A gestão de documentos é uma prática que engloba vários procedimentos. Entre eles, tem como objetivo principal produzir, utilizar e armazenar o acervo de informações da empresa, de modo organizar.
Esse gerenciamento é considerado uma estratégia inteligente, pois dá ao negócio o domínio dos seus dados – algo essencial para o crescimento da empresa no mundo corporativo.
Neste artigo, mostraremos como é feita a gestão de documentos. Além disso, apontaremos vantagens e dicas para torná-la eficiente, bem como erros comuns que precisam ser evitados. Acompanhe os próximos tópicos!
Como é realizada a gestão de documentos?
Uma empresa sem gestão de documentos é como um motorista sem GPS, ou seja, corre o risco de “andar sem rumo”. Falamos isso porque o acervo documental conta o passado, revela o presente e aponta o futuro do negócio.
Para ser eficiente, essa gestão precisa ser realizada por fases. A primeira envolve o levantamento de todos os arquivos que são realmente importantes para a empresa. Nessa etapa ocorre também, caso seja necessário, a digitalização dos documentos físicos, visando um armazenamento mais seguro.
Na próxima etapa, acontece a classificação dos documentos de acordo com a importância, o setor, assunto e outros aspectos que facilitem a visualização fácil de todo o acervo. Em seguida, começa a definição do ciclo de vida dos documentos que é composto das seguintes fases:
- Elaboração;
- Publicação;
- Aprovação;
- Distribuição;
- Redistribuição;
- Destruição.
Por fim, a gestão de documentos chega à fase de definição do método que será utilizado para encontrar os arquivos. Feito isso, a empresa dará um treinamento para que os colaboradores entendam como manusear os arquivos. Nesta parte, será decidido também sobre as permissões de acesso.
Quais são as vantagens desse gerenciamento?
Uma eficiente gestão de documentos é essencial para toda a empresa. Porém, o departamento jurídico é um dos setores que mais se beneficiam dessa prática. Afinal, essa área produz muitos documentos importantes que envolvem tributação, causas judiciais, pareceres técnicos etc.
A seguir, mostraremos as principais vantagens de implantar a gestão de documentos no setor jurídico!
Recuperação do espaço físico
Quando os documentos estão arquivados em pastas e móveis, a empresa precisa reservar e manter um espaço físico para armazenar todas essas informações, correto? Essa situação gera custos financeiros, perda de tempo e esforço.
Além disso, a possibilidade de perder documentos importantes é enorme.
Por outro lado, a gestão de documentos ajudará a empresa a adotar tecnologias que transformem o arquivo físico em virtual. Dessa forma, o espaço antes utilizado para guardar documentos pode ser melhor aproveitado.
Organização dos documentos
Documentos desorganizados geram grandes prejuízos para o setor jurídico. Por exemplo, a falta de um documento pode levar a organização a sanções judiciais por ausência de apresentação de provas em uma causa trabalhista.
Outra situação que pode acontecer é a perda de um bom contrato de negócios por não encontrar a documentação que prove os resultados obtidos pela empresa no mercado em que atua.
Segurança das informações da empresa
A segurança das informações de uma organização precisa ser levada a sério. Em especial, aquelas que são sigilosas, como projetos, estratégias e processos judiciais. Normalmente, documentos mal gerenciados tendem a ser desprotegidos.
Uma prática que faz parte da gestão de documentos é a análise de riscos que envolve a identificação de brechas na segurança dos arquivos. Em seguida, cria-se um plano de contingência para estabelecer medidas a serem adotadas em situações de riscos, bem como maneiras de evitá-los.
Praticidade para a elaboração de relatórios
Nessa época de transformação digital e trabalho remoto, a gestão de documentos favorecerá a integração, além da disponibilidade dos dados para os colaboradores autorizados. Isso é importante para a realização de relatórios, planilhas e pareceres.
Para o setor jurídico, a disponibilidade documental pode ser a diferença entre cumprir ou perder, por exemplo, o prazo de uma petição judicial ou ação de pedido de isenção do Imposto de Renda (IR).
Que erro pode ocorrer nessa prática?
Para uma gestão de documentos eficiente, é necessário evitar um erro muito comum em empresas: o uso de ferramentas físicas de monitoramento. Essas podem ser: fichas, cadernos de anotação ou tabelas. Caso esse seja o método adotado, a procura por arquivos será demorada e ineficiente.
Outra falha comum é a ausência de padronização dos documentos. À medida que o acervo de informações cresce, fica cada vez mais difícil identificar arquivos armazenados de forma aleatória e sem uma ferramenta de busca definida. Desse modo, a produtividade dos serviços é comprometida.
Como tornar a gestão de documentos eficiente?
Existem algumas práticas que ajudam o departamento jurídico, bem como toda a empresa, a implantar uma gestão de documentos eficiente.
Entre essas práticas, podemos citar:
- Segurança: sistemas de segurança, como a criptografia, evitam o vazamento de dados que poderiam prejudicar a reputação da empresa;
- Padrões de nomeação: a utilização de siglas, cores e organização dos documentos em ordem alfabética, facilitará muito o encontro de dados;
- Acúmulo de arquivos: uma política de descarte diminui o acúmulo de documentos. Para isso, é importante definir o ciclo de vida dos arquivos com prazos bem definidos;
- Backups: quando os documentos estão em formato digital, é necessário a realização de backups (cópias de segurança). O ideal é que as cópias estejam em um servidor diferente das originais;
- Rotina de digitalização: estabelecer um cronograma de digitalização é essencial para criar o hábito de armazenar os documentos em arquivos digitais.
Adoção de tecnologias inteligentes
Por fim, para que todas essas e outras práticas importantes façam parte da gestão de documentos do departamento jurídico, é recomendável a adoção de tecnologias inteligentes, como o software Benner Jurídico – a solução virtual mais completa do Brasil.
Por meio dessa ferramenta, a gestão de documentos é automatizada, gerando segurança e praticidade. Entre as funcionalidades do Benner Jurídico, estão:
- Gestão de Documentos;
- GED;
- Padronização e atualização de documentos;
- Workflows Inteligentes;
- Gestão de Contratos;
- Assinaturas Eletrônicas de Documentos Certificadas.
Além da Plataforma de Gestão Judicial mais completa do mercado, para:
- Gestão de audiências;
- Gestão financeira e de circulação;
- Controle de honorários;
- Conciliação de depósitos;
- Gestão Imobiliária e Certidões;
- Gestão Societária e Procurações;
- Gestão de Marcas e Patentes;
Podemos dizer que o Benner Jurídico é a base de uma gestão de documentos eficiente. Afinal, essa ferramenta é baseada em workflows e inteligência artificial – um dos conceitos mais importantes da tecnologia 4.0. O resultado é um departamento jurídico que entrega serviços em nível de excelência.
O que achou do nosso artigo? Gostou de entender como otimizar a gestão de documentos do setor jurídico? Aproveite para conhecer e se surpreender com os benefícios e funcionalidades do software Benner Jurídico!
