é necessário colocar os dados pessoais do motorista. O procedimento é dispensável quando o modal terrestre for usado como carga fracionada;
- Valor do serviço: frete, pedágio e outros custos ligados ao transporte do carregamento;
- Emitir o DACTe: o Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte eletrônico deve ser gerado para acompanhar a encomenda do ponto de coleta ao destino final.
Como escolher um sistema para emitir o CTe logístico?
Agora que você sabe como gerar um CTe para transportadora, é importante também conhecer mais sobre os sistemas disponíveis no mercado e como escolher o ideal. Nesse caso, é válido considerar alguns pontos. Veja quais são:
Identidade da empresa
Identificar a volumetria de transportes feitos no período é importante para saber como um determinado software se encaixa na sua necessidade e perspectiva de crescimento no mercado.
Diferenciais do sistema
Conhecer bem as funcionalidades do software contratado garante assertividade no investimento e evita o gasto com itens desnecessários. Algumas opções, como o software da Benner, oferecem módulos que permitem a escolha apenas do que é essencial para a operação do negócio.
Capacitação de colaboradores
Treinar os colaboradores para usar o sistema é importante. Por isso, não deixe de testar as opções disponíveis no mercado e identifique qual oferece melhor adaptabilidade ao funcionário. As empresas costumam disponibilizar versões de teste caso você tenha interesse.
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