A acuracidade de estoque se refere à exatidão dos produtos armazenados pelos varejistas. Ela diz respeito ao levantamento e análise daquilo o que está presente fisicamente na loja em relação ao que é registrado no sistema de controle.
O correto gerenciamento do estoque é indispensável em termos de competitividade e lucratividade, pois tem influência direta sobre a logística e os processos de compra e venda de qualquer negócio.
Um estoque bem acurado é aquele em que, simultaneamente, não faltam produtos e nenhum item fica parado ou acumulado por muito tempo. Isso significa que a acuracidade evita atrasos nas entregas, a depreciação de mercadorias e a elevação dos gastos com armazenamento.
Dito isso, a seguir, saiba mais sobre os benefícios da acuracidade de estoque, descubra como calculá-la e confira os melhores cuidados para você gerenciar o seu inventário!
Por que a acuracidade de estoque é importante?
Sem um estoque bem acurado, qualquer empresa pode sofrer com uma série de consequências decorrentes da má organização nos armazenamentos. Entre os principais problemas, destacam-se:
- Falta de controle dos lotes;
- Redução da qualidade dos serviços prestados;
- Riscos de interrupção de fornecimento;
- Queda de produtividade;
- Operações ineficientes;
- Perdas financeiras, entre muitos outros.
Ao prezar pela acuracidade de estoque, porém, muitas vantagens marcantes podem ser obtidas, como:
- Mais confiabilidade do estoque contábil;
- Assertividade no planejamento de compras;
- Fim de extravios ou perdas;
- Menores riscos de inconsistências entre o estoque e o sistema;
- Melhor aproveitamento dos espaços;
- Mais produtividade e assertividade nas operações;
- Melhor visão sobre a realidade do estoque e seus níveis;
- Mais eficiência e competitividade para a empresa.
No entanto, para obter todos esses benefícios, é preciso saber como medir os índices de acuracidade de estoque e divergência. Descubra como realizar os cálculos no próximo item.
Como seu cálculo é feito?
Durante a realização de um inventário para determinar a confiabilidade de um estoque, o objetivo é compreender os níveis de armazenamento físico em relação ao que é registrado no sistema da empresa.
Isso pode ser determinado pela acuracidade em si e pelo índice de divergência. Esse índice serve para verificar se eventuais erros no estoque são muito significativos para os resultados da organização ou se são apenas residuais, decorrentes de pequenas falhas.
Ambos podem ser calculados a partir das seguintes fórmulas:
- Acuracidade = quantidade de itens com saldo correto / quantidade de itens verificados x 100
- Divergência = quantidade física – quantidade no sistema / quantidade no sistema x 100
Em um exemplo prático, imagine que uma empresa verificou 150 itens do estoque físico, mas apenas 130 deles foram registrados corretamente no sistema. Sendo assim, 130/150 = 0,86. A acuracidade do estoque, portanto, é de 86%. No mesmo caso, a divergência seria de 15%.
O mais indicado é que a acuracidade seja a mais alta e a divergência a mais baixa possível, mas como todos os indicadores de gestão, as metas mais adequadas devem ser consideradas de acordo com a realidade de cada organização.
Mais que definir a porcentagem ideal para os níveis de acuracidade e divergência, também é indispensável estabelecer o tipo de inventário e sua periodicidade. Os tipos mais comuns incluem:
Geral
Os inventários gerais incluem a contagem de todos os elementos do estoque. A periodicidade normalmente é anual, no final do período fiscal.
Dinâmico
Um inventário dinâmico é aquele em que a contagem é constante, feita com base em critérios pré-definidos. Se esse critério for “produtos que chegam após a aquisição”, por exemplo, assim que uma compra é feita, os dados são inseridos no sistema e a conferência física já é realizada.
Dessa maneira, a adequação das informações já é verificada em tempo real.
Rotativo
O inventário rotativo consiste em uma contagem física contínua das mercadorias em estoque. As contagens são programadas com base nas características dos próprios itens e da periodicidade.
Assim, a classificação pode se basear em valores financeiros, categorias dos produtos, por lotes, entre outros casos semelhantes.
Por amostragem
Nos inventários por amostragem, a contagem é feita apenas em algumas mercadorias que são consideradas como boas amostras do conjunto de produtos que se deseja contabilizar.
Sua abordagem é mais estatística e a periodicidade normalmente é aleatória, sem uma data pré-estabelecida e feita em períodos alternados.
Quais as melhores maneiras de garantir um inventário acurado?
Classifique os itens
Procure classificar os itens armazenados com base no sistema de curva ABC, que deve considerar aspectos como giro, volume ou popularidade das mercadorias.
Os produtos contidos na Classe A são os de maior valor ou relevância para seu negócio. Aqueles da B são os de importância média, enquanto os da C são os de menor importância e os da Classe D são quase irrelevantes.
A partir dessa organização, estabeleça uma frequência de contagem com base na importância de cada classe. Os produtos A precisam ser contados diariamente ou toda semana, por exemplo, enquanto os do tipo D podem ser verificados apenas anualmente.
Faça inventários rotativos
Depois de separar as mercadorias por classe e determinar a periodicidade mais adequada para cada uma delas, sua empresa pode adotar o modelo de inventários rotativos.
Com ele, possíveis divergências em itens de maior relevância são identificadas mais rapidamente, possibilitando que adequações sejam feitas com mais agilidade e eficiência.
Motive os seus colaboradores
Desde o gerente do estoque até o funcionário encarregado pela conferência dos itens, todos são responsáveis pela acuracidade do inventário.
Reconhecendo a importância de todos os agentes na cadeia, garanta que os profissionais sejam devidamente treinados e saibam de sua influência para os resultados pretendidos pela organização.
Uma boa alternativa para engajar e motivar os colaboradores é trabalhar com bônus baseados em suas metas de logística.
Escolha bem a infraestrutura
Tenha em mente que as demandas de infraestrutura são diferentes entre os negócios. Tudo pode variar de acordo com o tipo das atividades realizadas e suas características de movimentação e armazenamento.
O galpão em que você manterá seu estoque precisa ser adequado quanto sua funcionalidade, dimensões, capacidade e segurança.
Eventuais problemas estruturais podem exigir mudanças na logística ou mesmo investimentos em ampliação e aluguel de novos espaços para otimizar o estoque e a armazenagem.
Invista em tecnologias de gestão
Os sistemas de gerenciamento logístico são cada vez mais importantes, especialmente em empresas com grande volume de itens e processos complexos de armazenamento.
Com boas soluções, é possível otimizar todas as atividades operacionais e administrativas dentro do processo de armazenagem, incluindo atividades como:
- Recebimento;
- Inspeção;
- Endereçamento;
- Separação;
- Embalagem;
- Carregamento;
- Expedição;
- Emissão de documentos;
- Controle de inventário.
Com soluções de inteligência artificial e IOT, é possível tornar todos os procedimentos mais rápidos e confiáveis. Além de garantir uma gestão mais simples, o recurso ainda agrega mais segurança aos dados das operações, graças à tecnologia blockchain.
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