A sua empresa preza por uma boa gestão de contratos? Sabia que ela é indispensável para ter mais eficácia e conformidade entre os departamentos e o setor jurídico?
Cada negócio tem tipos e volumes específicos de instrumentos contratuais. Contudo, todos eles são passíveis de riscos, que, por sua vez, podem gerar prejuízos e verdadeiras dores de cabeça.
Para que nenhum erro ocorra, é fundamental adotar procedimentos e ferramentas capazes de mitigar erros e de garantir o melhor ciclo de gestão para cada contrato. Nesse sentido, dominar o ciclo de vida das contratações, gestão das cláusulas, periodicidade do contrato, SLA’s, medições e trocar processos manuais por automação são cuidados priorizados por um número crescente de organizações.
Segundo uma publicação do Jornal Jurid, 43% das empresas já pretendem substituir os papéis das suas rotinas contratuais por sistemas especializados em gerenciamento de contratos.
Se você também quer fazer parte dessa tendência e deseja agregar mais eficiência para as suas demandas jurídicas, este artigo certamente irá lhe ajudar. A seguir, descubra as principais etapas para uma gestão de contratos bem-sucedida e as melhores dicas para otimizar ela com o apoio da tecnologia.
Quais as etapas de uma boa gestão de contratos?
A ideia de que a gestão de contratos consiste apenas na organização dos documentos ou de seu arquivamento é ultrapassada. Hoje em dia, entende-se como um gerenciamento eficiente aquele que confere plena compreensão e controle sobre todos os detalhes do ciclo de vida contratual.
Nesse sentido, a meta é identificar e mitigar riscos. Além disso, minimizar custos e otimizar as receitas oriundas do instrumento em questão. Para que isso seja possível, o setor jurídico deve ter foco em todas as particularidades das fases pré-contratual, de contratação, operação do contrato e pós-contratual.
Em todas elas, é fundamental adotar processos sólidos e sistematizados que garantam sua eficácia, bem como controles que atestem sua segurança e a satisfação de todos os envolvidos.
Abaixo, veja quais são as etapas do ciclo de vida da gestão de contratos. Em cada uma delas, saiba quais demandas devem ser priorizadas:
Pré-Contrato
Na fase pré-contratual, o gerenciamento de contratos contempla desde a solicitação até a definição da proposta e sua negociação.
Ou seja, são discutidos os termos e as cláusulas – muitas vezes com templates pré-aprovados pelo sistema – para depois ser elaborada a versão final do documento, que também pode ser revista e alterada até sua aprovação.
Assinatura Contratual e execução
Uma vez aprovado, o instrumento contratual é então devidamente formalizado e passa a ser executado por processos de automação, através de assinatura eletrônica e digital.
Nessa etapa, é importante prezar pela governança jurídica, com o monitoramento do contrato. A meta é certificar-se de que a entrega do objeto ocorra com total conformidade.
Operação do Contrato
Nesta fase, a automação do sistema opera o controle das SLA’s, as medições do contrato e os pagamentos, de forma a cumpri-los e apontar para o gestor se ele será renovado no próximo ciclo de seu vencimento.
Pós-Contratual
Por fim, existem as demandas a serem cumpridas após o momento em que o contrato é encerrado.
Nelas, devem ser observadas possíveis deveres e pendências a cumprir, respeitando sempre o sigilo das informações. Tudo deve ser feito nos termos da LGPD e demais leis vigentes.
Dicas para aumentar a eficiência de gestão
A partir das etapas do ciclo de vida descritas acima, a gestão de contratos contempla a otimização completa de todos os processos, de ponta a ponta.
Para agregar valor, segurança e total conformidade a cada instrumento, o foco é padronizar o gerenciamento e conferir clareza sobre cada responsabilidade a ser cumprida.
Sendo assim, é importante que algumas demandas sejam cumpridas pelo departamento jurídico para que os procedimentos ocorram da melhor maneira possível.
Em primeiro lugar, é preciso estipular um canal integrado e único de comunicação. Nele, os responsáveis por cada demanda contratual devem ser definidos.
Para isso, também devem estar claros todos os procedimentos, seus respectivos prazos, métodos de controle, armazenamento e organização.
Neste canal, as formas de assinatura precisam ser padronizadas e o acompanhamento das etapas deve ser preciso, para que nada fique para trás e nem fuja do que foi estipulado.
Com todos esses cuidados, você garante mais produtividade na gestão de contratos e pode gerenciar com mais precisão os possíveis riscos.
A dica para viabilizar essas demandas é investir em uma solução automatizada. Ela deve ser capaz de gerenciar, ordenar e automatizar o andamento das etapas.
Com o apoio dos melhores softwares da área, você tem uma visão integral de todas as atividades em cada fase do ciclo de vida contratual.
Além de agregar mais controle na contratação de produtos e serviços, mitigar riscos e evitar perdas, isso ainda torna os processos mais ágeis e viáveis.
Mais que economizar tempo e dinheiro, você pode monitorar a gestão de contratos e ter insights valiosos, indicadores e dashboards, aproveitando sempre as melhores oportunidades. Entenda melhor:
Redução de custos
Com o controle garantido pelo sistema, você evita erros, redundâncias e retrabalhos que podem ser fonte de prejuízos.
Dependendo do tipo de contrato, a ferramenta contribui para eliminar taxas evitáveis e até renovações indesejadas, que poderiam passar despercebidas.
Agilidade e Transparência
Por meio de uma gestão de contratos mais eficiente, é possível saber tudo o que está acontecendo de forma completa e transparente. Incluindo identificar em que parte do processo não está havendo agilidade para entrega e operação do contrato.
Isso melhora significativamente a organização das rotinas. Além disso, poupa tempo para que os profissionais possam se dedicar a atividades mais estratégicas para o negócio.
Produtividade e eficácia operacional
O resultado direto de um gerenciamento mais viável, ágil e transparente é a eficácia operacional. Ou seja, a gestão de contratos se torna muito mais produtiva.
Somado a isso, o sistema emite lembretes, automatiza tarefas, rastreia dados em tempo real, centraliza arquivos e reúne muitas outras facilidades que aprimoram o controle das ações.
Identificação das obrigações contratuais de maneira completa
Graças às funcionalidades citadas acima, a gestão de contratos é otimizada em todas as etapas do seu ciclo de vida.
Assim, os profissionais envolvidos têm total visibilidade sobre cada andamento e dispõe de tudo que precisam para que as contratações ocorram de maneira vantajosa.
Avaliação dos riscos
O sistema atua como uma importante ferramenta de controle. Ou seja, ele permite identificar os riscos presentes em cada termo ou condição contratual, garantindo sempre sua conformidade.
Se você quer um fluxo de trabalho mais dinâmico, produtivo e seguro para sua gestão de contratos, conheça agora os diferenciais oferecidos pela Benner. Nossa tecnologia é referência na área e agrega todas as vantagens aqui citadas para você automatizar seus processos.
