Organizar os processos em uma ferramenta de workflow é o melhor caminho para automatizar rotinas e eliminar tarefas manuais. Para os profissionais do Direito, isso significa otimizar custos, minimizar erros e garantir mais assertividade aos projetos.
A tecnologia já ocupa um papel central nas organizações, e isso também vale para os controles das suas demandas legais, seja pelos escritórios de advocacia ou na própria gestão do departamento jurídico.
Ao aderir a um workflow, o sistema adotado não só agrega mais eficiência para os advogados e gerentes jurídicos, como também garante mais transparência e controle sobre cada trabalho realizado. Isso é ideal para cumprir exigências como aquelas determinadas pela Lei Sarbanes-Oxley, conhecida como Lei SOx.
Quer entender melhor o que é workflow, sua influência em relação às determinações de compliance SOx e quais benefícios o fluxo de um sistema agrega para o seu negócio? Entenda os detalhes mais importantes sobre o tema neste artigo.
O que é um workflow?
Quando tratamos sobre workflow, o significado pode ser traduzido como “fluxo de trabalho”. Em geral, ele se refere a uma ferramenta que permite às empresas organizar seus processos e obter mais controle sobre suas etapas, normalmente com o apoio de sistemas automatizados.
Na gestão jurídica, além de dispor as atividades em uma sequência lógica, as ferramentas de workflow são usadas para integrar os profissionais, centralizar documentos, otimizar processos e garantir uma visão completa sobre as operações, tornando suas estratégias mais assertivas.
As empresas que oferecem esse tipo de sistema permitem que todas as etapas dos processos sejam programadas de acordo com a realidade e as demandas do escritório ou departamento jurídico da organização.
Como resultado, os fluxos de trabalho operacionais podem ser automatizados, as informações centralizadas e as atribuições mais bem dispostas. Ou seja, trata-se da melhor maneira de tornar todas as execuções da área legal mais práticas, eficientes e assertivas.
Benefícios do workflow para o setor jurídico
Implementar um bom sistema de workflow é importante para elevar a produtividade do departamento jurídico e favorecer a governança. Afinal, os fluxos inteligentes de trabalho viabilizam a adoção de melhores políticas de compliance.
Nesse sentido, um dos destaques está na Lei Sarbanes-Oxley. Aprovada em 2002 pelo Congresso dos Estados Unidos, ela é obrigatória para as organizações listadas na Bolsa de Valores americana, o que inclui algumas empresas brasileiras.
Mesmo nos negócios em que não há obrigação de aplicá-la, a legislação atua como referência extrajudicial em termos de transparência mercadológica, porque ela foi criada para prevenir práticas fraudulentas e assegurar divulgações corporativas mais precisas.
Para isso, ela é composta por uma série de determinações que visam a aprimorar as ações de governança corporativa e de prestação de contas, principalmente por meio da divulgação de informações precisas e transparentes sobre balanço patrimonial, receitas e despesas.
Um processo em workflow serve justamente para concentrar as trocas de informações, os dados sobre as operações corporativas, a gestão de contratos e de documentos, bem como as tarefas da equipe em um só lugar.
Ou seja, ao mesmo tempo que favorece a organização e promove a automatização dos trabalhos do setor, o fluxo de trabalho é exemplo de como garantir registros mais precisos, completos e transparentes. Saiba mais sobre os seus principais benefícios:
Controle de SOx
Ao criar um fluxo de trabalho automatizado, o workflow permite cadastrar, monitorar e obter todas as informações oriundas das atividades da organização e do próprio departamento legal, o que também inclui suas respectivas documentações e até os processos relativos à empresa.
Com dados unificados, disponíveis e geridos com protocolos sólidos de registro, toda a gestão jurídica se torna mais responsável e transparente, assim como a prestação de contas. Esses são princípios fundamentais de Governança Corporativa, também previstos na Lei SOx.
Maior produtividade e segurança
Os advogados e gestores jurídicos que procuram entender como criar um workflow querem justamente que a ferramenta organize melhor seus processos, automatize tarefas repetitivas e que todas as atividades sejam mais bem acompanhadas.
Isso significa ter os meios necessários para produzir mais em menos tempo, aumentar a qualidade dos resultados, garantir o cumprimento de prazos e ter total controle sobre os fluxos de trabalho. Ou seja, os ganhos em termos de produtividade e segurança são significativos.
Redução de erros
Em geral, tarefas meramente operacionais e burocráticas tendem a ser muito repetitivas. Por conta dessa característica, elas estão mais sujeitas a falhas e esquecimentos em meio às rotinas do departamento jurídico.
Com um sistema de workflow, esse tipo de atividade passa a ser automatizada. Com isso, as interações humanas são reduzidas ou até eliminadas, dependendo da atribuição. Dessa maneira, a incidência de erros também acaba sendo minimizada.
Otimização de tempo e tarefas
O workflow favorece as ações dos gestores, que têm melhores condições de acompanhar as atividades da equipe, sua produtividade e tempo de trabalho. Além disso, a organização do fluxo de tarefas permite identificar e reestruturar atividades desnecessárias ou redundantes.
Graças a essas possibilidades, é possível tornar os processos mais ágeis e otimizar seus métodos de execução. Além de agregar eficiência nas rotinas jurídicas, isso libera a equipe para se dedicar menos a funções burocráticas e mais a ações estratégicas e consultivas.
Redução de gastos
Evidentemente, quanto menor é a incidência de falhas e de refações, menores são os gastos relacionados ao tempo e aos recursos da sua equipe. Isso sem falar que a elevação da produtividade também otimiza os ganhos organizacionais.
Outro ponto importante é que o workflow viabiliza um melhor acompanhamento dos processos. Assim, quanto mais completas e precisas forem as análises sobre as operações, mais assertiva é a gestão dos recursos disponíveis.
Automatização do fluxo de trabalho
Como citamos, muitas empresas que contratam sistemas de gestão baseados em workflow também visam automatizar as tarefas dos seus fluxos de trabalho. Inclusive, essa é uma funcionalidade que caracteriza os melhores softwares da área.
Esse é um diferencial que torna o departamento muito mais dinâmico e produtivo, com processos internos otimizados, indicadores gerenciados em tempo real e um fluxo de documentos muito mais seguro.
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