A maturidade tecnológica das empresas hoje dita seus padrões de eficiência e competitividade. Por isso, saber como promover uma atualização ou implantação de ERP mais ágil e alinhada às principais demandas do negócio faz diferença.
Afinal, com um bom sistema de gestão empresarial, sua equipe consegue automatizar as atividades do negócio. Com isso, se torna mais fácil se livrar de problemas comuns aos processos manuais.
Além disso, ao ter acesso às melhores soluções do mercado, você otimiza o armazenamento das informações. O resultado é a garantia de segurança, conformidade e disponibilidade para os dados estratégicos da organização, além da facilidade para tomar decisões.
Mesmo com a consolidação dessa ferramenta, é comum que gestores e profissionais de TI ainda tenham dúvidas. Isso porque a implantação do ERP pode – e deve – ser considerada como um divisor de águas no negócio.
Pensando nisso, criamos este artigo com tudo que você precisa saber sobre o tema. Entenda melhor por que adotar um ERP na sua empresa e quando isso deve ser feito. Conheça também as etapas essenciais para que essa adequação seja realizada com toda a agilidade e confiança necessárias.
Por que adotar um ERP?
Como você já deve saber, ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning (ou Planejamento de Recursos Empresariais em Português). Resumidamente, trata-se de um sistema que integra todos os processos de uma empresa, para garantir uma gestão mais ágil e conectada.
Ao reunir as diferentes operações do negócio em uma mesma plataforma, todas as informações ficam centralizadas. Isso garante uma visão de ponta a ponta e em tempo real da companhia, facilitando seu gerenciamento.
Os diversos módulos que compõem o sistema ERP, referentes a cada setor da organização, compartilham a mesma base de dados. Com isso, as informações de cada área conseguem “conversar” entre si.
Mais que facilitar o armazenamento dos dados e reforçar sua segurança. Essa característica permite que os processos sejam automatizados. E esse banco de dados pode ser acessado no software de maneira simultânea por diferentes setores.
Por exemplo, as emissões no módulo de gestão financeira atualizam de modo automático as informações do balanço interno. Este, por sua vez, alimentam os dados do contábil e tributário. Ligado a isso, há interação entre o módulo de materiais e compras, e assim por diante.
As possibilidades são inúmeras no dia a dia do negócio. Assim, é fundamental ter clareza sobre as demandas que sua empresa precisa atender com a implantação de um ERP. O sistema integrado de gestão, nesse sentido, pode servir para:
- Eliminação de erros, falhas e retrabalhos, tarefas redundantes e custos com processos manuais;
- Melhora no tempo de resposta aos clientes e colaboradores;
- Qualidade e confiança na obtenção de informações sobre os processos da empresa;
- Otimização dos processos e aumento da agilidade na execução de tarefas;
- Padronização de procedimentos da cadeia de produção;
- Maior produtividade dos colaboradores;
- Mais assertividade na tomada de decisão com relatórios gerenciais atualizados.
Sabendo o por que optar pela implantação do ERP, entender quando é uma boa escolha para otimizar seus processos de negócios é importante. Saiba mais no próximo item.
Quando implantar um ERP?
A implantação de ERP é uma iniciativa que precisa de um bom planejamento que considere as necessidades da organização. Por isso, vale considerar a situação pela qual a empresa está passando.
O ERP é indicado para pequenas ou grandes empresas sem controle, com dificuldades de acesso a informações ou tendo problemas na gestão. Inclusive, para identificar esse cenário há cinco questões importantes que você deve responder:
- Problemas no fluxo de informações: o quanto você espera para conseguir informações atualizadas e confiáveis? Isso tem prejudicado o retorno financeiro da empresa ou o atendimento ao cliente?
- Condições financeiras e lucratividade: você tem controle do fluxo de caixa, como entradas e saídas de curto, médio e longo prazos? Consegue fazer planejamentos adequados e investir no negócio com base em dados atualizados?
- Gargalos operacionais e excelência em qualidade: como está a satisfação do cliente quanto ao atendimento? Você entrega o que vende? Como está o ciclo operacional da empresa, com venda, produção, entrega e recebimento? Há gargalos causados pelo excesso de tarefas manuais?
- Situação do controle de estoque: como está o ciclo operacional do estoque? Há excesso de produtos, itens parados por muito tempo e dificuldade de suprir a demanda de venda? Você controla os custos desse processo?
- Custo-benefício do ERP: quanto você acha que está perdendo e quanto você pode disponibilizar para investir em melhorias? Quais benefícios sua empresa terá e quanto vai economizar? Vale a pena investir para melhorar a gestão e garantir a qualidade dos serviços e satisfação dos clientes?
Ao analisar todas as demandas citadas acima, você terá clareza sobre a necessidade de implementar o ERP para atendê-las. Ciente sobre quando é ideal aderir ao sistema, veja abaixo quais são as etapas essenciais para que isso seja feito com eficiência.
Passo a passo para realizar a implantação de ERP
Evidentemente, as principais vantagens do sistema podem variar de acordo com a realidade de cada empresa. Afinal, cada companhia possui seus próprios gargalos, e o sistema pode atender à necessidade de melhoria de praticamente todos os setores.
Apesar dessa gama de opções, existem algumas etapas que devem ser observadas por toda empresa. Isso é importante para garantir o sucesso que os sistemas de ERP podem alcançar. Elas incluem as seguintes ações:
Identifique os problemas
O primeiro passo é saber qual a necessidade da sua empresa, uma vez que o ERP oferece diversas soluções. Essa análise também permite definir qual o melhor software de gestão do mercado para as suas demandas.
Você precisa agregar segurança nas tratativas de obrigações legais? Melhorar a qualidade das informações fornecidas aos líderes? Aprimorar os processos? Ter controle sobre as contas a pagar?
Lembre-se de todas as demandas que citamos no item anterior sobre quando aderir ao sistema. Ou seja, reflita sobre por que você deve fazer a implantação de ERP. Analise os indicadores de desempenho para compreender de qual intervenção a empresa precisa.
Defina o escopo
Esse é o momento de definir as metas que precisa alcançar com esse investimento. Isto é, quais são os objetivos traçados para a adoção dessa aplicação. Como no caso anterior, isso exige uma análise completa das necessidades do negócio.
O escopo não precisa ter um objetivo apenas, mas deve seguir as necessidades da empresa. O planejamento precisa considerar também o investimento disposto para isso, além de ser claro e direto. A ideia é basicamente traçar as melhorias necessárias e sua viabilidade.
Portanto, depois de identificar seus problemas e gargalos, estipule qual será a relevância no uso do ERP para resolvê-los. Essa definição de escopo permite que o tempo de implantação do ERP não demore mais que o necessário. Além disso, o ERP deve estar alinhado às expectativas da companhia.
Avalie as opções possíveis
Com o escopo definido e alinhado à necessidade da empresa, é o momento de avaliar as opções disponíveis. Para isso, faça uma pesquisa no mercado de tecnologia e encontre a solução mais alinhada às suas demandas de implantação de um ERP.
Priorize fornecedores que tenham destaque no mercado nacional. Além disso, o sistema deve ser prático e intuitivo em sua utilização. Além disso, é importante considerar tanto as características atuais do negócio como as possíveis mudanças que possam ocorrer.
Ou seja, atente-se também às flexibilidades de requisitos futuros, como novas adições ao sistema. Afinal, o objetivo da tecnologia é justamente favorecer o crescimento da empresa. Assim, é essencial que as vantagens do software acompanhem essa expansão.
Faça a migração dos dados
Outro passo importante para a implantação de ERP é realizar a transição de dados. Nesse cenário, é preciso identificar quais dados são necessários para realizar uma boa migração, porque a transferência pode sobrecarregar o software.
Desse modo, vale avaliar quais são os mais importantes para serem migrados. Contudo, não abra mão de migrar as informações para os módulos que você considerou vital durante a definição do seu escopo.
Até porque, os melhores sistemas incluem as áreas financeira, contábil, tributária, comercial, de materiais, compras e faturamento. Mesmo que envolvam inúmeros dados, vale a pena investir tempo para migrá-los se isso for necessário para garantir as melhorias necessárias.
Verifique a infraestrutura
Verificar a infraestrutura é fundamental, visto que é um ponto-chave no processo de uma boa implantação de ERP. Para isso, entenda que a infraestrutura é a base para a execução do software e precisa ter o escopo de escalabilidade. Além de opções para atualização.
Uma boa opção é contar com o ERP na nuvem, e você precisará de um navegador com acesso à internet. Com ele você garante ainda mais mobilidade para o uso das ferramentas e flexibilidade para o trabalho da sua equipe.
Além disso, se você optar pela infraestrutura de nuvem, a implantação de ERP reforça cada vez mais sua segurança de dados. Isso porque as informações da empresa jamais serão perdidas por danos de hardware e terão acessos restritos apenas a profissionais autorizados.
Transferência de tecnologia e conhecimento
O cuidado na transferência de tecnologia e conhecimento é fundamental para uma implantação de ERP. Ou seja, para que o sistema seja usado e aproveitado adequadamente, é importante que a empresa ofereça treinamentos para os colaboradores.
Isso significa que a migração de tecnologia e saberes sobre sua utilização são fatores essenciais para garantir os benefícios do ERP. E o investimento nessa etapa não deve ser limitado.
Nesse sentido, também faz toda a diferença priorizar sistemas que tenham uma rápida curva de aprendizado e facilidade na implementação. Além disso, os treinamentos presenciais e online à sua equipe são opcionais que destacam o software contratado.
Faça testes com o software escolhido
O software de gestão foi escolhido e a equipe já está sendo engajada com o novo sistema? Agora é o momento de testá-lo e verificar se a implantação de ERP foi bem-sucedida. Nesse caso, é preciso cuidado também para evitar a quebra do ciclo operacional da empresa.
Por isso, introduza as novidades em um ritmo desacelerado, testando a capacidade do sistema no atendimento das demandas. Além disso, considere os resultados obtidos para realizar alterações, se necessário.
Quanto mais flexível e fácil de utilizar, mais ágil será o ritmo de adequação da sua equipe. Ao mesmo tempo, quanto maior a qualidade das informações disponibilizadas pelo sistema, mais indicadores você terá para testar sua eficiência.
Suporte contínuo
A implantação de ERP não é um evento isolado. Isto é, o processo é constante e precisa de controle para que falhas sejam minimizadas sem que afete o software. O recomendado é que a empresa faça revisões periódicas e programe atualizações contínuas.
Por fim, esperamos que tenha sido possível entender as etapas importantes para uma boa implantação de ERP. Inclusive, gostaríamos de ressaltar que há alguns softwares que tornam esse processo ainda mais fácil, como o Sistema de Gestão Empresarial da Benner.
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