Implementar um bom software de gestão para clínicas populares é excelente para aproveitar duas das principais tendências do setor médico, que incluem a digitalização de processos e a oferta de atendimentos mais acessíveis.
Mesmo que a saúde popular esteja em alta no Brasil, não basta contar apenas com a alta procura do público. Também é importante que ela esteja alinhada a uma gestão otimizada, capaz de minimizar custos sem comprometer a qualidade dos serviços.
Nesse sentido, a tecnologia é a principal aliada das clínicas populares, já que ela elimina operações manuais e sistemas fragilizados. Assim, é possível oferecer mais excelência aos pacientes, sem afetar a atratividade dos preços nem suas margens de lucro.
Mas, afinal, por que as unidades de atendimento popular conquistaram tanto espaço no mercado? Como um software de gestão para clínicas consegue aprimorar esse modelo de negócios?
Neste artigo, você vai conferir os detalhes mais importantes que precisa saber sobre o assunto. A seguir, veja os principais benefícios de um sistema para clínicas, 14 funções essenciais nesse tipo de ferramenta e por que as instituições populares estão em alta.
Principais benefícios do software de gestão para clínica
A gestão de clínicas envolve uma série de demandas, que vão desde os serviços propriamente ditos até o registro das consultas, controles fiscais, gestão financeira, gerenciamento de RH, e assim por diante.
Diante de tantas atividades, é fundamental garantir um fluxo de trabalho organizado e uma visão completa dos gestores sobre os gargalos e oportunidades de melhorias. Assim, é possível atingir a qualidade desejada para os pacientes e preservar o equilíbrio das finanças.
O software para clínicas existe justamente para atender a essas necessidades. Seu objetivo é empregar a automação e a inteligência de dados para otimizar as rotinas internas e promover decisões mais rápidas e assertivas.
Como resultado, há um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis e melhorias significativas na qualidade dos serviços. Assim, a unidade também ganha em termos de competitividade e lucratividade.
Tudo isso se deve às mudanças que um software de gestão para clínicas proporciona depois que é integrado aos processos da instituição. Nesse sentido, podemos destacar benefícios significativos, como:
- Alinhamento às suas demandas: o sistema para clínicas reúne os módulos necessários para atender às necessidades da sua gestão. Isso é feito de forma escalável, para que as melhorias acompanhem o crescimento do negócio;
- Integração das diferentes áreas da unidade: os setores clínicos têm suas informações integradas no sistema. Assim, você consegue acompanhar tudo em tempo real, com indicadores e relatórios para identificar erros, melhorias e melhores decisões;
- Aprimoramento das rotinas internas: ao invés de planilhas espalhadas ou registros manuais, você consegue automatizar todos os controles e fluxos de trabalho, conferindo mais praticidade, agilidade e qualidade ao trabalho da sua equipe.
Para entender melhor as possibilidades que o software de gestão para clínicas oferece aos serviços populares, veja nos próximos itens por que esse modelo de negócios está em ascensão e quais são as principais ferramentas disponibilizadas pela tecnologia.
Por que as clínicas populares estão em alta no Brasil?
O mercado de saúde de varejo cresce no Brasil. A prova disso é a quantidade de propagandas de clínicas populares – que são aquelas que oferecem estrutura e atendimento de qualidade a um custo muito mais acessível.
Dados de uma pesquisa mostram que, de 6.419 pessoas que possuem plano de saúde, 31,2% disseram ter realizado alguma consulta ou exame em uma clínica popular. Destes, 32,4% foram motivados pelo preço e 21,8%, pela qualidade no serviço prestado.
Com essa necessidade latente do mercado, começaram a surgir diversos empreendedores interessados em ingressar nesse segmento.
Porém, por se tratar de um modelo novo e ainda pouco explorado, os problemas de gestão começaram a surgir – seja pela falta de experiência dos gestores ou baixo conhecimento dos processos.
Outro fator que vem causando um grande impacto na administração e, consequentemente, ocasionando perdas tangíveis e intangíveis, é a dificuldade para encontrar ferramentas sistêmicas que atendam às necessidades específicas deste modelo.
Entretanto, um software de gestão de clínicas populares existe e é fundamental para apoiar esse processo administrativo.
Abaixo, você saberá que características de rotina são indispensáveis para que essa ferramenta realmente seja considerada eficiente!
14 funções que não podem faltar em um software de gestão de clínicas populares
Agora que você já conhece os benefícios do software de gestão para clínicas populares e sabe por que esse modelo de atendimento se popularizou, provavelmente está se perguntando como aprimorá-lo com ferramentas de saúde digital.
Nesse sentido, é importante ficar atento aos elementos essenciais de todo bom sistema para clínicas. Na hora de procurar um fornecedor e implementar o gerenciamento tecnológico na sua unidade, priorize as seguintes funções:
- Proporcional às suas necessidades
Antes de contratar um software de gestão para clínicas, certifique-se de que ele realmente atende às demandas do seu negócio. Afinal, não adianta investir em digitalização, caso as ferramentas não gerem melhorias reais nos seus processos.
Seguindo essa lógica, também procure filtrar as funções desnecessárias para os seus fluxos de trabalho. Um sistema inadequado, com ferramentas em excesso, será mais difícil de usar, gerando gastos desnecessários e perda de tempo para a sua equipe.
- Completo
Tão importante quanto evitar ferramentas desnecessárias, é ter clareza sobre aquilo que você precisa para otimizar sua gestão de clínicas. Assim, você consegue uma tecnologia completa para simplificar as suas rotinas internas.
Afinal, a falta de recursos também prejudica a qualidade dos serviços, compromete o tempo disponível e afeta o seu equilíbrio financeiro. Portanto, cuide para não ter carências na hora de escolher o sistema mais adequado ao que você precisa.
- Flexível
O software de gestão para clínicas não deve simplesmente reunir ferramentas básicas de administração. Para que ele gere benefícios reais à unidade, ele precisa levar em conta suas particularidades.
Portanto, ao consultar os fornecedores, procure saber sobre a adaptabilidade do sistema. O ideal é que as funcionalidades se adaptem às características próprias do seu gerenciamento, desde a parte administrativa até os procedimentos do fluxo de pacientes.
- Mobilidade
A mobilidade da saúde digital é outro elemento indispensável em um bom software de gestão para clínicas. Afinal, faz toda a diferença acessar as ferramentas e ter uma visão completa sobre os processos a qualquer hora e lugar.
Priorize soluções capazes de executar e conferir processos tanto pelo computador quanto pelo celular. Seja fora do local de trabalho ou em qualquer setor da unidade, você precisa garantir um controle integral sobre o seu gerenciamento.
- Segurança avançada
Como nos registros em papel, é responsabilidade da clínica prezar pela segurança dos dados pessoais dos pacientes. Essa proteção é reforçada no software, que armazena todas as informações na nuvem.
Em primeiro lugar, isso elimina riscos de extravios, danos e alterações não autorizadas. Também há total controle dos acessos, que são feitos apenas por pessoas autorizadas. Além disso, a criptografia evita vazamentos e mantém tudo sob o controle da unidade.
- Identificação do público
O software deve proporcionar o preenchimento de questionários específicos e configuráveis, a fim de ter acesso a informações como:
- Como ficou sabendo?
- De onde vem?
- Como foi o atendimento?
- Você indicaria a clínica?
A possibilidade de identificar e segmentar o público atendido é extremamente importante porque permite analisar e definir diversas ações, incluindo:
- Estratégia de atuação;
- Ofertas de produtos e serviços;
- Marketing direcionado;
- Propaganda segmentada.
Além disso, por meio da pesquisa de satisfação, é possível identificar com mais sensibilidade os principais pontos de atenção – sejam eles bons ou ruins – permitindo ajustes e melhoria contínua das ofertas.
- Multicanal de contato para o paciente
Contar com um portal que disponibiliza, por exemplo, visualização de resultados de exames, agenda on-line e ouvidoria ajuda a reduzir custos internos com pessoal e cria um novo canal de comunicação com o seu público.
A ferramenta também deve proporcionar funcionalidades de apoio ao call center, visando à redução do tempo médio de espera e atendimento. Internamente, isso pode auxiliar, ainda, a baixar alguns custos fixos – pois, indiretamente, reduz a necessidade de tantas pessoas alocadas no call center.
- Atendimento personalizado
Como você pôde ver, o software de gestão para clínicas vai muito além da otimização de processos e da parte administrativa. Ele também disponibiliza ferramentas que enriquecem a experiência do paciente.
Nesse sentido, é importante ter acesso a um módulo completo para os atendimentos. Ele deve ser personalizado de acordo com o tipo de serviço e perfil do paciente, garantindo um contato mais individualizado e humanizado com o público.
- Sistema de pagamento na entrada e saída do paciente
O software de gestão de clínicas populares deve possibilitar que sejam registrados os pagamentos referentes ao produto e serviço logo na entrada do paciente, bem como o controle do que deverá ser executado futuramente.
Este processo deve funcionar como workflow e é fundamental para garantir um atendimento de excelência. Ele deve, também, possuir integração entre os aplicativos – possibilitando que todos os itens passíveis de cobrança inseridos no prontuário eletrônico estejam visíveis no aplicativo de cobrança, evitando falhas nos processos.
- Repasse de pagamento a profissionais colaboradores
A funcionalidade de repasse é considerada fundamental para que exista mais controle sobre os valores que devem ser repassados aos profissionais que atendem o paciente ou executam determinados procedimentos.
Como existem diversos modelos de remuneração por produtividade, o software de gestão de clínicas populares deve proporcionar uma variedade de parâmetros para atender à respectiva negociação entre prestador e contratante.
- Organização de fluxo interno
Essa é uma das principais funcionalidades da ferramenta. No caso, ela precisa possibilitar, em um único local, que sejam gerenciados:
- Processo de check-in;
- Chamada em painel eletrônico;
- Totem de autoatendimento;
- Controle de espera de paciente em cada fase de atendimento na unidade (recepção, caixa, pré-consulta, consultório, exames, medicação, entre outros).
Além disso, deve contabilizar o tempo gasto em cada processo e apoiar na organização dos encaminhamentos internos.
- Controle de insumos
Um controle eficaz de insumos contribui para o equilíbrio financeiro da unidade e assegura a qualidade dos seus processos. Afinal, isso evita desperdícios e a falta de suprimentos. Portanto, o software para clínicas deve aprimorar sua gestão.
Com a tecnologia, você deve cuidar de toda a provisão e acompanhamento dos instrumentos e materiais utilizados nos procedimentos. Do cadastro das aquisições até o controle dos descartes, você deve ter uma visão completa e previsível dos insumos.
- Integração
O software de gestão para clínicas integra todo o gerenciamento da unidade, desde as informações de prontuário dos pacientes até o gerenciador dos fluxos de serviços, agenda médica, módulo financeiro, e assim por diante.
Com essa integração, você tem controle sobre a instituição como um todo. Isso inclui a automatização da agenda em caso de remarcação, emissão de alertas de compromissos, rastreabilidade dos históricos dos pacientes, entre muitos outros ganhos semelhantes.
- Prontuário Eletrônico com assinatura digital homologada pela SBIS
Para esse modelo de negócio, é imprescindível a utilização de prontuários eletrônicos que trabalhem com conceitos de medicina baseados em evidências e possuam assinatura digital homologada pela SBIS.
O software deverá trabalhar integrado em praticamente todos os fluxos, garantindo que as informações referentes ao paciente fluam entre os profissionais de saúde. Com isso, é possível agilizar o atendimento e a análise de cada caso – oferecendo mais segurança para todos.
Agora que você já sabe o que não pode faltar em um bom software de gestão para clínicas, conheça o Sistema de Gestão de Operadoras Benner e descubra como ter acesso às soluções mais completas e flexíveis para administrar as suas demandas!
