Compliance empresarial é o conjunto de práticas que faz com que os procedimentos estejam em conformidade com leis e normas da área de atuação. Através dele uma organização tem seus processos internos estruturados e verificados para que não ocorram erros e desvios.
Para que um processo seja bem-sucedido, não basta apenas seguir as regras. Além disso, também é necessário estruturar a sequência de tarefas e controlá-las para que tudo saia perfeitamente.
Nesse sentido, o compliance empresarial é uma forma de garantir que seu serviço ou produto seja seguro para as operações dos clientes. Isso porque ele segue regras externas, sejam elas de ordem mercadológica, jurídica, tributária ou fiscal.
O compliance empresarial é passível de ser feito com controles internos rigorosos. Em um primeiro momento pode parecer exagero aos olhos do empresário. No entanto, assegurar que existam ações anticorrupção pode ser um diferencial no mercado, que irá enxergar na empresa em conformidade:
- Comprometimento com a legislação;
- Preocupação com a integridade da empresa e dos clientes;
- Transparência das operações;
- Respeito a códigos de conduta;
- Clareza aos procedimentos contábeis;
- Observância de princípios éticos;
- Obrigações com o governo, investidores e sócios;
- Consideração pelo meio ambiente;
- Cumprimento de regras e instruções normativas do setor.
Algumas consequências da aplicação do compliance empresarial são facilitar e nortear as tomadas de decisões. Por isso, é importante compreender esse conjunto com uma parte da estratégia de negócios. Afinal, torna mais claras e seguras as relações com outras empresas, com o poder público e com os órgãos de controle.
Como colocar o compliance empresarial em prática em sua empresa?
Devido a esta característica de criar maneiras de gerenciar problemas jurídicos, fiscais e tributários, o compliance empresarial precisa ser aplicado em todos os setores.
Sendo assim, ele precisa acontecer de uma maneira integrada para que todos os colaboradores estejam alinhados e possam atuar como fiscais e auxiliares uns dos outros. Como fazer isto? Acompanhe a seguir!
Crie uma área especializada
O compliance empresarial começa com a criação de normas para que os procedimentos sejam seguidos corretamente. Para o próximo passo, é necessário conscientizar todos os colaboradores da importância de seguir tais padrões.
Como garantia de que as normas sejam colocadas em prática, é importante implantar uma área especializada. Esta área geralmente é multidisciplinar e multisetorial, e funciona com o objetivo de ter uma visão mais ampla do que precisa ser mudado para produzir as regras internas. Podem fazer parte do setor:
- Advogados;
- Gestores;
- Auditores;
- Analistas de risco.
Os profissionais deste novo setor podem ter uma especialização em compliance para ter credibilidade. Além disso, podem atuar como embaixadores desta mudança, implantando as novas atividades e supervisionando sua execução para evitar desvios e negligências.
Assim, este setor também será o primeiro a receber feedbacks e rever procedimentos, visto que o compliance empresarial precisa ser revisto constantemente.
Mapeie e adapte processos internos
O setor de compliance terá a função de fazer cada funcionário compreender seu papel dentro de uma organização e realizar seu trabalho com seriedade. Isso será fundamental para que todos estejam alinhados.
Para que isto seja possível, é necessário conhecer as rotinas da empresa, o que deve ser feito com um mapeamento dos processos e sua devida correção. Ademais, deverão ser conhecidas as regras e normas de cada setor, viabilizando sua aplicação.
Desta forma, as políticas poderão ser feitas em conjunto, se houver necessidade, já que algumas atividades são comuns a mais de um setor. Muitas vezes, é preciso ajustar ou adaptar as rotinas que já existem e tornar as regras mais rígidas para seguir o novo padrão de conformidade.
Elabore o código de conduta e as políticas da empresa
Se a missão, visão e valores da empresa são o centro da estratégia, o código de conduta é o que alinha o compliance a essa estratégia. Afinal, as metas, informações e ações sobre a empresa precisam ser planejadas e utilizadas em conjunto.
O código conduta tenta minimizar desvios, prevendo advertências e punições para aqueles que não seguirem o modelo. Assim, é importante que todos os envolvidos tenham conhecimentos destas regras: colaboradores, gestores, acionistas e até mesmo clientes e parceiros.
Além de prevenir irregularidades, as normas internas são uma forma de educar. Se houver queixas sobre possíveis desvios de conduta, elas serão apuradas e resolvidas.
Com o objetivo de que todos possam ter acesso ao conjunto de políticas e compreensão dos documentos que regem sua conduta, eles precisam ter uma linguagem clara e coesa. É provável que estas diretrizes passem por ajustes e revisões conforme as legislações e INs forem atualizadas e conforme os processos incorporarem novas ferramentas.
Dissemine a importância de seguir as normas
O time dedicado ao compliance empresarial será um importante aliado na disseminação da cultura, porém a participação da liderança é fundamental. Além de servir de exemplo a ser seguido, isso reflete na imagem da empresa.
Alguns argumentos que podem ser utilizados para dar suporte ao compliance empresarial são:
- Preserva a integridade da organização, civil e criminalmente;
- Diminui a exposição da imagem;
- Aumenta a Eficiência, desempenho e a qualidade;
- Reduz o índice de desvios e irregularidades;
- Evita riscos de sanções legais, perdas financeiras e má reputação;
- Agrega valor perante o mercado;
- Mostra que a empresa não tolera nem adota práticas questionáveis;
- Reduz custos operacionais;
- Traz vantagem competitiva.
Outra grande preocupação de seguir o código de conduta é a Lei Anticorrupção, ou Lei Empresa Limpa. Ela estabelece as bases para programas de integridade, condutas e procedimentos para as empresas.
A legislação prevê multas e punições que podem alcançar 20% do faturamento anual da empresa. O objetivo é garantir responsabilidade civil em caso de práticas de corrupção contra a administração pública, evitando propinas, subornos e outras ilegalidades.
Tais punições podem ocorrer se qualquer colaborador da empresa se envolver em práticas irregulares. Daí a importância de um compliance empresarial bem estruturado e disseminado na cultura organizacional.
Crie canais de denúncias internos
Para conseguir contribuições para o controle interno e fortalecer o compliance empresarial, é importante estabelecer um canal acessível para denúncias. Dessa forma, os colaboradores podem expor irregularidades e o processo se torna mais transparente e seguro.
Isso porque todos na organização possuem obrigações, direitos e deveres. Desta forma, todos podem informar sobre erros e descumprimentos, evitando pressões e constrangimentos por parte de pessoas em cargos hierarquicamente mais altos.
Faça auditorias dos processos
A partir das denúncias, é possível detectar fraudes e irregularidades e evitar prejuízos com a realização de auditorias. O compliance empresarial tem como meta revisar os processos internos, e para isso eles precisam ser analisados, principalmente quanto aos possíveis desvios de conduta.
Uma possibilidade é realizar auditorias com a ajuda de uma empresa externa especializada. Mas também é necessário que existam mecanismos internos de verificação. Muitas organizações unem os dois métodos para ter agilidade e confiabilidade.
Como fazer a gestão correta do compliance?
Através de uma gestão correta de compliance empresarial a organização garante sua sustentabilidade e credibilidade. A longo prazo os efeitos são mais visíveis, quando a empresa estiver livre de diversos riscos e conseguir aumentar a produtividade do setor jurídico.
Para auxiliar nesta empreitada, a Benner desenvolveu o Business Process Outsourcing Jurídico. Os serviços operam na remodelação, automatização e transformação do processo da empresa, buscando eficiência operacional e redução de custos.
O BPO Jurídico Benner oferece economia, foco, segurança e informação para a área jurídica da sua empresa. Ele possibilita a união de serviços, processos e tecnologia em apenas um fornecedor, o que facilita a construção de um SLA eficiente nas empresas para o cumprimento de serviços e prazos.
Otimize seu tempo, reduza erros e dê atenção a níveis elevados de compliance com nossa solução! Entre em contato conosco e conheça o BP Jurídico!
