Ter um departamento jurídico eficiente e mantê-lo dando resultados por longos anos exige uma gestão jurídica eficiente. Para isso, gerenciá-lo como se fosse uma empresa é o primeiro passo para o sucesso, mas não para por aí.
Além de advogar, os profissionais precisam lidar com o desafio de trabalhar integrado com os demais departamentos de sua organização. Isso tudo faz com que, muitas vezes, não sobre tempo para organizar as tarefas de modo eficiente.
A solução para este desafio é o uso de técnicas específicas e a inclusão da tecnologia, que podem auxiliar o advogado nessa gestão jurídica. Para isso, continue acompanhando o artigo, vamos apresentar quais são os requisitos para implementar e como colocar em prática em seu setor. Boa leitura!
Afinal, o que é gestão jurídica?
A gestão jurídica auxilia na organização das atividades desenvolvidas pelo departamento jurídico em diversos pontos, visando sempre a melhoria do funcionamento, qualidade, redução de despesas e resultados estratégicos.
Digamos que, por exemplo, o departamento não adote boas práticas de arquivar e armazenar documentos corretamente. Essa falta de organização pode gerar graves problemas para a empresa inteira, não é mesmo? Neste caso, ter uma boa gestão jurídica evita dores de cabeça desnecessárias.
Outro ponto é que, diante do crescimento cada vez maior da concorrência dentro do mercado jurídico, apresentar uma boa gestão pode ser o diferencial do profissional no mercado.
Sabemos que cada empresa tem seus pontos específicos a serem melhorados. Ainda assim, é possível otimizar o departamento jurídico com algumas mudanças simples.
O uso da tecnologia, neste contexto, traz várias inovações que podem ser aplicadas de forma benéfica. Nesse sentido, quem inova tende a se destacar dos demais.
Além disso, falta de equipe, perda de tempo com atividades operacionais, falha na gestão de documentos e outros problemas também estão relacionados a uma gestão jurídica ineficiente. Todas essas questões contribuem para um time desorganizado e que se ocupa apenas de “apagar” incêndios.
Dessa forma, um setor jurídico que não conta com uma gestão focada em resultados tende a desperdiçar um recurso precioso: o tempo. Ou seja, uma equipe com um bom planejamento poupa não só horas de trabalho como também ajuda a aumentar a competitividade da empresa.
Sendo assim, é preciso investir em uma rotina eficiente e colaboradores de alta performance para se sobressair no mercado e com uma tecnologia que sustente as rotinas operacionais.
Requisitos para uma gestão jurídica eficiente
Quando falamos de eficiência é preciso afastar a ideia de prestação de serviço apressada. Neste caso, existem técnicas e sistemas específicos para os processos acontecerem e que permitam, simultaneamente, o aumento das entregas e da qualidade do serviço.
Algumas delas passam pela adoção de novas atitudes, já outras dependem da implantação de recursos tecnológicos. De qualquer maneira, sempre é possível mudar e investir em uma gestão jurídica eficiente. Para isso, é necessário estar atento a alguns requisitos, que mostraremos a seguir:
Não tenha medo de delegar tarefas
O receio de delegar tarefas faz com que, muitas vezes, o gestor se ocupe de atividades que poderiam muito bem ser executadas por outros colegas da equipe. Nesse cenário, o acúmulo de coisas a fazer vem de forma desnecessária, ocupando parte de seu tempo que poderia ser mais bem aproveitado em outra demanda.
Portanto, pense que, ao delegar tarefas, você pode ter uma rotina menos estressante, além de fazer uma melhor gestão jurídica de seu setor.
Para aqueles profissionais menos experientes (estagiários) e advogados juniores, é interessante transferir a elaboração de peças processuais. Com isso, o trabalho de revisão pode ficar com os advogados mais experientes.
Tenha um departamento jurídico ativo (e não reativo)
Uma postura reativa é aquela em que a atuação se resume apenas aos casos que envolvem os processos judiciais e outros litígios. Porém, pensar com o senso de empreendedorismo faz parte de uma gestão jurídica eficiente.
Os profissionais que adotam um comportamento proativo, com espírito inovador e atentos às tendências jurídicas sem dúvida contribuem melhor para com a empresa.
Eles podem, inclusive, trazer melhorias e inovações para o setor, participando mais ativamente das decisões estratégicas da empresa. Neste caso, uma boa gestão jurídica pode fazer toda a diferença neste cenário.
Alinhe as expectativas
É preciso avaliar constantemente os resultados de seu setor jurídico para ter certeza de que os objetivos traçados estão sendo atingidos. Logo, estabeleça indicadores-chave para mensurar campos específicos e, sempre que possível, acompanhe as métricas.
A produtividade, por exemplo, é um dos indicadores mais importantes e precisa ser avaliada constantemente. Isso porque ela é uma boa maneira para acompanhar o desempenho de sua equipe, além de conseguir medir fatores como a quantidade de atividades executadas, o tempo de realização e o alcance das metas.
Quando toda equipe tem claramente para onde deve seguir, tudo fica mais fácil para alcançar.
Esteja conectado às demais áreas
O departamento jurídico não atua sozinho em uma empresa, por isso é importante sempre estar conectado com as outras áreas. Estar alinhado às demais áreas contribui não só para o setor alcançar suas metas, mas toda a corporação alcançar bons resultados.
Estabeleça ainda parceria com clientes e fornecedores. Conhecer suas expectativas pode ajudar o setor a desempenhar de modo mais estratégico.
Pense no futuro
Uma coisa é fato: a tecnologia já mudou muito a rotina dos departamentos jurídicos, mas ainda tem muito mais por vir nos próximos anos. É por isso que investir em soluções modernas deve fazer parte da gestão jurídica.
Logo, busque entender como as novas tecnologias podem ajudar seu setor a ser mais produtivo. Comece a observar os sistemas como um caminho de oportunidades para planejar melhor a sua rotina e a de sua equipe.
Dicas de como praticar uma gestão jurídica eficiente
1. Conte com um planejamento
O planejamento estratégico serve como um norteador para a tomada de decisões. Ele deve conter, entre outras coisas:
- Estabelecimento de metas;
- Qualidade na escolha dos colaboradores e quais as funções cada um exercerá dentro do departamento jurídico;
- Orçamento disponível para investimento de novas tecnologias;
Esses são só alguns exemplos, mas que já auxiliam você a ter uma visão ampla da área. Quanto mais preparado estiver para os problemas que devem surgir, mais fácil será lidar com cada um deles.
2. Invista em softwares de gestão jurídica
Acompanhar processos e seus prazos, lidar com a demanda do dia a dia e ainda ter que fazer a gestão jurídica de seu departamento. Só em falar todas essas demandas já dá para supor que faltarão horas para um único dia de trabalho, correto?
Atualmente é quase impossível acompanhar todas as demandas sem o suporte da tecnologia. E, como já falamos, é inevitável a chegada dela na rotina jurídica. Ou seja, quanto antes você se inteirar das novidades, mais fácil será a adaptação.
Logo, ao automatizar atividades operacionais, como por exemplo o recorte de publicações e intimações, cadastro de processos com o uso de IA, sistemas com workflows, rotinas gerenciais com o uso da tecnologia, contribuiem para que a execução deste serviço seja mais rápida. Do mesmo modo, a gestão de documentos evita a perda de tempo e desorganização na localização de informações e dados importantes.
Com um software jurídico é possível automatizar diversas atividades, principalmente aquelas que são contenciosas e também as consultivas. Essa ferramenta vai além das tarefas de controle de informações, ela contribui também para o aumento da produtividade. E este é por si só um bom motivo para implantá-lo em seu setor.
3. Estabeleça uma rotina de gerenciamento
Quem busca por uma gestão jurídica de sucesso deve estabelecer uma rotina de gerenciamento para a conferência de informações, prazos, pagamentos etc.
Se você conta com um software de gestão, como falamos anteriormente, esse controle fica bem mais simples e prático. Isso porque é possível ter acesso a relatórios e dados de forma rápida e precisa. Hoje, além dos sistemas gerenciais, contamos com a visão preditiva da jurimetria.
Além disso, é importante enxergar esse acompanhamento como uma oportunidade de atuação mais proativa, do que apenas com caráter corretivo.
4. Adote uma política de compliance
Uma medida eficaz de gestão jurídica também passa pela adoção de políticas de compliance. Vale destacar que ela não deve ser vista como um engessamento, mas no auxílio da redução de gargalos e melhora do fluxo de processos.
Ela pode ser adotada, por exemplo, na gestão de contratos, fazendo com que os documentos estejam em plena conformidade com as normas. Desta maneira, torna a gestão do departamento jurídico mais efetiva, dando mais transparência e combatendo irregularidades.
5. Faça avaliações constantes
Lidar com o tempo é um desafio para a gestão jurídica, mas é fundamental parar por um momento para avaliar resultados, tanto dos processos judiciais quanto dos administrativos. A avaliação pode ser feita a cada seis meses, mas o ideal é que até ocorra em um intervalo mais curto.
Assim, você saberá se é preciso adotar medidas corretivas, reorganizar metas ou inserir outras ações para melhoria do setor.
6. Capacite sua equipe
Advogados mais capacitados tendem a desempenhar melhor suas tarefas, contribuindo para o crescimento da empresa e transferindo as atividades menos nobres aos escritórios e ou empresas de BPO Jurídico.
Nesse sentido, é importante investir em treinamentos adequados e capacitações em determinadas atividades, tornando seu time cada vez mais qualificado e preparado.
7. Invista na comunicação interna
A gestão jurídica também passa pela comunicação interna, que deve ser clara e objetiva. A resolução de conflitos, por exemplo, precisa de uma comunicação bem alinhada para ser bem-sucedida. A negociação de prazos também não é diferente.
Neste quesito, novamente, investir em ferramentas tecnológicas pode contribuir com um canal mais aberto para com toda a equipe.
Outra boa dica é comunicar, sempre que possível, mudanças de processos internos. Muitas vezes, o retrabalho de algumas atividades se dá por conta da falta de comunicação.
8. Monitore os processos
Adote o conceito de ciclo de vida do processo, identificando quando ele inicia e também quando se encerra. A automação do monitoramento é essencial para isso, pois assim sua equipe saberá identificar todos os trâmites.
Desta maneira, com o indicativo de encerramento, o provisionamento tende a ficar mais enxuto, sendo que somente os processos ativos aparecerão.
Além disso, o monitoramento tem por objetivo diminuir os casos de revelia — quando uma das partes não comparece ao julgamento —, o que é uma fonte de problemas para os o setor jurídico.
Gestão jurídica e produtividade
Boa parte das empresas já percebeu que é necessário equipes produtivas para se ter bons resultados — realidade que também faz parte dos setores jurídicos.
Uma gestão jurídica eficiente mostra que é fundamental fazer mais em menos tempo. Todavia, quem deseja melhores resultados deve estar atento a alguns pontos:
- Organize as atividades: a organização é o ponto-chave para quem quer ser produtivo. Uma dica é separar as atividades por blocos, elencando o que é mais importante no dia e resolvendo sempre aquelas que são semelhantes em um mesmo bloco.
- Gerencie os documentos em um único lugar: o excesso de papéis e documentos é um grande inimigo da produtividade. A boa notícia é que atualmente é possível organizar os documentos de forma digital, com o acesso a eles podendo ser realizado de maneira simultânea. Além disso, com o armazenamento em nuvem é possível melhorar tanto a gestão jurídica quanto a produtividade do setor.
- Motive sua equipe: a motivação contribui diretamente para a produtividade, já que uma equipe feliz tende a trabalhar com mais afinco e determinação. No entanto, não é todo dia que se acorda supermotivado, não é mesmo? Por isso, estimule constantemente seus colaboradores para que se sintam parte da empresa. Quanto mais motivados, mais eles produzirão, beneficiando todo o departamento.
- Evite a burocracia: a burocracia também é inimiga da produtividade e das boas práticas da gestão jurídica. Desta maneira, evite criar práticas e procedimentos internos que só fazem perder tempo e paciência dos colaboradores. Neste caso, um software jurídico é uma excelente opção para dar celeridade às atividades.
- Adote a prática do descanso: o descanso é essencial para quem deseja ter uma equipe produtiva. Portanto, estimule que seus colaboradores façam uma pausa depois de um longo período concentrados, essa prática auxilia no foco e na produtividade e abuse das tecnologias que facilitam e automatizam ao máximo as atividades e o gerenciamento de resultados.
Ferramentas que dinamizam o fluxo de trabalho
Por fim, podemos dizer que não existe uma receita única de produtividade que se aplique a todas as empresas. No caso dos departamentos jurídicos, é fundamental contar com as ferramentas certas, que atendam às suas necessidades.
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